Hóa đơn VAT là gì? Ai cần xuất hóa đơn VAT?
Hóa đơn VAT là hóa đơn dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ; hộ kinh doanh không xuất hóa đơn VAT.
Trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là khi làm việc với doanh nghiệp hoặc khách hàng cần chứng từ hợp lệ, hóa đơn VAT là khái niệm mà bất kỳ người bán nào cũng cần hiểu rõ. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm đúng bản chất hóa đơn VAT là gì, ai được phép xuất hóa đơn VAT và thời điểm nào bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật.
Việc nhầm lẫn giữa hóa đơn VAT và hóa đơn bán hàng không chỉ gây khó khăn trong hạch toán mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ và chính xác nhất về hóa đơn VAT, đối tượng sử dụng, quy định xuất hóa đơn và những lưu ý quan trọng mà người kinh doanh không nên bỏ qua.
>> Mời bạn xem thêm:
Có đơn có doanh thu – Còn được hoàn tiền xài liền đến 500.000đ cùng Sổ Bán Hàng & HLB
Thông tư 152/2025/TT-BTC: Chế độ kế toán mới nhất cho hộ kinh doanh từ năm 2026
Rủi ro nếu hộ kinh doanh không chuyển kịp sang HĐĐT/kê khai thuế: phạt, truy thu, chặn xuất cảnh?
Hóa đơn VAT (Hóa đơn giá trị gia tăng) là gì?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Hóa đơn giá trị gia tăng (thường gọi tắt là hóa đơn VAT) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Có 2 loại hóa đơn đỏ chính là:
- Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
- Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.
Hiện nay, toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử (từ 1/7/2022) để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy trước đây.
Phân biệt Hóa đơn VAT và Hóa đơn bán hàng
Rất nhiều người nhầm lẫn hai khái niệm này, dẫn đến việc sử dụng sai mẫu hóa đơn.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT):
- Dành cho: Doanh nghiệp/tổ chức kinh doanh tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Đặc điểm: Trên hóa đơn có dòng tách biệt rõ ràng: Tiền hàng chưa thuế, Thuế suất GTGT (8%, 10%…) và Tiền thuế GTGT.
- Ký hiệu: Thường có chữ C (Có mã cơ quan thuế) hoặc K (Không mã) trong ký hiệu mẫu số.
- Hóa đơn bán hàng:
- Dành cho: Doanh nghiệp hoặc Hộ kinh doanh tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
- Đặc điểm: Giá bán đã bao gồm thuế, không có dòng tách riêng tiền thuế GTGT.
Ai bắt buộc cần xuất hóa đơn VAT?
Không phải ai bán hàng cũng được phép xuất hóa đơn VAT. Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối tượng sử dụng hóa đơn VAT bao gồm:
- Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp (Công ty Cổ phần, TNHH, DNTN…) được thành lập theo pháp luật Việt Nam thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Tổ chức nước ngoài: Có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam (không có tư cách pháp nhân) nhưng thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau.
Lưu ý quan trọng: Hộ kinh doanh cá thể, cá nhân kinh doanh và các doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp TRỰC TIẾP thì KHÔNG xuất hóa đơn VAT. Thay vào đó, nhóm đối tượng này sử dụng Hóa đơn bán hàng.
>>Mời bạn xem thêm:
Ngày vía Thần Tài năm 2026 là ngày nào? Vì sao nên mua vàng ngày này?
Ngày tốt mở hàng khai trương đầu năm Bính Ngọ 2026 đại cát đại lợi
Chọn tuổi mở hàng khai trương năm 2026: Rước tài lộc, kinh doanh phát đạt
Thời điểm bắt buộc phải xuất hóa đơn
Để tránh bị cơ quan Thuế xử phạt hành chính, người bán cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9, Nghị định 123 (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Đối với bán hàng hóa: Phải xuất hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (bất kể đã thu được tiền hay chưa).
- Đối với cung cấp dịch vụ: Phải xuất hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi làm dịch vụ thì xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
- Đối với xây dựng, lắp đặt: Xuất tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.
Sổ Bán Hàng – Giải pháp xuất hóa đơn chuẩn thuế
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian. Tất cả được thiết kế tối ưu cho nhu cầu thực tế của hộ kinh doanh nhỏ, hoạt động tại cửa hàng hoặc bán hàng online:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Xuất hóa đơn VAT dành cho doanh nghiệp
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử, VAT
- Hỗ trợ kê khai thuế cơ bản
>>Mời bạn xem thêm: SỔ BÁN HÀNG CẬP NHẬT: Kết nối Loa thanh toán, tích hợp thêm Ngân hàng & chuẩn hóa toàn bộ quy trình Thuế – Hóa đơn điện tử
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu 1: Bán hàng online có cần xuất hóa đơn không? Có. Mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn để giao cho người mua và kê khai thuế, bất kể bán trực tiếp hay online.
Câu 2: Tôi là Hộ kinh doanh, tôi dùng Sổ Bán Hàng có xuất được hóa đơn đỏ không? Được. Hộ kinh doanh sử dụng Sổ Bán Hàng có thể xuất Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền). Đây là chứng từ hợp pháp, chuẩn thuế để khách hàng của bạn hạch toán chi phí.
Câu 3: Không xuất hóa đơn bị phạt bao nhiêu? Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP).
Hiểu đúng và sử dụng đúng hóa đơn VAT không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Tùy theo phương pháp kê khai thuế, mỗi đối tượng sẽ sử dụng loại hóa đơn phù hợp, tránh những sai sót có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và chi phí xử phạt không đáng có. Trong bối cảnh toàn bộ hệ thống đã chuyển sang hóa đơn điện tử, việc lựa chọn một giải pháp xuất hóa đơn đơn giản, chuẩn thuế như Sổ Bán Hàng sẽ giúp hộ kinh doanh và người bán online dễ dàng quản lý hóa đơn, kê khai thuế đúng quy định và tiết kiệm tối đa thời gian vận hành.
