Hóa đơn điện tử có phải được gửi cho cơ quan thuế không?
Hóa đơn điện tử phải được gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hoặc ghi nhận dữ liệu, tùy loại hóa đơn theo quy định mới nhất 2025.
Nhiều hộ kinh doanh sau khi chuyển sang HĐĐT vẫn lúng túng không biết HĐĐT có gửi cơ quan thuế không hay chỉ cần gửi cho khách hàng. Việc hiểu sai quy trình này có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, thậm chí dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính khi cơ quan thuế kiểm tra. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định và quy trình gửi hóa đơn điện tử đúng chuẩn mới nhất 2025.
>> Mời bạn xem thêm:
Các chế độ xử phạt khi không tuân thủ việc áp dụng hóa đơn điện tử là gì?
115+ Thắc mắc của Hộ kinh doanh về Thuế và HĐĐT được chuyên gia giải đáp tận tình
Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?
Nếu hệ thống hóa đơn điện tử bị lỗi, chủ hộ kinh doanh phải làm gì?
Hóa đơn điện tử có phải được gửi cho cơ quan thuế không?
Có. Theo quy định hiện hành, tất cả hóa đơn điện tử đều phải được gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để quản lý và đối chiếu. Tuy nhiên, thời điểm và hình thức gửi sẽ khác nhau tùy theo loại hóa đơn:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: được gửi và cấp mã trước khi giao cho người mua, đảm bảo tính hợp lệ ngay khi phát hành.
- Hóa đơn điện tử không có mã: người bán phải định kỳ truyền dữ liệu (ngày, tuần hoặc tháng tùy mô hình hoạt động) lên hệ thống cơ quan thuế để cập nhật.
Cơ chế này giúp tăng tính minh bạch, hạn chế gian lận và đảm bảo cơ quan thuế có thể theo dõi doanh thu thực tế của từng hộ kinh doanh.
Phân biệt hai loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho đa số hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Hệ thống sẽ tự động gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó người bán mới được phát hành cho khách hàng.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp, tổ chức lớn có hạ tầng công nghệ và tuân thủ cao. Tuy không phải xin mã từng hóa đơn, nhưng vẫn phải truyền dữ liệu định kỳ cho cơ quan thuế.
Nếu không gửi hóa đơn cho cơ quan thuế đúng quy định sẽ bị xử phạt thế nào?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc gửi sai thời hạn có thể bị phạt từ 2 đến 50 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm. Ngoài tiền phạt, hộ kinh doanh còn có thể bị:
- Tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Bị ấn định doanh thu và truy thu thuế.
- Khó khăn trong việc đối soát, hoàn thuế hoặc kê khai.
Sổ Bán Hàng – Giải pháp giúp hộ kinh doanh gửi hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Mọi hóa đơn điện tử đều phải được gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, dù trực tiếp hay qua tổ chức trung gian. Đây là bước bắt buộc trong quy trình phát hành hóa đơn hợp lệ, giúp Nhà nước kiểm soát doanh thu, hạn chế gian lận và hướng tới hệ thống thuế minh bạch, số hóa hoàn toàn.
