Cuốn sổ nhỏ, cuộc thay đổi lớn: Cách Finan thấu hiểu hành vi đến thiết kế giải pháp tài chính phù hợp cho hộ kinh doanh

Phía sau mỗi cửa hàng nhỏ là hàng chục quyết định tài chính diễn ra mỗi ngày: có nên nhập thêm hàng, khoản nợ nào cần thu trước, tiền hiện tại có đủ trả nhà cung cấp hay không, và phải chuẩn bị gì trước những thay đổi về thuế và hóa đơn điện tử?

Để hiểu rõ hơn những quyết định này, Finan phối hợp cùng ideaLAB thực hiện nghiên cứu hành vi khách hàng trong khuôn khổ Strive Women – một chương trình thuộc Mastercard Strive do CARE dẫn dắt. Nghiên cứu không chỉ xác định những khó khăn phổ biến về dòng tiền, ghi chép, công nợ, tín dụng và tuân thủ, mà còn phân tích cách những khó khăn ấy được định hình bởi vai trò, điều kiện và trải nghiệm khác nhau giữa nam và nữ chủ kinh doanh.

Khoảng trống sinh tồn – Hai áp lực chồng lên một cuốn sổ

Trong ngôn ngữ nội bộ của Finan, “nano business” là những hộ kinh doanh siêu nhỏ, doanh thu dưới 150 triệu đồng mỗi tháng. Họ là tiệm tạp hóa đầu ngõ, quán bún cạnh trường, cửa hàng bán online qua Facebook, tiệm cà phê mang đi, và hàng nghìn dịch vụ tại nhà khác. Trong khảo sát của Finan, ba nhóm chính chiếm tới 72% mẫu: tạp hóa (27%), quán ăn (23%), bán online (22%).

Họ là mắt xích thiết yếu của nền kinh tế Việt Nam. Nhưng họ cũng là nhóm dễ tổn thương nhất trước hai áp lực đang đồng thời ập đến.

Áp lực thứ nhất: dòng tiền. Không phải chuyện lãi lỗ nhìn cuối tháng, mà là câu hỏi rất cụ thể mỗi sáng – “Hôm nay tôi có đủ tiền nhập hàng không?”. Với khả năng thanh khoản gần như bằng không, chỉ cần một khách quen chậm trả, một hóa đơn điện đến sớm, hoặc mùa vụ chậm hơn dự kiến, cả tuần vận hành có thể lao đao.

Áp lực thứ hai: chính sách. Cải cách thuế và hóa đơn điện tử bắt buộc năm 2026 đang đến – và với những chủ hộ vốn chỉ quen sổ tay hoặc ghi chú trên điện thoại, đây không phải “một thủ tục hành chính tương lai”, mà là một vách đá tuân thủ.

Trong khi đó, nhiều giải pháp hiện có chưa thực sự phù hợp với nhóm người dùng này. Một số công cụ quá phức tạp, đòi hỏi kiến thức kế toán hoặc thời gian thiết lập lớn; một số khác chỉ giải quyết từng phần riêng lẻ mà chưa kết nối việc bán hàng, dòng tiền, công nợ và tuân thủ thành một hành trình thống nhất.

Đây là cơ sở để nghiên cứu đặt ra một câu hỏi trung tâm:

Làm thế nào để xây dựng một công cụ tài chính đủ đơn giản để được sử dụng mỗi ngày, nhưng đồng thời đủ có cấu trúc để hỗ trợ hộ kinh doanh ra quyết định và chuẩn bị cho những nghĩa vụ dài hạn?

Một nghiên cứu được xây dựng từ hành vi thực tế

Nghiên cứu áp dụng phương pháp hỗn hợp theo trình tự. Giai đoạn khám phá định tính được sử dụng để tìm hiểu bối cảnh, nhận diện hành vi và hình thành các giả thuyết ban đầu. Sau đó, khảo sát định lượng được triển khai nhằm đo lường mức độ phổ biến, mức độ nghiêm trọng của từng vấn đề và phân tích sự khác biệt giữa các nhóm người dùng.

