Hóa đơn điện tử trên smartphone – Giải pháp nhanh gọn cho các chủ kinh doanh
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực kinh doanh, việc áp dụng hóa đơn điện tử trên smartphone đã trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và tuân thủ quy định pháp luật mới. Đặc biệt, từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây nhé.
>> Mời bạn xem thêm:
Vì sao doanh nghiệp nên dùng hóa đơn điện tử trên smartphone?
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử trên smartphone không chỉ là một xu thế tất yếu mà còn trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Ngoài việc giúp tối ưu quy trình vận hành, việc triển khai hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt nghiêm trọng từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Dưới đây là ba nhóm lợi ích nổi bật khiến các doanh nghiệp nên sớm áp dụng hóa đơn điện tử ngay trên smartphone:
Linh hoạt và tiết kiệm thời gian
Việc phát hành hóa đơn điện tử trên smartphone giúp doanh nghiệp thực hiện mọi thao tác nhanh chóng, tiện lợi chỉ bằng vài cú chạm:
- Tạo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi: Dù đang ở văn phòng, quán cà phê hay đi công tác, chủ doanh nghiệp vẫn có thể dễ dàng lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay lập tức.
- Rút ngắn quy trình xử lý: Không cần quay lại văn phòng, không cần chờ đợi in ấn giấy tờ, hóa đơn được khởi tạo tức thì từ hệ thống tính tiền và tự động lưu trữ.
- Giảm thiểu chi phí vận hành: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho hóa đơn giấy; đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu.
Nhờ sự linh hoạt mà ứng dụng hóa đơn điện tử trên smartphone mang lại, doanh nghiệp có thể nâng cao tốc độ phục vụ khách hàng, đồng thời tối ưu nguồn lực nội bộ.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ trước Nghị định mới áp dụng 06/2025
Tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị phạt
Theo quy định pháp lý mới có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, việc phát hành hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc đối với nhiều nhóm đối tượng:
- Theo Điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo từ máy tính tiền, có mã cơ quan thuế hoặc có định dạng dữ liệu điện tử cho phép dễ dàng tra cứu và kê khai thuế.
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lập trực tiếp từ hệ thống tính tiền của người bán và chuyển tự động đến cơ quan thuế đúng định dạng chuẩn.
Những đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên;
- Các doanh nghiệp hoạt động bán lẻ, dịch vụ trực tiếp như:
- Trung tâm thương mại, siêu thị;
- Cửa hàng bán lẻ;
- Nhà hàng, quán ăn;
- Khách sạn, dịch vụ lưu trú;
- Dịch vụ vận tải hành khách;
- Dịch vụ giải trí, nghệ thuật, chiếu phim.
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ, sẽ đối mặt với các mức xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tiền |
| Không lập hóa đơn điện tử, không gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế, hoặc không đăng ký hóa đơn điện tử | 10.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Sử dụng hóa đơn sai quy định (mẫu hóa đơn không hợp lệ, tự ý phát hành hóa đơn ngoài hệ thống) | 20.000.000 – 50.000.000 đồng |
| Gian lận hóa đơn để trốn thuế | Phạt 1-3 lần số thuế trốn + nộp đủ thuế, tiền chậm nộp |
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trên smartphone giúp doanh nghiệp dễ dàng lập hóa đơn đúng chuẩn, đảm bảo đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế, từ đó tránh các rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trong thời đại số, khách hàng ngày càng mong muốn quy trình mua sắm và thanh toán diễn ra nhanh chóng, tiện lợi. Hóa đơn điện tử trên smartphone giúp doanh nghiệp:
- Gửi hóa đơn ngay lập tức cho khách qua email, SMS hoặc ứng dụng.
- Hóa đơn chuyên nghiệp, dễ tra cứu: Định dạng chuẩn, đầy đủ thông tin giúp khách hàng thuận tiện lưu trữ và kê khai.
- Gia tăng sự tin tưởng: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại, giúp khách hàng yên tâm hơn khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.
Đặc biệt với các doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ vận tải hay khách sạn, việc phát hành hóa đơn nhanh gọn ngay trên smartphone còn giúp rút ngắn thời gian thanh toán, tăng hiệu suất phục vụ, từ đó nâng cao trải nghiệm tổng thể cho khách hàng.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử trên smartphone phù hợp
Đáp ứng chuẩn pháp lý về hóa đơn điện tử
Một phần mềm hóa đơn điện tử trên smartphone trước hết phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, phần mềm cần được Tổng cục Thuế chứng nhận đủ điều kiện kết nối và phát hành hóa đơn điện tử, hỗ trợ tự động cấp mã cơ quan thuế và lập hóa đơn đúng định dạng dữ liệu chuẩn. Việc tuân thủ pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp lệ, mà còn tránh được các mức xử phạt hành chính cao nếu vi phạm quy định.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên điện thoại
Với doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh, phần mềm hóa đơn điện tử trên smartphone cần có giao diện tối ưu cho di động, thao tác đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện ngay cả với người không am hiểu công nghệ. Ứng dụng phải tương thích tốt với cả hệ điều hành Android lẫn iOS, cho phép khởi tạo, ký số và gửi hóa đơn chỉ với vài thao tác nhanh chóng. Ngoài ra, cần có tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc video hỗ trợ để người dùng có thể tự học và triển khai ngay từ lần đầu sử dụng.
