Hộ, cá thể kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử không? – Cập nhật quy định 2025

Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang dần trở thành yêu cầu bắt buộc trong nhiều ngành nghề. Tuy nhiên, một câu hỏi khiến nhiều chủ hộ kinh doanh cá thể băn khoăn là: “Hộ cá thể phải dùng hoá đơn điện tử không?”

Nếu bạn đang là chủ một cửa hàng nhỏ, tiệm tạp hóa, quán ăn hay kinh doanh online cá nhân, thì hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu rõ các quy định mới nhất, các trường hợp được miễn trừ, và hướng dẫn cách chuyển đổi dễ dàng.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính bán hàng thông minh: Chìa khoá để không bị “phạt nguội” hoá đơn điện tử

Quy định mới nhất năm 2025: Hộ cá thể phải dùng hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và chỉ đạo từ Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc với hộ cá thể thuộc diện kê khai thuế theo phương pháp kê khai.

Cụ thể:

• Hộ cá thể theo phương pháp kê khai: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Hộ cá thể theo phương pháp khoán (đóng thuế theo mức ấn định): Không bắt buộc, nhưng nếu có yêu cầu xuất hóa đơn từ khách hàng thì phải sử dụng hóa đơn điện tử được cấp theo từng lần phát sinh. Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử lẻ cho từng lần phát sinh này

Ví dụ:

• Một tiệm bánh ngọt online hoạt động ổn định với doanh thu lớn, tự kê khai thuế hằng quý → bắt buộc phải dùng HĐĐT.
• Một tiệm tạp hóa nhỏ trong xóm, đóng thuế khoán và không thường xuyên xuất hóa đơn → có thể chưa cần dùng HĐĐT ngay.

Vậy nếu chủ kinh doanh đang thắc mắc “Hộ cá thể phải dùng hoá đơn điện tử không?”, thì câu trả lời là có, trong trường hợp thuộc diện kê khai thuế. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định, mà còn là bước đi cần thiết để hoạt động kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp và bền vững hơn trong tương lai.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Mốc thời gian quan trọng: Khi nào hộ cá thể chuyển sang hoá đơn điện tử?

• Từ nay đến trước 06/2025, các hộ cá thể thuộc diện bắt buộc khi có doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên phải hoàn tất việc chuyển đổi và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu chuyển đổi đến từng hộ cá thể khi đến thời điểm áp dụng.

>> Mời bạn xem thêm: Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?

Trường hợp nào miễn trừ hoặc tạm hoãn sử dụng hoá đơn điện tử?

Theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hộ cá thể, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được phép sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian tối đa 12 tháng nếu:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
• Không có hệ thống phần mềm kế toán.
• Không có phần mềm hóa đơn để dùng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.

Ngoài ra, các trường hợp như hộ cá thể kinh doanh không thường xuyên, doanh thu rất thấp, hộ ở vùng sâu vùng xa, vùng chưa có hạ tầng công nghệ, hoặc chưa có điều kiện trang bị thiết bị điện tử để lập hóa đơn cũng được xem xét miễn trừ hoặc tạm hoãn sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, nếu hộ cá thể này có giao dịch với khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử hợp lệ, thì vẫn phải phối hợp với Chi cục Thuế để được cấp hóa đơn điện tử theo yêu cầu, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ trước Nghị định mới áp dụng 06/2025

Hộ cá thể kinh doanh cần làm gì để chuyển sang hoá đơn điện tử dễ dàng?

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể khiến nhiều hộ cá thể lo lắng, đặc biệt là những chủ kinh doanh không quen sử dụng công nghệ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy quy trình này khá đơn giản nếu thực theo các bước sau:

1. Chuẩn bị thông tin cần thiết để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước tiên, hộ cá thể cần chuẩn bị một số thông tin cơ bản để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế:

• Mã số thuế (MST) đang hoạt động hợp lệ.
• Thông tin liên lạc như số điện thoại, email nhận thông báo từ cơ quan thuế.
• Tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan Thuế, nếu chủ kinh doanh đã có thì có thể sử dụng ngay. Nếu chưa có, cần đăng ký trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp được cấp phép tích hợp hệ thống phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Khi lựa chọn, hộ cá thể nên lưu ý:

• Phần mềm phải đạt tiêu chuẩn kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
• Giao diện đơn giản, thao tác dễ sử dụng trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Chi phí hợp lý, không yêu cầu trang bị thêm thiết bị phức tạp.
• Có thể hỗ trợ xuất hóa đơn ngay khi có giao dịch, không cần kế toán chuyên trách.

