Hoá đơn tính tiền: 3 hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải

Chủ kinh doanh đang sử dụng hoá đơn tính tiền mỗi ngày nhưng không thực sự hiểu rõ vai trò của nó? Dù chỉ là tờ giấy nhỏ nhưng đóng vai trò quan trọng trong quy trình kiểm soát và vận hành cửa hàng. Tuy nhiên có tới 90% chủ kinh doanh vẫn đang mắc phải những hiểu lầm nghiêm trọng, khiến ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sự tin tưởng của khách hàng.

Trong bài viết này, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu 3 hiểu lầm phổ biến mà các chủ kinh doanh đang gặp phải khi sử dụng hoá đơn tính tiền.

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền cầm tay và giải pháp toàn diện cho các quy định mới về hóa đơn điện tử

Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Máy tính tiền cho shop nhỏ: Giải pháp quản lý bán hàng thông minh, gọn nhẹ, dễ dùng

Tất tần tật về hoá đơn tính tiền

1. Hóa đơn tính tiền là gì?

Hóa đơn tính tiền (hay còn gọi là hóa đơn bán lẻ, hóa đơn thanh toán) là chứng từ thể hiện thông tin giao dịch giữa người bán và người mua, bao gồm: tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian mua hàng và hình thức thanh toán.

Tùy theo phương thức kinh doanh, hóa đơn này có thể được:

• Viết tay (thường trong các tiệm nhỏ, chưa ứng dụng công nghệ)
• In tự động từ máy tính tiền, máy POS, phần mềm bán hàng hoặc app quản lý

2. Vai trò chính của hoá đơn tính tiền

• Xác nhận giao dịch rõ ràng và minh bạch: Hóa đơn là bằng chứng cho cả người bán và người mua, tránh nhầm lẫn, gian lận hay khiếu nại không rõ ràng.
• Là bằng chứng pháp lý hợp lệ: Đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh, hóa đơn tính tiền là cơ sở pháp lý để chứng minh thu nhập, xuất trình khi kiểm tra thuế hoặc phục vụ cho việc hoàn thuế.
• Là dữ liệu đầu vào cho các hoạt động quản lý: Doanh thu, tồn kho, hiệu suất nhân viên, hiệu quả khuyến mãi – tất cả đều có thể phân tích dựa trên dữ liệu từ hóa đơn. Với phần mềm bán hàng hiện đại, mỗi hóa đơn được lưu trữ đồng thời cả bản in lẫn bản điện tử, hỗ trợ trích xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng.

3. Các loại hoá đơn tính tiền phổ biến hiện nay

3.1. Hoá đơn giấy

• Được in trực tiếp từ máy tính tiền hoặc ghi tay.
• Phù hợp với mô hình bán lẻ truyền thống.
• Ưu điểm: chi phí thấp, dễ dùng.
• Hạn chế: dễ mất, không truy xuất dữ liệu được, khó tích hợp quản lý.

3.2. Hoá đơn điện tử

• Được phát hành, lưu trữ và gửi đến khách hàng qua email, Zalo hoặc lưu cloud.
• Đáp ứng quy định mới của Nhà nước từ 06/2025 (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Ưu điểm:
  • Không lo thất lạc
  • Tích hợp báo cáo tự động
  • Truy xuất mọi lúc mọi nơi
• Thường được tạo ra thông qua các nền tảng: phần mềm quản lý bán hàng, ứng dụng tính tiền di động, hoặc hệ thống POS hiện đại.

3.3. Hoá đơn kết hợp (in + lưu điện tử)

• In hóa đơn cho khách lấy tay, đồng thời lưu bản điện tử trên hệ thống.
• Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay vì đảm bảo tính linh hoạt, phù hợp với cả khách hàng truyền thống và hiện đại.

Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn không chỉ giúp hợp thức hóa kinh doanh, mà còn nâng cao sự chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng, đồng thời mở ra cánh cửa quản lý hiệu quả bằng dữ liệu chính xác và minh bạch.