Quy mô mẫu mục tiêu của khảo sát là 380 người. Cơ cấu mẫu được thiết kế để hỗ trợ so sánh theo giới tính, khu vực, ngành nghề và trạng thái sử dụng sản phẩm. Bên cạnh dữ liệu người dùng tự báo cáo, nghiên cứu còn định hướng kết hợp dữ liệu hành vi trong ứng dụng để đối chiếu giữa điều người dùng nói và cách họ thực sự tương tác với sản phẩm.

6 nhóm vấn đề được phân tích xuyên suốt gồm:

• Thực hành tài chính và dòng tiền hằng ngày.
• Ghi chép và hệ thống thông tin.
• Thuế và mức độ sẵn sàng tuân thủ.
• Tiếp cận tín dụng và các nguồn tài chính.
• Khả năng tiếp nhận công cụ số.
• Động lực giới trong quản lý tài chính.

Tất cả được kết nối bằng một logic thay đổi rõ ràng:

Ghi chép tài chính tốt hơn giúp người dùng nhìn rõ hơn về tiền, công nợ và nghĩa vụ tuân thủ. Khả năng nhìn rõ hơn hỗ trợ quyết định tốt hơn. Từ đó, hộ kinh doanh có thể cải thiện kết quả hoạt động và giảm áp lực tài chính.

Dòng tiền đang được quản lý ở cấp độ “hôm nay”

Một trong những phát hiện nổi bật nhất của nghiên cứu là tình trạng thiếu hụt tiền mặt không phải hiện tượng hiếm gặp.

Khoảng 68% người tham gia cho biết họ đã gặp ít nhất một lần thiếu tiền trong sáu tháng gần nhất. Khoảng 23% phải đối mặt với tình trạng này gần như hằng tháng hoặc thường xuyên hơn.

Điều này cho thấy nhiều hộ kinh doanh đang hoạt động với vùng đệm thanh khoản rất mỏng. Các sự kiện tưởng như bình thường – khách hàng thanh toán muộn, nhà cung cấp đến hạn thu tiền, cần nhập thêm hàng hay phát sinh một khoản chi gia đình – đều có thể nhanh chóng tạo ra thiếu hụt.

Nguyên nhân không chỉ nằm ở mức doanh thu. Vấn đề lớn hơn là sự lệch pha giữa thời điểm tiền phải đi ra và thời điểm tiền thực sự đi vào.

Các tác nhân phổ biến được ghi nhận gồm:

• Khách hàng trả tiền chậm.
• Đến hạn thanh toán nhà cung cấp.
• Vốn bị giữ trong hàng tồn kho.
• Tiền chưa thu hồi từ công nợ phải thu.
• Nghĩa vụ trả nợ và lãi vay.
• Doanh thu chậm hoặc mang tính mùa vụ.
• Chi phí sửa chữa, y tế hoặc các khoản phát sinh ngoài dự kiến.

Trong điều kiện đó, việc lập kế hoạch thường mang tính phản ứng. Nhiều chủ kinh doanh chỉ bắt đầu tính toán khi tiền đã gần hết, thay vì có một cơ chế cảnh báo sớm để điều chỉnh nhập hàng, chi phí hoặc tiến độ thu công nợ.

Nghiên cứu cũng ghi nhận sự khác biệt về chu kỳ lập kế hoạch giữa nam và nữ. Phụ nữ có xu hướng lập kế hoạch theo chu kỳ ngắn hơn và thường chỉ xem xét khi dòng tiền bắt đầu gặp áp lực. Khi thiếu hụt xảy ra, họ có xu hướng giảm mua hàng, trì hoãn thanh toán hoặc huy động hỗ trợ từ người thân và nhà cung cấp. Nam giới thường sử dụng nguồn tiết kiệm hoặc tiếp cận các khoản vay chính thức nhiều hơn.