*Lưu ý: Nên ưu tiên nhà cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng rõ ràng, nhất là với người mới bắt đầu.

3. Thực hiện lập và xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Sau khi đăng ký thành công và cài đặt phần mềm, hộ cá thể có thể bắt đầu:

• Lập hóa đơn điện tử ngay khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Điền đầy đủ thông tin hóa đơn như: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày xuất hóa đơn, thông tin người mua…
• Gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc in ra nếu cần.
• Hệ thống phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để lưu trữ và xác thực.

>> Mời bạn xem thêm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Không triển khai hoá đơn điện tử đúng quy định: Chủ kinh doanh không chỉ bị phạt tiền

Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định có thể lên đến 10 – 20 triệu đồng đối với cá nhân, và còn cao hơn nếu là tổ chức. Ngay cả khi chủ kinh doanh có lập hóa đơn nhưng thực hiện trễ hạn, mức phạt cũng không nhỏ, dao động từ vài triệu đến 8 triệu đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Đặc biệt, khi thuộc diện bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025), nếu vẫn chưa triển khai hóa đơn điện tử đúng hạn thì các mức xử phạt nêu trên sẽ được áp dụng nghiêm ngặt.

Nhưng phạt tiền chưa phải là điều đáng lo nhất. Điều khiến nhiều chủ hộ cá thể phải “trả giá đắt” chính là:

• Bị đối tác từ chối giao dịch vì không có hóa đơn hợp lệ,
• Giảm uy tín kinh doanh trong mắt khách hàng,
• Và có nguy cơ bị truy thu thuế, bị kiểm tra đột xuất trong các đợt thanh tra của cơ quan thuế.

Thay vì để rơi vào tình huống bị động, chủ động triển khai sớm sẽ giúp chủ kinh doanh tránh rủi ro, duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và yên tâm phát triển công việc kinh doanh trong dài hạn.

>> Mời bạn xem thêm: Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dễ dàng với Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 6/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 lý do nên chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử

• Đăng ký đơn giản – Tiết kiệm thời gian: Quy trình tạo và phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng, giúp bạn xử lý thanh toán gọn gàng hơn hẳn so với hình thức hóa đơn giấy truyền thống.
• Đảm bảo tính chính xác cao: Hệ thống tự động tính toán và xuất hóa đơn trực tiếp từ ứng dụng, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình lập hóa đơn và kê khai thuế.
• Quản lý và lưu trữ thông minh: Tất cả hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn trên hệ thống, dễ dàng tra cứu – đối chiếu bất cứ khi nào cần, không lo thất lạc như hóa đơn giấy.
• An toàn thông tin: Thông tin của khách hàng và doanh nghiệp được mã hóa và bảo mật tuyệt đối, hạn chế rủi ro rò rỉ hay thất thoát dữ liệu.
• Linh hoạt trong sử dụng: Cho phép chuyển đổi hóa đơn sang nhiều định dạng khác nhau (PDF, XML…) phù hợp với yêu cầu từ khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý kinh doanh toàn diện: Hóa đơn điện tử được tích hợp đồng bộ với hệ thống quản lý bán hàng, kho, thu chi và báo cáo giúp bạn nắm bắt toàn diện hoạt động kinh doanh – tất cả chỉ trong một ứng dụng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc quyền dành riêng cho chủ doanh nghiệp sử dụng Sổ Bán Hàng

Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng – nhận ngay ưu đãi cực kỳ hấp dẫn khi đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên:

✨ Tặng trọn gói phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ
✨ Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí đầu tiên giúp bạn khởi động thuận lợi
✨ Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Ưu đãi giới hạn – Hãy đăng ký Sổ Bán Hàng ngay!

Vậy, với câu hỏi “Hộ cá thể phải dùng hoá đơn điện tử không?”, câu trả lời là có, nếu chủ kinh doanh thuộc diện kinh doanh theo phương pháp kê khai hoặc có phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn. Việc chủ động tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp chủ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tạo sự chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng và đối tác.

>> Mời bạn xem thêm:

Quản lý đơn hàng là gì? 4 Bí kíp xây dựng hệ thống hiệu quả

Cách ship COD: Hướng dẫn gửi hàng thu tiền tận nơi từ A đến Z

Hướng dẫn chi tiết cách pha nâu đá: Chuẩn, ngon, bén vị

Từ 100 đến 10.000 follower: Mở khoá bí kíp tăng follow Instagram cho chủ kinh doanh