>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm máy tính tiền cho điện thoại: In bill và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

3 Hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải

1. Hiểu lầm 1: “Hóa đơn chỉ để khách xem giá – in hay không cũng được”

Đây là hiện trạng phổ biến nhất của nhiều cửa hàng và quán nhỏ. Nhiều chủ kinh doanh cho rằng chỉ cần đọc miệng tổng tiền cho khách là đủ, còn việc in hóa đơn chỉ mang tính hình thức.

Nhưng thực tế: Hóa đơn không chỉ là để khách kiểm tra giá, mà còn là bằng chứng giao dịch rõ ràng, là “dấu vết” giúp bạn kiểm tra doanh thu, hàng tồn, hiệu quả của chương trình khuyến mãi hay ca làm việc của nhân viên.

Nếu không in hóa đơn:

• Không có dữ liệu để tổng kết doanh thu cuối ngày
• Không kiểm soát được số lượng hàng bán ra thực tế
• Dễ xảy ra gian lận, nhầm lẫn hoặc thất thoát mà không ai hay

Ví dụ thực tế: Một tiệm trà sữa tại TP.HCM từng bị thua lỗ liên tục trong suốt 3 tháng mà không tìm ra nguyên nhân. Sau khi tích hợp phần mềm in hóa đơn, họ phát hiện nhân viên thường xuyên không ghi lại các đơn hàng phát sinh sau giờ cao điểm, dẫn đến chênh lệch lớn giữa doanh thu thực và tồn kho.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

2. Hiểu lầm 2: “Máy nào cũng in hóa đơn được, miễn rẻ là được”

Một máy in giá rẻ chưa chắc là một sự tiết kiệm, mà có thể là cái bẫy khiến chủ kinh doanh mất khách hàng.

Nhưng thực tế, chất lượng máy in hóa đơn ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Tốc độ phục vụ khách hàng
• Sự chuyên nghiệp trong mắt khách
• Tính ổn định và khả năng tích hợp phần mềm bán hàng

Nếu dùng máy in kém chất lượng:

• In chậm → khách phải đợi lâu → dễ bực bội, bỏ đi
• Lỗi kết nối, hỏng vặt thường xuyên → gián đoạn bán hàng
• Giấy in mờ, mất chữ → không thể sử dụng làm chứng từ về sau

Tình huống điển hình: Một cửa hàng thời trang nhỏ đầu tư máy in rẻ, chỉ mất 800.000 VND, nhưng sau 2 tuần đã phải thay mới vì giấy kẹt liên tục và không kết nối được với app bán hàng online. Tổng thiệt hại về thời gian và đơn hàng “tuột mất” còn cao hơn giá một chiếc máy xịn.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền in bill – Giải pháp tuân thủ quy định hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

3. Hiểu lầm 3: “Hóa đơn giấy là đủ rồi, cần gì điện tử?”

Chủ kinh doanh nghĩ rằng chỉ cần xé một tờ giấy nhỏ đưa cho khách là xong? Nhưng trong thời đại số, đó là cách lưu trữ dữ liệu đầy rủi ro.

Thực tế, hoá đơn giấy:

• Dễ rách, mất, phai mực sau vài tháng
• Không thể thống kê lại theo ngày/tuần/tháng
• Khó đối chiếu khi cần kiểm tra doanh thu hoặc đổi trả

Hoá đơn điện tử hiện đại sẽ giúp chủ kinh doanh:

• Lưu trữ trên cloud, truy xuất bất kỳ lúc nào
• Gửi qua Zalo, Email cho khách, ghi điểm trong mắt khách hàng với sự chuyên nghiệp và chỉnh chu
• Tự động tổng hợp báo cáo bán hàng, xuất file chỉ sau vài cú click

Insight người tiêu dùng hiện nay:

Nhiều khách hàng ngày nay ưu tiên nhận hóa đơn điện tử, đặc biệt là khách văn phòng, khách mua online hoặc khách mua nhiều sản phẩm vì họ muốn lưu lại để tiện đổi trả, báo cáo công ty, hoặc quản lý chi tiêu cá nhân.

