Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đúng chuẩn? Giải đáp chi tiết quy định mới nhất
Nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ hiện nay đang gặp không ít khó khăn trong việc quản lý hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn đầu vào. Một câu hỏi thường được đặt ra là “Liệu hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đúng chuẩn hay không? Việc hiểu rõ vấn đề này rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cùng chủ kinh doanh giải đáp câu hỏi này bằng cách tìm hiểu đầy đủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn Nghị định 123 và Thông tư 78
Hộ kinh doanh là gì?
Theo khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về hộ kinh doanh như sau:
“Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh. Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh.“
Tức là, hộ kinh doanh là một loại hình kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên trong cùng một hộ gia đình đứng ra đăng ký thành lập. Người đứng đầu hộ kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các hoạt động kinh doanh của hộ.
>> Mời bạn xem thêm: Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn mà hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp hoặc đối tác. Đây là chứng từ quan trọng ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc, giá trị của các khoản chi phí, từ đó làm cơ sở để kê khai, khấu trừ thuế hoặc hoàn thuế với cơ quan thuế. Nếu không có hóa đơn đầu vào hợp lệ, các khoản chi phí này có thể không được tính vào chi phí hợp lý và dẫn đến rủi ro về thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quán ăn: Giải pháp bán hàng nhanh, gọn, chính xác
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đúng chuẩn?
Tùy vào mục tiêu kinh doanh cũng như quy định pháp luật, các hộ kinh doanh có thể lựa chọn áp dụng các phương pháp tính thuế khác nhau. Hiện nay, có hai phương pháp tính thuế phổ biến dành cho hộ kinh doanh như sau:
1. Phương pháp kê khai
- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có quy mô lớn sẽ áp dụng phương pháp kê khai thuế. Tuy nhiên, những hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh chưa đạt quy mô lớn cũng có thể tự nguyện lựa chọn phương pháp kê khai.
- Đối với trường hợp đặc biệt, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn bắt buộc phải kê khai thuế theo phương pháp này, theo quy định tại Khoản 1, Điều 5, Thông tư số 40/2021/TT-BTC. Quy định về quy mô lớn được nêu rõ tại Khoản 2, Điều 3 của Luật liên quan.
- Khi áp dụng phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, đồng thời khai thuế hàng tháng và không cần thực hiện quyết toán thuế (theo Điều 5, Thông tư số 40/2021/TT-BTC).
- Ngoài ra, theo Khoản 4, Điều 5 của Thông tư này, hộ kinh doanh quy mô lớn áp dụng phương pháp kê khai có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn, chứng từ và kế toán để làm cơ sở xác định số thuế phải nộp cho cơ quan thuế.
2. Phương pháp khoán
- Phương pháp khoán áp dụng cho các hộ kinh doanh không thuộc đối tượng phải nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Khi áp dụng phương pháp này, hộ kinh doanh không bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán.
- Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn lẻ cần lưu giữ và xuất trình cho cơ quan thuế các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng hoặc hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mỗi khi đề nghị cấp hoặc bán hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh.
Như vậy, đối với phương pháp kê khai, hộ kinh doanh cần nghiêm túc thực hiện việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn đầu vào đúng chuẩn để làm cơ sở xác định số thuế phải nộp. Đồng thời, khi áp dụng phương pháp khoán, hộ kinh doanh cũng phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ, hợp đồng, hồ sơ và hóa đơn đầu vào chuẩn để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mỗi khi đề nghị cấp hoặc bán hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
Tầm quan trọng của hóa đơn đầu vào đúng chuẩn đối với hộ kinh doanh
1. Kê khai thuế chính xác, tránh rủi ro bị phạt do chứng từ không hợp lệ
Hóa đơn đầu vào hợp lệ là căn cứ để hộ kinh doanh kê khai đầy đủ, chính xác các khoản thuế phải nộp. Nếu không có hóa đơn đúng chuẩn, cơ quan thuế có thể từ chối chấp nhận chi phí hoặc thuế đầu vào, dẫn đến việc bị xử phạt hoặc truy thu thuế.
2. Cơ sở để hoàn thuế và giảm thuế đầu vào
Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng để chứng minh số thuế VAT đã trả cho nhà cung cấp. Với hóa đơn hợp lệ, hộ kinh doanh có thể yêu cầu hoàn thuế hoặc được khấu trừ thuế đầu vào, giúp giảm gánh nặng thuế và tăng tính cạnh tranh.
3. Quản lý tài chính minh bạch, tạo uy tín với đối tác và cơ quan thuế
Việc lưu giữ và sử dụng hóa đơn đầu vào đúng quy định giúp hộ kinh doanh có hệ thống quản lý tài chính rõ ràng, minh bạch. Điều này không chỉ tạo sự tin tưởng với cơ quan thuế mà còn nâng cao uy tín với các đối tác kinh doanh và khách hàng.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền bán hàng là gì? Lợi ích và cách lựa chọn chuẩn nhất
Hướng dẫn quản lý hóa đơn đầu vào đúng chuẩn cho hộ kinh doanh
1. Luôn yêu cầu đối tác cung cấp hóa đơn hợp lệ và đúng quy định
Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh cần chủ động yêu cầu nhà cung cấp hoặc đối tác xuất hóa đơn theo đúng mẫu, có đầy đủ thông tin theo quy định của cơ quan thuế. Việc này giúp tránh rủi ro bị từ chối khi kê khai thuế hoặc kiểm tra sau này.
2. Sử dụng hóa đơn điện tử, vừa nhanh chóng vừa bảo mật
Hiện nay, hóa đơn điện tử đang dần trở thành chuẩn mực trong quản lý tài chính hiện đại và trở nên bắt buộc đối với các hộ kinh có doanh thu từ 1 tỷ/ năm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và lưu trữ mà còn tăng tính bảo mật và giảm nguy cơ mất mát, sai sót so với hóa đơn giấy truyền thống.
3. Lưu trữ hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế
Việc lưu giữ hóa đơn đúng cách và theo thời gian quy định giúp hộ kinh doanh dễ dàng đối chiếu, giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Hóa đơn nên được sắp xếp khoa học, có hệ thống phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc quản lý và truy xuất.
4. Trong trường hợp mất hóa đơn, thực hiện biên bản ghi nhận và báo cáo kịp thời
Nếu xảy ra mất mát hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh cần lập biên bản ghi nhận sự việc và báo cáo ngay với cơ quan thuế có thẩm quyền để được hướng dẫn xử lý đúng quy định. Việc này giúp tránh phát sinh các rủi ro về thuế hoặc phạt hành chính.
>> Mời bạn xem thêm: Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng
Xuất và quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp thông minh cho hộ kinh doanh
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”
Kích thước máy tính tiền: Lựa chọn chuẩn cho từng mô hình kinh doanh
7 Mẫu hoá đơn điện tử mới nhất chuẩn Thông tư 78: Cập nhật quan trọng cho chủ kinh doanh