Hóa đơn mua hàng là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ để tránh rủi ro khi quyết toán
Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều chủ kinh doanh chỉ chú trọng đến việc nhập hàng và bán hàng mà quên mất một thứ cực kỳ quan trọng: hóa đơn mua hàng. Tuy là một loại chứng từ cơ bản, nhưng nếu không hiểu và sử dụng đúng, chủ kinh doanh rất dễ gặp rắc rối khi làm báo cáo thuế, kiểm tra chi phí hay thậm chí là trong các đợt thanh tra.
Vậy hóa đơn mua hàng là gì? Tại sao nó lại quan trọng và cần được lưu ý đúng cách? Hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
>> Mời bạn xem thêm:
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế chuẩn Thông tư 32: Chủ kinh doanh cần biết!
Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử
Hóa đơn mua hàng là gì?
Hóa đơn mua hàng là loại chứng từ kế toán được bên bán lập và giao cho bên mua khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Trên hóa đơn sẽ ghi rõ thông tin người bán – người mua, danh mục hàng hóa, đơn giá, tổng tiền, ngày giao dịch…
Hóa đơn mua hàng có thể được lập dưới dạng:
- Hóa đơn giấy (viết tay hoặc in từ phần mềm)
- Hóa đơn điện tử (thường dùng phổ biến hiện nay, theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
>> Mời bạn xem thêm:Từ A đến Z: Bộ máy tính tiền quán cafe và phần mềm cần thiết
Phân biệt hóa đơn mua hàng với các loại chứng từ khác
| Tiêu chí | Hóa đơn mua hàng | Các loại chứng từ khác (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho – xuất kho, Biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân,… |
| Bản chất | Là hóa đơn bán hàng do bên bán lập, dùng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. | Là các tài liệu kế toán khác ghi nhận nhiều nghiệp vụ kinh tế, tài chính khác nhau. |
| Người lập | Bên bán hàng hóa, dịch vụ. | Có thể là bên mua, cơ quan thuế, tổ chức khấu trừ, hoặc các bộ phận trong doanh nghiệp. |
| Mục đích sử dụng | Ghi nhận thông tin giao dịch mua bán, làm căn cứ hạch toán chi phí, kê khai thuế GTGT đầu vào. | Ghi nhận các nghiệp vụ khác như thu chi tiền mặt, nhập xuất kho, biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế. |
| Nội dung chính | Thông tin người bán, người mua, danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế suất (nếu có). | Nội dung tùy thuộc loại chứng từ (ví dụ phiếu thu ghi nhận thu tiền, biên lai thuế ghi nhận nộp thuế…). |
| Pháp lý | Là chứng từ kế toán hợp pháp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có giá trị pháp lý trong giao dịch thương mại và thuế. | Là chứng từ kế toán hợp pháp theo quy định, nhưng không phải là hóa đơn, có thể dùng cho các mục đích khác nhau. |
| Hình thức | Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử do cơ quan thuế đặt in hoặc tổ chức phát hành | Các loại chứng từ giấy, biên lai, phiếu, bảng kê, có thể ở dạng điện tử hoặc giấy |
>> Mời bạn xem thêm: Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh đóng BHXH bắt buộc từ 585.000 đồng/tháng
Hóa đơn mua hàng: “Khiêng chắn” cho chủ kinh doanh
hóa đơn không đơn giản là ghi lại các giao dịch thường ngày. Nếu được sử dụng đúng cách, hóa đơn mua hàng chính là “lá chắn” giúp chủ kinh doanh bảo vệ tài chính, hợp thức hóa chi phí và tránh các rắc rối liên quan đến thuế.
1. Ghi nhận chi phí đầu vào hợp lệ
Hóa đơn mua hàng là cơ sở để ghi nhận các khoản chi phí thực tế như: tiền hàng hóa nhập về, nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ, vận chuyển,… Đây là điều kiện bắt buộc nếu chủ kinh doanh muốn những khoản chi này được công nhận khi làm báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế.