Những khác biệt này không phản ánh sự chênh lệch về năng lực. Chúng cho thấy mỗi nhóm đang vận hành trong những điều kiện, vai trò và khả năng tiếp cận nguồn lực khác nhau.

Hộ kinh doanh vẫn ghi chép, nhưng thông tin bị phân mảnh

Một ngộ nhận phổ biến là các hộ kinh doanh nhỏ hoàn toàn không ghi chép tài chính. Nghiên cứu cho thấy thực tế phức tạp hơn.

Phần lớn người dùng vẫn lưu lại thông tin, nhưng thường kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc:

• 54,7% sử dụng sổ giấy.
• 46,3% ghi chú trên điện thoại.
• 35% dựa một phần hoặc hoàn toàn vào trí nhớ.
• 31,8% sử dụng ứng dụng bán hàng hoặc kế toán.
• 18,2% sử dụng Excel hoặc Google Sheets.

Đây là những quy trình “đủ dùng” được hình thành để phù hợp với thời gian và điều kiện thực tế. Một khoản chi có thể nằm trong sổ giấy, một khoản khác được ghi trong điện thoại, trong khi một số giao dịch chỉ được nhớ và nhập lại vào cuối ngày hoặc cuối tuần.

Vấn đề không nằm ở từng phương pháp riêng lẻ, mà ở việc dữ liệu bị chia cắt. Khi các khoản thu chi không được ghi nhận đầy đủ, đúng thời điểm và cùng một hệ thống, chủ kinh doanh khó trả lời chính xác những câu hỏi cơ bản:

• Hôm nay thực sự còn bao nhiêu tiền?
• Lợi nhuận hiện tại là bao nhiêu?
• Khách hàng nào chưa thanh toán?
• Có đủ tiền nhập hàng và trả nhà cung cấp không?
• Những khoản nào cần được đưa vào báo cáo hoặc chuẩn bị cho thuế?

Tình trạng ghi chép không đều cũng không chủ yếu xuất phát từ sự thiếu trách nhiệm. Khoảng 30,8% người tham gia cho biết họ ghi nhận giao dịch không thường xuyên, trong khi 17,9% chỉ ghi khi cần thiết, thường vào cuối tuần hoặc cuối tháng.

Nguyên nhân lớn nhất là áp lực vận hành. Trong giờ đông khách, ưu tiên của chủ cửa hàng là phục vụ, tính tiền và xử lý đơn. Những khoản giao dịch nhỏ rất dễ bị bỏ qua. Sau một ngày làm việc, sự mệt mỏi tiếp tục khiến việc cập nhật sổ sách bị trì hoãn.

Điều này đặt ra một yêu cầu quan trọng cho sản phẩm:

Thay vì yêu cầu hộ kinh doanh dành thêm thời gian để ghi chép, công cụ cần làm cho việc ghi đúng trở nên dễ hơn việc để lại và xử lý sau.

Công nợ là dòng tiền chưa trở về

Bán chịu là một hoạt động phổ biến trong kinh doanh nhỏ. Theo nghiên cứu, 73,7% người tham gia có bán chịu ít nhất trong một số trường hợp.

Tuy nhiên, phương thức theo dõi và nhắc nợ vẫn chủ yếu mang tính thủ công. Phần lớn chủ kinh doanh nhắc khách qua tin nhắn hoặc trao đổi trực tiếp. Chỉ khoảng 19,2% sử dụng tính năng nhắc công nợ trong ứng dụng.

Đối với hộ kinh doanh, công nợ không đơn thuần là một con số trên báo cáo. Đó là phần tiền chưa thể sử dụng để nhập hàng, chi trả cho nhà cung cấp hoặc duy trì hoạt động. Khi các khoản phải thu kéo dài, chủ cửa hàng có thể rơi vào tình trạng thiếu thanh khoản dù vẫn có doanh thu trên sổ sách.

