Hóa đơn VAT: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân/ khách lẻ chi tiết và dễ hiểu cho chủ kinh doanh
Xuất hóa đơn cho cá nhân hay khách lẻ là một trong những vấn đề quan trọng mà nhiều chủ kinh doanh gặp phải, đặc biệt khi hoạt động bán lẻ, cung cấp dịch vụ có liên quan đến nhiều khách hàng cá nhân. Tuy nhiên, nhiều chủ kinh doanh vẫn chưa rõ về quy định và làm thế nào để thực hiện quy trình này đúng luật, dẫn đến những sai sót và rắc rối trong quản lý thuế và tài chính.
Để giúp các chủ kinh doanh nắm rõ cách xuất hóa đơn cho cá nhân, Sổ Bán Hàng đã tổng hợp quy định và các bước xuất hoá đơn đơn giản ngay trong bài viết dưới đây.
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền quán nhậu: Chi tiết bộ thiết bị chuẩn cho quán ăn
Tra cứu hóa đơn thuế online: Tăng minh bạch kinh doanh, bảo vệ người tiêu dùng
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
[Recap Webinar] – Trọn bí kíp giúp Hộ kinh doanh vững dòng tiền & Chuyển mình đón thuế mới
Hóa đơn VAT là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng, được tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin giao dịch. Hóa đơn có thể được phát hành dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn in sẵn từ cơ quan thuế.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn được áp dụng cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước.
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi là xuất khẩu.
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Hóa đơn GTGT (hay còn gọi là hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp, tổ chức. Hiện nay, hầu hết các hóa đơn GTGT được phát hành dưới dạng điện tử, và doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ khi thực hiện giao dịch.
>> Mời bạn xem thêm: Máy POS tính tiền giá rẻ: Cách chọn phù hợp mô hình kinh doanh
Khi nào cần xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân?
Trong thực tế, khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, cá nhân thường nhận hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền. Tuy nhiên, hóa đơn GTGT chỉ được cấp cho cá nhân khi có yêu cầu.
Căn cứ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn và giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, mẫu, biếu tặng, cho, trả thay lương cho nhân viên, tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn, hoặc hoàn trả hàng hóa. Đặc biệt, nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Vậy khi nào cần xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân?
- Khi bán hàng hóa, dịch vụ: Bất kỳ khi nào bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho cá nhân, người bán phải xuất hóa đơn GTGT nếu đã đăng ký sử dụng loại hóa đơn này.
- Khi có yêu cầu từ khách hàng: Nếu cá nhân yêu cầu xuất hóa đơn GTGT, người bán có trách nhiệm cung cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng.
Vì vậy, việc xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân phải được thực hiện đúng quy định, đảm bảo minh bạch và hợp pháp trong giao dịch.
>> Mời bạn xem thêm: Màn hình cảm ứng tính tiền từ A–Z: Loại nào phù hợp với bạn?
Hướng dẫn xuất hoá đơn cho cá nhân/ khách lẻ chi tiết
1. Nội dung hóa đơn cho cá nhân/ khách lẻ
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn GTGT phải bao gồm các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Các tên hóa đơn như “Hóa đơn giá trị gia tăng”, “Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế”, hoặc “Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu”. Ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Tên liên hóa đơn: Áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Số hóa đơn: Là số thứ tự của hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin doanh nghiệp bán hàng.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Thông thường ghi rõ họ tên, địa chỉ của cá nhân mua hàng.
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền trước thuế, thuế suất VAT, tổng tiền thuế, và tổng số tiền thanh toán sau thuế.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Có thể là chữ ký số (hóa đơn điện tử) hoặc chữ ký tay và con dấu (hóa đơn giấy).
- Thời điểm lập hóa đơn: Được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
- Thời điểm ký số: Đối với hóa đơn điện tử, thời điểm ký số sẽ được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
- Mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử): Nếu là hóa đơn điện tử, phải có mã của cơ quan thuế theo quy định.
- Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại: Nếu có.