>> Mời bạn xem thêm: Kinh doanh nhỏ có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Ảnh hưởng nghiêm trọng nếu chủ kinh doanh vẫn “kẹt” trong 3 sai lầm trên

Nếu vẫn đang giữ 1 trong 3 suy nghĩ sai lầm kể trên, có thể chủ kinh doanh sẽ:

• Mất kiểm soát doanh thu mỗi ngày mà không hay biết
• Bỏ lỡ cơ hội tối ưu vận hành nhờ dữ liệu từ hóa đơn
• Đối mặt với rủi ro pháp lý nếu không thực hiện hóa đơn đúng quy định
• Và hơn hết: mất đi sự chuyên nghiệp và lòng tin từ khách hàng

>> Mời bạn xem thêm: Bí quyết tra cứu đơn hàng bằng số điện thoại chỉ trong 30 giây!

Cập nhật mới nhất: Từ 06/2025, hóa đơn tính tiền phải kết nối với cơ quan thuế

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ tháng 6/2025, tất cả hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ sử dụng máy tính tiền đều phải phát hành hóa đơn điện tử có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế khi doanh thu cửa hàng từ 1 tỷ/năm.

Nếu không tuân thủ, chủ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính lên tới hàng chục triệu đồng và mất quyền hoạt động tạm thời. Chính vì vậy, các chủ kinh doanh hãy hành động ngay!

>> Mời bạn xem thêm: Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

Tạo – in – lưu hóa đơn điện tử chỉ trong 30 giây cùng Sổ Bán Hàng

Để giúp các chủ kinh doanh dễ dàng tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, Sổ Bán Hàng đã hợp tác cùng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT triển khai giải pháp phát hành hóa đơn điện tử được tích hợp trực tiếp trong ứng dụng – nhanh chóng, an toàn và đúng chuẩn.

Chỉ với vài thao tác đơn giản trên app Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh có thể:

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 điểm khác biệt giúp Sổ Bán Hàng tối ưu hóa việc phát hành hóa đơn điện tử cho mọi cửa hàng:

• Đăng ký dễ dàng và Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập hóa đơn và xuất ra phiếu thu nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý hóa đơn so với hóa đơn giấy.

• Tính chính xác cao: Việc xuất hoá đơn điện tử từ ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp tránh sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác cao.

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các hoá đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc trên một hệ thống quản lý dữ liệu, giúp cho việc quản lý và tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng hơn.

• Bảo mật thông tin: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ được bảo mật hơn, giảm nguy cơ mất mát hoặc đánh cắp thông tin.

• Tính linh hoạt cao: Việc xuất hoá đơn điện tử cho phép doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể chuyển đổi các dữ liệu hóa đơn sang định dạng khác nhau để phù hợp với các yêu cầu khác nhau của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

• Quản lý toàn diện: Tiện lợi tích hợp tất cả trong 1 với hệ thống quản lý, giúp cho việc quản lý kho hàng, theo dõi doanh thu và các hoạt động kinh doanh khác và xuất hoá đơn trở nên thuận tiện hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi dành riêng cho chủ kinh doanh khi sử dụng dịch vụ HĐĐT từ máy tính tiền trên Sổ Bán Hàng

Chỉ cần đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ ưu đãi cực kỳ giá trị:

🎁 Tặng 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ

🎁 Tặng ngay 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí

Áp dụng có hạn – Ưu đãi tốt nhất cho những chủ kinh doanh nhanh tay nhất!

>> Mời bạn xem thêm:

10 “chiêu” tăng follow Shopee hiệu quả và an toàn mới nhất 2025

Sàn TMĐT tăng phí, nhà bán oằn mình xoay xở giữa cơn bão chi phí: Đâu là lối thoát?

“Muốn ăn dép không?”: Giải mã món bánh HOT trend mới trong ngành FnB, bán ra 1.500 chiếc mỗi ngày!

Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025