Hiểu rõ khái niệm 4 sổ kế toán cơ bản: Ghi chép đúng – quản lý chuẩn

Chủ kinh doanh đang bán hàng nhưng không biết rõ tiền vào-ra, thu-chi cụ thể như thế nào? Đây là thực trạng phổ biến của nhiều hộ kinh doanh cá thể vì chưa có thói quen ghi sổ kế toán bài bản. Vì vậy, việc nắm vững và sử dụng đúng 4 sổ kế toán cơ bản: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi doanh thu và sổ công nợ không chỉ giúp chủ kinh doanh kiểm soát dòng tiền rõ ràng mà còn là căn cứ quan trọng để khai báo thuế, xin vay vốn, mở rộng kinh doanh trong tương lai.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp các chủ kinh doanh nắm rõ khái niệm và thông tin cơ bản của 4 sổ kế toán.

>> Mời bạn xem thêm:

Sổ sách kế toán là gì? Chi tiết các loại sổ sách kế toán cho chủ kinh doanh

Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh

Thuế khoán và thuế kê khai: Phân biệt chi tiết cho chủ kinh doanh

Từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp: 6 lợi ích cần biết ngay!

Doanh thu dưới 200 triệu/ năm có phải đóng thuế không? Giải đáp chi tiết!

Vì sao hộ kinh doanh cần 4 sổ kế toán cơ bản?

Việc lập và duy trì 4 sổ kế toán cơ bản giúp hộ kinh doanh kiểm soát thu – chi rõ ràng, tránh thất thoát và tính toán chính xác lời – lỗ. Nếu chỉ quản lý bằng trí nhớ, rất dễ nhầm lẫn, mất tiền mà không biết nguyên nhân. Dưới đây là những lý do cụ thể vì sao hộ kinh doanh cần ghi chép đầy đủ 4 sổ kế toán:

1. Quản lý dòng tiền minh bạch, tránh thất thoát

Ghi chép hàng ngày giúp chủ kinh doanh nắm rõ:

• Số tiền thực thu, thực chi mỗi ngày.
• Khoản nào tạo ra doanh thu, khoản nào là chi phí.
• Tiền còn trong quỹ hoặc tài khoản là bao nhiêu.

Việc ghi sổ thường xuyên giúp hạn chế tình trạng nhầm lẫn, chi tiêu không kiểm soát, hoặc mất tiền mà không rõ nguyên nhân.

2. Biết chính xác doanh thu – lợi nhuận thực tế

Không ít hộ kinh doanh lầm tưởng rằng “có tiền mặt trong tay là có lãi”, trong khi thực tế có thể đang âm vốn do chưa trừ chi phí đầu vào. Ghi sổ kế toán giúp:

• Tính được lãi – lỗ rõ ràng theo từng ngày, tuần, tháng.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng, thời điểm bán.

3. Làm căn cứ khi làm việc với cơ quan thuế

Theo quy định hiện hành, dù là hộ kinh doanh nhỏ thì khi phát sinh doanh thu, chủ kinh doanh vẫn phải kê khai và nộp thuế đúng quy định. Việc có đầy đủ sổ sách sẽ giúp:

• Giải trình minh bạch khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Hạn chế rủi ro bị ấn định thuế do không có hồ sơ kế toán.

4. Đối chiếu nội bộ: nhân viên – đối tác – nhà cung cấp

Khi kinh doanh có quy mô nhất định, chủ kinh doanh sẽ làm việc với:

• Nhân viên bán hàng hoặc thu ngân: cần kiểm tra tiền thu – chi.
• Nhà cung cấp: cần theo dõi công nợ, hóa đơn, ngày thanh toán.
• Khách hàng: cần biết ai còn nợ, đã thu được bao nhiêu.

5. Hỗ trợ vay vốn, mở rộng kinh doanh trong tương lai

Nếu chủ kinh doanh muốn:

• Vay vốn ngân hàng để mở rộng hoạt động,
• Kêu gọi hợp tác đầu tư hoặc đối tác tài chính,

… thì sổ sách kế toán là tài liệu quan trọng để chứng minh năng lực quản lý tài chính và tiềm năng phát triển của cơ sở kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Máy POS tính tiền giá rẻ: Cách chọn phù hợp mô hình kinh doanh

4 sổ kế toán cơ bản gồm những gì?

Tên sổ	Mục đích chính
Sổ quỹ tiền mặt	Theo dõi thu – chi bằng tiền mặt
Sổ tiền gửi ngân hàng	Ghi nhận giao dịch qua tài khoản ngân hàng
Sổ theo dõi doanh thu	Ghi lại các khoản bán hàng mỗi ngày
Sổ theo dõi công nợ	Quản lý tiền còn phải thu – phải trả

>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh và cá thể kinh doanh khác nhau như thế nào? Phân biệt chi tiết và dễ hiểu!

Mẫu 4 sổ kế toán cơ bản – Chủ kinh doanh tham khảo ngay!

1. Sổ quỹ tiền mặt

• Ghi mọi khoản thu – chi tiền mặt hàng ngày.
• Ví dụ: Thu tiền bán hàng, chi tiền nhập hàng, trả nhân công,…

Tải sổ quỹ tiền mặt tại đây

2. Sổ tiền gửi ngân hàng

• Dành cho hộ có tài khoản doanh nghiệp hoặc cá nhân dùng cho KD.
• Theo dõi chuyển khoản, thanh toán online, nhận tiền từ ví điện tử.