Việc thu hồi công nợ còn liên quan đến yếu tố quan hệ. Nhiều khách nợ là khách quen, người trong cộng đồng hoặc đối tác lâu năm. Chủ kinh doanh cần nhắc nhưng đồng thời không muốn tạo cảm giác gây áp lực hoặc làm ảnh hưởng đến mối quan hệ.

Phụ nữ có xu hướng bán chịu nhiều hơn nam giới, đặc biệt ở nhóm bán chịu không thường xuyên. Nghiên cứu cho rằng điều này có thể liên quan đến nhu cầu duy trì quan hệ khách hàng và áp lực cung cấp điều kiện thanh toán linh hoạt.

Do đó, một giải pháp công nợ hiệu quả không nên dừng lại ở việc hiển thị “ai đang nợ bao nhiêu”. Sản phẩm cần giúp người dùng hành động:

• Phân loại khoản nợ theo thời gian.
• Xác định khoản cần ưu tiên thu.
• Gửi lời nhắc phù hợp.
• Ghi nhận thanh toán một phần.
• Lên lịch theo dõi tiếp theo.
• Chuyển trạng thái công nợ một cách rõ ràng.

Cải thiện thu hồi công nợ có thể giúp tăng thanh khoản mà không buộc hộ kinh doanh phải vay thêm.

Khi thiếu tiền, nguồn vốn gần nhất thường được lựa chọn trước

Lựa chọn tín dụng của hộ kinh doanh được định hình bởi tốc độ, sự thuận tiện và mức độ tin tưởng.

Chỉ 10,8% người tham gia cho biết họ sử dụng nguồn vay chính thức từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính, trong khi 29,2% sử dụng các nguồn phi chính thức từ người thân, bạn bè hoặc những nguồn bên ngoài khác.

Sự khác biệt theo giới cũng đáng chú ý. Tỷ lệ nam giới tiếp cận nguồn vay chính thức là 13,5%, so với 8,2% ở phụ nữ. Trong khi đó, phụ nữ sử dụng nguồn vay phi chính thức với tỷ lệ 32,7%, cao hơn mức 25,5% của nam giới.

Nguồn vay phi chính thức hấp dẫn bởi:

• Ít giấy tờ và thủ tục.
• Có thể tiếp cận nhanh khi cần gấp.
• Điều kiện trả nợ linh hoạt hơn.
• Dựa trên các mối quan hệ và sự tin tưởng có sẵn.

Ngược lại, các rào cản với tín dụng chính thức gồm điều kiện vay khó đáp ứng, quá nhiều hồ sơ, thời gian xử lý không phù hợp với nhu cầu khẩn cấp và sự thiếu hụt tài sản bảo đảm hoặc hồ sơ tài chính.

27% người tham gia cho rằng điều kiện vay chính thức khó đáp ứng; 22% chỉ có nhu cầu vay ngắn hạn; 18% xem thủ tục và giấy tờ là rào cản; 15% cho rằng quá trình xử lý quá chậm.

Các số liệu cho thấy hộ kinh doanh không từ chối tín dụng chính thức vì họ không cần vốn. Vấn đề nằm ở sự không phù hợp giữa sản phẩm hiện có và nhu cầu thanh khoản ngắn hạn, linh hoạt của họ.

Một hệ thống ghi chép tài chính đáng tin cậy vì thế không chỉ hỗ trợ quản lý nội bộ. Về dài hạn, dữ liệu này có thể giúp hộ kinh doanh từng bước hình thành hồ sơ tài chính, giảm rào cản khi tiếp cận các nguồn vốn chính thức.

Thuế và hóa đơn điện tử là bài toán của sự rõ ràng và tự tin

Áp lực tuân thủ đang trở thành một phần ngày càng rõ nét trong hoạt động của hộ kinh doanh.

53% người tham gia không chắc liệu mình có thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử hay không. 24% chỉ xuất trong một số trường hợp, thường khi khách yêu cầu. 18% đã cài đặt giải pháp nhưng chưa từng phát hành hóa đơn. Chỉ 5% sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên cho phần lớn những giao dịch cần thiết.