2. Hỗ trợ kê khai thuế chính xác, minh bạch
Có đầy đủ hóa đơn giúp chủ kinh doanh dễ dàng tổng hợp chi phí đầu vào, từ đó tính toán chính xác phần lợi nhuận – lỗ. Điều này không chỉ cần thiết cho kế toán nội bộ mà còn giúp hộ kinh doanh kê khai thuế đúng quy định, tránh sai sót hay bị truy thu thuế về sau.
3. Tránh rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra thuế
Trong các đợt kiểm tra định kỳ, cơ quan thuế sẽ yêu cầu chủ kinh doanh cung cấp chứng từ hợp lệ cho từng khoản chi. Nếu không có hóa đơn mua hàng tương ứng, chi phí đó có thể bị loại và gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khiến hộ kinh doanh bị truy thu, phạt thuế.
4. Giúp kiểm soát hàng hóa, dòng tiền rõ ràng hơn
Hóa đơn không chỉ dùng để khai thuế mà còn giúp chủ kinh doanh theo dõi được nguồn gốc hàng hóa, giá nhập, số lượng đã mua. Nhờ đó, chủ kinh doanh sẽ có cái nhìn rõ ràng về chi phí – lợi nhuận, tránh thất thóat, đặc biệt hữu ích khi có nhiều nhà cung cấp.
>> Mời bạn xem thêm: Bãi bỏ lệ phí môn bài và thuế khoán từ 2026: Thời cơ chuyển mình cho hộ kinh doanh
Những sai lầm phổ biến khi sử dụng hóa đơn mua hàng
Dù hóa đơn mua hàng là chứng từ quen thuộc, nhưng rất nhiều chủ kinh doanh, đặc biệt là hộ cá thể, shop nhỏ lại mắc những lỗi cơ bản. Những sai sót này không chỉ khiến chi phí không được công nhận, mà còn gây rắc rối lớn khi bị kiểm tra thuế.
1. Không yêu cầu hóa đơn khi nhập hàng
Nhiều chủ kinh doanh vì ngại hoặc muốn mua nhanh gọn mà không yêu cầu bên bán xuất hóa đơn. Tuy nhiên, khi không có hóa đơn, chủ kinh doanh sẽ không có chứng từ hợp pháp để chứng minh chi phí đã phát sinh. Điều này đồng nghĩa với việc không thể ghi nhận chi phí hợp lý, ảnh hưởng đến việc tính lãi – lỗ và có thể bị loại chi phí khi quyết toán.
2. Ghi sai thông tin trên hóa đơn
Một lỗi rất phổ biến là để bên bán ghi sai tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ hoặc ngày tháng. Ví dụ: sai một ký tự trong mã số thuế cũng có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ. Khi bị cơ quan thuế kiểm tra, những hóa đơn này sẽ bị loại khỏi danh sách chi phí, gây tổn thất tài chính cho hộ kinh doanh mà bạn hoàn toàn có thể tránh được từ đầu.
3. Thất lạc, làm mất hóa đơn đã nhận
Rất nhiều hộ kinh doanh vẫn giữ thói quen lưu hóa đơn bằng cách kẹp sổ tay, để trong ngăn kéo, không phân loại hoặc sao lưu bản mềm. Đến lúc cần đối chiếu hoặc giải trình, không tìm được hóa đơn, chủ kinh doanh sẽ mất quyền chứng minh chi phí, hoặc tệ hơn là bị loại toàn bộ lô hàng ra khỏi sổ sách kế toán và dẫn đến rủi ro truy thu thuế.
4. Không kiểm tra nội dung hóa đơn trước khi nhận
Nhiều chủ kinh doanh vội vàng ký nhận hóa đơn mà không kiểm tra kỹ mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất có trùng khớp với thực tế giao dịch hay không. Nếu có sai sót và không phát hiện sớm, sau này chủ kinh doanh vừa khó khiếu nại, vừa không thể điều chỉnh khi quá thời hạn. Đặc biệt với hóa đơn điện tử, việc sửa đổi sau khi ký số gần như không thể nếu không có quy trình đúng.
