Hóa đơn VAT khác gì hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Hóa đơn VAT lập và gửi cơ quan thuế từng lần; hóa đơn điện tử từ máy tính tiền xuất ngay, cấp mã tự động, phù hợp bán lẻ, F&B.
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành Thuế, khái niệm “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” đang được nhắc đến rất nhiều bên cạnh hóa đơn điện tử thông thường. Rất nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là ngành bán lẻ và F&B, đang băn khoăn: Hai loại này khác nhau chỗ nào? Loại nào có lợi hơn cho việc kinh doanh?
Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ phân biệt giữa Hóa đơn VAT thông thường và Hóa đơn từ máy tính tiền dựa trên các quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
>> Mời bạn xem thêm:
Thông tư 152/2025/TT-BTC: Chế độ kế toán mới nhất cho hộ kinh doanh từ năm 2026
Hóa đơn VAT là gì? Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là gì?
- Hóa đơn VAT (Hóa đơn điện tử thông thường):
- Là loại hóa đơn phổ biến nhất dùng cho bán buôn, bán lẻ, dịch vụ…
- Phân loại: Được chia làm 2 trường hợp:
- Có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp truyền dữ liệu lên Thuế -> Nhận mã cấp về -> Gửi khách hàng (Đa số DN dùng loại này).
- Không có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp tự phát hành, không cần mã của Thuế trên từng tờ (Dành cho các tập đoàn lớn: Điện, nước, xăng dầu, ngân hàng, bảo hiểm… đáp ứng đủ hạ tầng).
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Là một hình thức đặc thù của hóa đơn điện tử.
- Bản chất: Luôn là loại có mã của cơ quan thuế, nhưng quy trình cấp mã và ký số được đơn giản hóa tối đa để phục vụ bán lẻ nhanh (F&B, siêu thị…).
So sánh Hóa đơn VAT và Hóa đơn từ máy tính tiền
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết hóa đơn VAT thông thường và hóa đơn từ máy tính tiền:
| Tiêu chí | Hóa đơn VAT (Thông thường) | Hóa đơn điện tử từ Máy tính tiền |
| Hình thức mã CQT | Trường hợp Có mã: Mã cấp theo từng lần xuất (ký -> gửi -> chờ duyệt -> cấp mã). Trường hợp Không mã: Không thể hiện mã CQT trên hóa đơn. | Luôn có mã CQT. Mã được cấp tự động theo dải ký tự ký hiệu do CQT cấp trước (Cấp tức thì, không độ trễ). |
| Chữ ký số (Quan trọng) | Bắt buộc: Phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn XML và bản thể hiện (PDF) để có giá trị pháp lý. | Không bắt buộc có chữ ký số trên bản hóa đơn giao cho khách.(Dữ liệu gửi về CQT cuối ngày vẫn ký số theo gói). |
| Thời điểm lập | Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ/chuyển giao hàng hóa (bất kể đã thu tiền hay chưa). | Ngay khi người bán nhận tiền (Thanh toán xong là xuất luôn). |
| Thông tin người mua | Bắt buộc đầy đủ thông tin định danh (Tên, địa chỉ, MST…) theo quy định. | Với khách lẻ: Không bắt buộc có tên, địa chỉ người mua. Vẫn cần: Tên hàng hóa, dịch vụ, giá tiền… |
| Liên kết dữ liệu với CQT | Có mã: Chuyển dữ liệu từng hóa đơn. Không mã: Chuyển dữ liệu định kỳ (Bảng tổng hợp) hoặc từng lần tùy mô hình. | Chuyển dữ liệu trực tiếp từ thiết bị (POS, Máy tính tiền) đến CQT (thường là định kỳ cuối ngày hoặc ngay lập tức tùy cài đặt). |
| Xử lý sai sót | Quy trình phức tạp: Lập biên bản (tùy trường hợp), xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế, gửi mẫu 04/SS-HĐĐT. | Đơn giản hóa: Xử lý điều chỉnh trực tiếp trên máy tính tiền để gửi lại thông tin cho CQT. |
>>Mời bạn xem thêm:
Có đơn có doanh thu – Còn được hoàn tiền xài liền đến 500.000đ cùng Sổ Bán Hàng & HLB
Ngày vía Thần Tài năm 2026 là ngày nào? Vì sao nên mua vàng ngày này?
Ngày tốt mở hàng khai trương đầu năm Bính Ngọ 2026 đại cát đại lợi
Chọn tuổi mở hàng khai trương năm 2026: Rước tài lộc, kinh doanh phát đạt
Đối tượng sử dụng
- Hóa đơn VAT thông thường:
- Áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp B2B, sản xuất, xây dựng.
- Các doanh nghiệp lớn (Điện, nước, viễn thông…) dùng loại “Không có mã”.
- Các doanh nghiệp F&B/Bán lẻ vẫn có thể dùng loại này nhưng sẽ gặp bất cập về tốc độ xuất hóa đơn.
- Hóa đơn từ máy tính tiền:
- Dành riêng cho nhóm bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (ít lấy hóa đơn, tần suất giao dịch lớn, hoạt động 24/7):
- Nhà hàng, quán ăn, cafe (F&B)
- Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi.
- Bán lẻ thuốc.
- Dịch vụ vui chơi, giải trí, vé tham quan.
- Kinh doanh vàng bạc đá quý.
- Dành riêng cho nhóm bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (ít lấy hóa đơn, tần suất giao dịch lớn, hoạt động 24/7):
Tại sao ngành bán lẻ, F&B nên chuyển sang Hóa đơn từ máy tính tiền?
Mặc dù cả hai đều là hóa đơn hợp lệ, nhưng đối với các mô hình kinh doanh có tần suất giao dịch lớn, khách hàng là cá nhân, việc sử dụng Hóa đơn từ máy tính tiền mang lại lợi ích vượt trội:
- Chủ động 24/7: Không bị phụ thuộc vào đường truyền của hệ thống Thuế. Dù mạng bị nghẽn, bạn vẫn xuất được hóa đơn có mã cho khách hàng đang chờ thanh toán.
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình xuất diễn ra trong vài giây, tránh gây ùn tắc tại quầy thu ngân.
- Giảm thiểu sai sót: Do kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, dữ liệu được đồng bộ tự động, hạn chế tối đa việc nhập sai số tiền hay tên món ăn/sản phẩm.
Hóa đơn từ máy tính tiền có giá trị khấu trừ thuế không?
Đây là thắc mắc lớn nhất của người mua hàng (các công ty đi tiếp khách, mua văn phòng phẩm…).
Câu trả lời là: CÓ.
Theo quy định, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là chứng từ pháp lý hợp lệ. Doanh nghiệp mua hàng hoàn toàn có quyền sử dụng hóa đơn này để:
- Hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.
- Kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu trên hóa đơn có tách riêng dòng thuế suất và tiền thuế).
Do đó, người mua không cần lo lắng khi nhận loại hóa đơn này thay vì hóa đơn khổ A4 thông thường.
Việc phân biệt hóa đơn VAT thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp người kinh doanh lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với mô hình hoạt động, tần suất giao dịch và đối tượng khách hàng. Nếu doanh nghiệp B2B cần chứng từ đầy đủ, quy trình kiểm soát chặt chẽ, hóa đơn VAT thông thường vẫn là lựa chọn phổ biến. Ngược lại, với ngành bán lẻ, F&B hay hộ kinh doanh có lượng giao dịch lớn mỗi ngày, hóa đơn từ máy tính tiền mang lại lợi thế rõ rệt về tốc độ, sự tiện lợi và khả năng đồng bộ dữ liệu với cơ quan Thuế.