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn: Áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền: Cần thể hiện đầy đủ trên hóa đơn.
Lưu ý: Tùy vào từng trường hợp cụ thể, hóa đơn GTGT xuất cho cá nhân không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung trên. Ví dụ, trên hóa đơn điện tử của các siêu thị hay trung tâm thương mại khi bán cho cá nhân không kinh doanh, không cần phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Các trường hợp như bán xăng dầu hoặc hoạt động xây dựng, lắp đặt cũng có thể không yêu cầu một số chỉ tiêu như số hóa đơn, đơn vị tính, hay thuế suất VAT.
>> Mời bạn xem thêm: Máy order cảm ứng 2025: Báo giá, tính năng và cách triển khai hiệu quả
2. Các bước xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân dưới dạng hóa đơn điện tử
Khi cá nhân yêu cầu xuất hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, chủ kinh doanh cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Tổng hợp thông tin
Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin để lập hóa đơn:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số hóa đơn.
- Thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ (nếu có), số điện thoại.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất.
Bước 2: Lựa chọn hình thức xuất hóa đơn
Lựa chọn hình thức hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế (thường là hóa đơn điện tử). Hóa đơn điện tử có ưu điểm xuất nhanh chóng, giảm thiểu sai sót, bảo mật và dễ dàng lưu trữ.
Bước 3: Xuất hóa đơn
Sau khi điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn, tiến hành xuất hóa đơn GTGT. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động tạo ra hóa đơn hợp lệ.
Bước 4: Giao hóa đơn cho khách hàng
- Hóa đơn điện tử: Gửi qua email hoặc các kênh trực tuyến khác.
- Hóa đơn giấy: Giao trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua đường bưu điện.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
Hóa đơn GTGT phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán. Việc lưu trữ này giúp đảm bảo tính hợp pháp và thuận tiện khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan nhà nước.
Các bước trên giúp doanh nghiệp thực hiện việc xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân một cách chính xác và hợp pháp, đồng thời đảm bảo việc quản lý và lưu trữ thông tin hóa đơn được thực hiện đúng quy định.
>> Mời bạn xem thêm: Cài phần mềm thuế như thế nào? Hướng dẫn cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.3.6 mới nhất
Lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn cho cá nhân
Việc xuất hóa đơn cho cá nhân thường được thực hiện ngay sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn. Tuy nhiên, chủ kinh doanh cần lưu ý tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn:
- Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, tài sản sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được giao tương ứng.
>> Mời bạn xem thêm: Hệ thống tính tiền bằng mã vạch là gì? Cấu tạo, lợi ích và bảng giá 2025
Từ 1/6, xuất hóa đơn cho khách cá nhân có bắt buộc phải ghi đầy đủ số căn cước công dân không?
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025), nội dung hóa đơn được quy định như sau:
Theo quy định, nếu người mua cung cấp mã số thuế (MST) hoặc số căn cước công dân, người bán phải ghi thông tin này lên hóa đơn.
Nếu người mua không có mã số thuế, thì hóa đơn sẽ không cần ghi mã số thuế của người mua. Đặc biệt, đối với những giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho cá nhân tiêu dùng, hóa đơn không cần ghi tên và địa chỉ của người mua.
Vậy từ ngày 1/6, việc ghi đầy đủ số căn cước công dân trên hóa đơn GTGT xuất cho khách cá nhân không bắt buộc, mà tùy thuộc vào yêu cầu của người mua.
>> Mời bạn xem thêm: Tra cứu hóa đơn thuế online: Tăng minh bạch kinh doanh, bảo vệ người tiêu dùng
Xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 và Nghị định 70 cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế chuẩn Thông tư 32: Chủ kinh doanh cần biết!
Hóa đơn mua hàng là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ để tránh rủi ro khi quyết toán
Hóa đơn khách sạn: Cập nhật nhanh mẫu & quy định mới nhất
Hóa đơn xăng dầu: Quy định & Hướng dẫn cách xuất chuẩn Thuế