5. Chỉ lưu bản giấy, không lưu trữ bản mềm
Trong thời đại số hóa, chỉ giữ hóa đơn bản giấy là chưa đủ. Khi mất, rách, mờ mực,… đồng nghĩa việc chủ kinh doanh rất dễ mất luôn dữ liệu. Việc không có bản mềm sao lưu khiến bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, gửi cho kế toán hoặc tra soát.
>> Mời bạn xem thêm: Đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử nhanh gọn: 4 bước đơn giản chủ kinh doanh cần biết!
Mách chủ kinh doanh cách quản lý hóa đơn mua hàng hiệu quả
Việc lưu trữ hóa đơn tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu làm không đúng cách, chủ kinh doanh có thể gặp rắc rối lớn khi cần tra cứu hoặc giải trình với cơ quan thuế. Để hạn chế rủi ro và quản lý hoạt động kinh doanh một cách chuyên nghiệp hơn, dưới đây là các bước quan trọng nên thực hiện:
1. Kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn trước khi nhận
Trước khi ký nhận bất kỳ hóa đơn nào từ nhà cung cấp, chủ kin doanh hãy dành vài phút để kiểm tra toàn bộ thông tin:
- Thông tin người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế cần chính xác tuyệt đối.
- Ngày lập hóa đơn: cần trùng hoặc gần sát thời điểm giao dịch thực tế.
- Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền: đảm bảo phản ánh đúng giao dịch đã thực hiện.
Một lỗi nhỏ như ghi sai tên công ty hay nhầm lẫn số tiền cũng có thể khiến hóa đơn bị loại khỏi sổ sách khi kiểm tra thuế.
2. Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, phân loại khoa học
2.1. Đối với hóa đơn giấy:
- Nên lưu theo quyển hoặc theo từng giao dịch trong bìa hồ sơ chuyên dụng.
- Phân loại theo tháng, quý hoặc nhà cung cấp để dễ tìm khi cần.
- Cất giữ ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng để không bị ố vàng, mờ chữ theo thời gian.
2.2. Đối với hóa đơn điện tử:
- Tải về và lưu dưới dạng PDF hoặc XML, tránh chỉ để lại email.
- Tổ chức lưu trữ theo folder riêng, đặt tên file theo nguyên tắc dễ tra cứu (VD: “2025-05_MuaNguyenLieuCtyABC.pdf”).
- Sao lưu định kỳ trên Google Drive, Dropbox, hoặc ổ cứng ngoài để phòng mất dữ liệu.
Việc phân loại rõ ràng giúp chủ kinh doanh tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần rà soát sổ sách hoặc quyết toán thuế.
3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Thay vì làm thủ công trên sổ sách hay Excel, ngày càng nhiều chủ kinh doanh chọn dùng phần mềm để quản lý hóa đơn, điển hình là Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho chủ kinh doanh trong thời đại số, đặc biệt là xuất và quản lý hóa đơn điện tử.
Nhằm hỗ trợ chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Sổ Bán Hàng đã hợp tác với các nhà cung cấp HĐĐT uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo, mang đến hệ thống tích hợp toàn diện – an toàn, giúp chủ kinh doanh xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng và dễ dàng.
- Kết nối và khởi tạo với hóa đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khóan
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Hóa đơn mua hàng không chỉ là giấy tờ ghi nhận giao dịch, mà là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính của mỗi cơ sở kinh doanh. Việc sử dụng đúng, đầy đủ và lưu trữ khoa học hóa đơn mua hàng giúp hộ kinh doanh đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán, tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và bảo vệ quyền lợi chính đáng.
>> Mời bạn xem thêm:
Top 10 những nghề hái ra tiền triệu mỗi ngày không cần bằng cấp
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đúng chuẩn? Giải đáp chi tiết quy định mới nhất
Tất tần tật về mã vạch tính tiền từ A đến Z cho chủ kinh doanh
Ngày tốt mở cửa hàng khai trương tháng 7
Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh đóng BHXH bắt buộc từ 585.000 đồng/tháng