Tải sổ tiền gửi ngân hàng tại đây

3. Sổ theo dõi doanh thu

• Ghi lại mỗi lần bán hàng: mặt hàng gì, giá bao nhiêu, bán cho ai.

Tải sổ theo dõi doanh thu tại đây

4. Sổ theo dõi công nợ

• Ghi rõ: Ai còn nợ bạn, bạn còn nợ ai, nợ từ bao giờ.
• Tránh mất uy tín hoặc quên thu tiền.

Tải sổ theo dõi công nợ phải thu tại đây

Tải sổ theo dõi công nợ phải trả tại đây

>> Mời bạn xem thêm: Màn hình cảm ứng tính tiền từ A–Z: Loại nào phù hợp với bạn?

Những lưu ý quan trọng khi ghi sổ kế toán

1. Ghi sổ hàng ngày, càng sát thực tế càng tốt

Việc ghi chép ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ sẽ đảm bảo độ chính xác cao, tránh quên hoặc ghi sai. Không nên để dồn nhiều ngày mới ghi vì dễ nhầm lẫn số liệu và gây mất cân đối giữa thu – chi.

2. Không dùng bút chì, không được tẩy xóa

Sổ kế toán là tài liệu pháp lý nên phải ghi bằng mực xanh hoặc đen, tuyệt đối không được dùng bút chì hay bút xóa. Nếu ghi sai, hãy gạch một dòng chéo qua nội dung sai và viết lại bên cạnh, không được xóa hay viết chồng lên.

3. Có thể dùng Excel hoặc Google Sheets nếu thuận tiện

Nếu không muốn ghi tay, bạn có thể lập sổ trên Excel hoặc Google Sheets để tính toán tự động, dễ dàng cập nhật và sao lưu. Tuy nhiên, cần đảm bảo định kỳ in lưu hoặc backup dữ liệu tránh mất file.

4. Đối chiếu sổ sách với tiền thực tế mỗi cuối tháng

Định kỳ kiểm tra số dư tiền mặt và tiền trong tài khoản so với số liệu trên sổ sách. Nếu có chênh lệch, phải kiểm tra lại từng giao dịch để phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời. Đây là bước quan trọng để tránh thất thoát và bảo vệ tài chính cho cơ sở kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Giải 5 bài toán khó của hộ kinh doanh khi áp dụng luật Thuế mới

Lợi ích khi áp dụng đầy đủ 4 sổ kế toán

1. Biết rõ mình lời hay lỗ theo từng ngày, tuần, tháng

Ghi chép đầy đủ giúp chủ kinh doanh tính toán được doanh thu và chi phí phát sinh theo từng thời điểm cụ thể. Nhờ đó, chủ kinh doanh biết được hoạt động kinh doanh đang hiệu quả hay thua lỗ, từ đó kịp thời điều chỉnh chiến lược bán hàng, chi tiêu và nhập hàng.

2. Quản lý nhân viên, hàng hóa và chi tiêu tốt hơn

Khi có số liệu rõ ràng, chủ kinh doanh dễ dàng kiểm tra việc thu tiền, xuất hàng, nhập nguyên vật liệu… do nhân viên thực hiện. Điều này hạn chế tình trạng gian lận, thất thoát, đồng thời giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hàng tồn và ngân quỹ.

3. Hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra

Cơ quan thuế có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào, đặc biệt khi doanh thu tăng đột biến hoặc có dấu hiệu bất thường. Nếu chủ kinh doanh có đầy đủ sổ sách kế toán hợp lệ, bạn có thể giải trình minh bạch, tránh bị áp đặt thuế theo phương pháp khoán hoặc bị xử phạt do không đủ chứng từ.

4. Dễ mở rộng kinh doanh, gọi vốn, làm việc với ngân hàng

Khi muốn vay vốn ngân hàng hoặc kêu gọi đầu tư, hồ sơ sổ sách kế toán chính là căn cứ chứng minh năng lực tài chính của bạn. Nếu có ghi chép bài bản, chủ kinh doanh sẽ dễ dàng thuyết phục nhà đầu tư, đối tác hoặc ngân hàng tin tưởng để hợp tác và mở rộng kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Làm sao truy xuất thuế theo đúng quy định? Cách truy xuất chứng từ và thuế TNCN đã nộp mới nhất 2025

Sổ Bán Hàng – Giải pháp bán hàng thông minh kết nối hóa đơn điện tử đúng chuẩn quy định

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Không cần phần mềm kế toán đắt đỏ, chỉ với 4 cuốn sổ đơn giản này, chủ kinh doanh đã có thể làm chủ dòng tiền và vận hành kinh doanh hiệu quả. Ghi đúng – ghi đủ – ghi đều mỗi ngày sẽ giúp chủ kinh doanh từ một người buôn bán nhỏ trở thành nhà kinh doanh chuyên nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm:

Cài phần mềm thuế như thế nào? Hướng dẫn cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.3.6 mới nhất

Làm sao truy xuất thuế theo đúng quy định? Cách truy xuất chứng từ và thuế TNCN đã nộp mới nhất 2025

Tra cứu hóa đơn thuế online: Tăng minh bạch kinh doanh, bảo vệ người tiêu dùng