Tính năng ký số linh hoạt và đảm bảo bảo mật
Phần mềm hóa đơn điện tử trên điện thoại cần tích hợp sẵn tính năng ký số linh hoạt, cho phép người dùng sử dụng chữ ký số USB token kết nối qua OTG hoặc ký số từ xa (Remote Signing) ngay trên smartphone. Mọi giao dịch ký số phải được đảm bảo mã hóa an toàn theo tiêu chuẩn SSL, đồng thời hệ thống lưu trữ hóa đơn cần hỗ trợ backup dữ liệu và có cơ chế bảo mật mạnh để tránh mất mát hoặc rò rỉ thông tin hóa đơn.
Chi phí sử dụng hợp lý, tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ
Đối với các doanh nghiệp mới hoặc quy mô nhỏ, chi phí luôn là yếu tố cần cân nhắc. Phần mềm hóa đơn điện tử trên smartphone nên có chính sách giá linh hoạt như trả theo gói hóa đơn phát sinh, hoặc theo năm với mức giá hợp lý, tránh các khoản phí ẩn phát sinh ngoài hợp đồng. Bên cạnh đó, khả năng dễ dàng nâng cấp gói dịch vụ theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp cũng là một điểm cộng quan trọng cần xem xét.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp
Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt không thể thiếu đội ngũ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, tận tâm. Khi gặp sự cố về ký số, đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế hay lỗi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần được hỗ trợ kịp thời qua các kênh như hotline, email hoặc chat trực tuyến. Dịch vụ hậu mãi tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống hóa đơn điện tử trơn tru, liên tục, không gián đoạn trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Phần mềm Sổ Bán Hàng E-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử trên smartphone
Trong xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử trên smartphone đã trở thành một giải pháp thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại, nhất là khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025. Nắm bắt xu thế này, Sổ Bán Hàng đã hợp tác cùng các đối tác hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu Việt Nam như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo để mang đến một nền tảng xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và hợp lệ ngay trên điện thoại di động.
Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng xuất hóa đơn điện tử, lưu trữ và quản lý hóa đơn ngay trên smartphone một cách chính xác và bảo mật, hoàn toàn không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh. Phần mềm được thiết kế tối ưu cho người dùng mới, dễ cài đặt, thao tác đơn giản, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ quy trình xuất hóa đơn hợp lệ theo đúng chuẩn quy định của cơ quan thuế. Đây chính là một giải pháp lý tưởng cho các chủ doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải, giải trí… đang tìm kiếm công cụ phát hành hóa đơn điện tử trên smartphone một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Các tính năng nổi bật của Sổ Bán Hàng E-Invoice
Kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử, chữ ký số hợp lệ: Sổ Bán Hàng hỗ trợ kết nối dễ dàng với hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số, đảm bảo hóa đơn phát hành luôn đúng chuẩn pháp luật. Người dùng có thể ký số hóa đơn trực tiếp trên ứng dụng smartphone mà không cần máy tính.
Xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền: Phần mềm cho phép lập hóa đơn điện tử ngay từ hệ thống tính tiền, tự động cấp mã cơ quan thuế, đáp ứng đúng yêu cầu mới của Nghị định 70 về hóa đơn điện tử có mã.
Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử: Người dùng có thể theo dõi, tìm kiếm, phân loại hóa đơn theo nhiều tiêu chí như trạng thái phát hành, ngày tháng, mã khách hàng, giúp việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng, chính xác và khoa học.
Thiết lập báo cáo thuế cơ bản: Đối với nhóm doanh nghiệp đóng thuế khoán, Sổ Bán Hàng cho phép tổng hợp dữ liệu hóa đơn để hỗ trợ lập báo cáo thuế đơn giản, tiết kiệm thời gian và công sức kê khai.
Cài đặt điều kiện phát hành hóa đơn tự động: Người dùng có thể cài đặt sẵn các điều kiện để hệ thống tự động phát hành hóa đơn cho các giao dịch thỏa mãn tiêu chí, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.
Ưu đãi hấp dẫn dành cho khách hàng sử dụng Sổ Bán Hàng E-Invoice
Không chỉ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử trên smartphone mạnh mẽ và dễ sử dụng, Sổ Bán Hàng còn dành tặng nhiều ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng mới:
- Tặng phí khởi tạo hóa đơn điện tử trị giá 1,1 triệu đồng khi đăng ký sử dụng dịch vụ.
- Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên sử dụng trong vòng 1 năm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành trong giai đoạn đầu.
- Ưu đãi lên đến 50% khi mua thêm hóa đơn điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh linh hoạt mà không lo chi phí phát sinh cao.
Sử dụng hóa đơn điện tử trên smartphone là giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình, tuân thủ quy định pháp luật và tiết kiệm chi phí vận hành. Với sự linh hoạt, tiện lợi và bảo mật cao, hóa đơn điện tử trên điện thoại sẽ ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh thời đại số.