Hóa đơn điện tử phải gửi email cho khách hàng hay chỉ lưu trữ trên hệ thống?
Hóa đơn điện tử không bắt buộc gửi email, nhưng phải cấp cho khách hàng qua email, link tra cứu hoặc bản in chuyển đổi hợp pháp.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều chủ kinh doanh đặt câu hỏi “Sau khi lập hóa đơn, có bắt buộc phải gửi email cho khách hàng hay chỉ cần lưu trữ trên hệ thống là đủ?”. Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ trả lời cho bạn quy định, cách thực hiện đúng chuẩn và những lưu ý quan trọng để vừa tuân thủ pháp luật, vừa mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
>> Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn điện tử bị sai, HKD sửa lại ngay hay phải hủy và phát hành lại từ đầu?
Phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí: Giải pháp tối ưu cho hộ kinh doanh
Hướng dẫn chi tiết cách tạo hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh
Hóa đơn điện tử thuế cho hộ kinh doanh: Những điều cần biết
Hóa đơn điện tử phải gửi email cho khách hàng hay chỉ lưu trữ trên hệ thống?
Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải gửi qua email cho khách hàng, nhưng bắt buộc phải cấp cho người mua dưới dạng điện tử hoặc bản in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể gửi qua email, qua cổng tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ, hoặc in giấy để giao tận tay, miễn sao khách hàng được nhận hóa đơn đầy đủ và hợp pháp.
Cơ sở pháp lý
- Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được cấp cho người mua.
- Luật không quy định bắt buộc phải gửi qua email, mà cho phép nhiều hình thức khác nhau.
- Doanh nghiệp cần bảo đảm: khách hàng nhận được hóa đơn đúng nội dung đã phát hành và có thể tra cứu khi cần.
Các cách cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng
- Gửi qua email:
- Hình thức phổ biến và tiện lợi.
- File hóa đơn thường ở định dạng PDF/XML có ký hiệu, mã của cơ quan thuế.
- Giúp khách hàng dễ lưu trữ và đối chiếu khi kê khai thuế.
- Cung cấp đường link tra cứu:
- Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử cho phép khách hàng tra cứu hóa đơn trực tuyến trên website.
- Khách hàng chỉ cần nhập mã tra cứu/mã số thuế để tải hóa đơn.
- In chuyển đổi từ hóa đơn điện tử:
- Trong trường hợp khách hàng yêu cầu bản giấy, doanh nghiệp có thể in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
- Bản in này phải có dấu hiệu phân biệt, ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần lưu ý gì?
- Không chỉ lưu trữ nội bộ: Hóa đơn điện tử phải được cấp cho người mua, không thể chỉ lưu trong hệ thống của bên bán.
- Chọn phương thức phù hợp: Email là cách nhanh nhất, nhưng nếu khách hàng khó tiếp cận email thì có thể dùng link tra cứu hoặc bản in.
- Đảm bảo lưu trữ lâu dài: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn ít nhất 10 năm theo quy định.
Việc xử lý hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ quy định pháp luật, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Bạn có thể vừa lưu trữ trên hệ thống để đáp ứng quy định, vừa gửi email để tạo sự minh bạch và thuận tiện cho đối tác.