Những con số này chỉ ra ba khoảng trống lớn.

Thứ nhất là khoảng trống về thông tin: người dùng không chắc quy định nào áp dụng cho trường hợp của mình.

Thứ hai là khoảng trống về quy trình: ngay cả khi biết nghĩa vụ, họ vẫn chưa rõ cần chuẩn bị giấy tờ gì, đăng ký ở đâu và thực hiện theo trình tự nào.

Thứ ba là khoảng trống về sự tự tin: người dùng lo sợ ghi sai, phát hành sai hóa đơn hoặc thiếu hồ sơ khi cần đối chiếu.

Mức độ lo lắng về thuế nhìn chung ở mức trung bình đến cao. Nghiên cứu cũng ghi nhận phụ nữ có xu hướng báo cáo mức độ lo lắng và không rõ quy định cao hơn nam giới.

Điều này cho thấy tuân thủ không thể được giải quyết chỉ bằng việc đưa thêm một tính năng hóa đơn vào sản phẩm. Người dùng cần một hành trình có hướng dẫn:

• Cho biết trường hợp nào áp dụng.
• Giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản.
• Chia công việc thành từng bước.
• Tự động sử dụng dữ liệu đã ghi nhận.
• Kiểm tra các trường thông tin còn thiếu.
• Tạo đầu ra có thể sử dụng cho kế toán hoặc cơ quan quản lý.

Thông điệp phù hợp vì thế không phải là “kế toán trở nên đầy đủ hơn”, mà là:

Tuân thủ trở nên dễ quản lý hơn.

Người dùng không cần nhiều tính năng hơn, họ cần ít rào cản hơn

Hộ kinh doanh nhìn nhận công cụ số là hữu ích, nhưng quá trình sử dụng vẫn bị hạn chế bởi thời gian, mức độ tự tin và cảm nhận về sự phức tạp.

Các rào cản nổi bật gồm:

• Nhập liệu tốn thời gian: 26,3%.
• Thiếu người hướng dẫn: 25%.
• Công cụ phức tạp hoặc khó học: 22,9%.
• Sợ sai gây tổn thất tài chính: 22,6%.
• Hạn chế về thiết bị hoặc kết nối: 22,1%.
• Chi phí phần mềm cao: 21,1%.
• Công cụ hiện tại chưa phù hợp với nhu cầu: 20%.

Ở chiều ngược lại, những tính năng được mong đợi nhiều nhất tập trung vào giá trị thực tế:

• Tự động tổng hợp lợi nhuận.
• Gợi ý tối ưu chi tiêu và tăng lợi nhuận.
• Hướng dẫn trực tiếp hoặc hỗ trợ trong quá trình sử dụng.
• Dự báo dòng tiền.
• Giao diện đơn giản.
• Nhập nhanh bằng giọng nói hoặc hình ảnh.
• Tự động chuẩn bị báo cáo thuế.
• Kết nối ngân hàng hoặc ví điện tử.

Điểm chung của các nhu cầu này là giảm tải nhận thức. Người dùng không chỉ muốn xem nhiều dữ liệu hơn; họ muốn biết dữ liệu đó có ý nghĩa gì và cần làm gì tiếp theo.

Một tính năng chỉ có thể trở thành thói quen khi người dùng:

• Hiểu mục đích của tính năng.
• Có thể bắt đầu mà không mất nhiều công sức.
• Nhìn thấy giá trị ngay từ những lần sử dụng đầu tiên.
• Lặp lại hành vi đủ thường xuyên để tích hợp vào quy trình hằng ngày.

Khác biệt giới không nằm ở năng lực, mà ở điều kiện và vai trò

Cách tiếp cận lấy phụ nữ làm trung tâm là một cấu phần quan trọng của nghiên cứu. Tuy nhiên, báo cáo không xem giới tính là đại diện cho năng lực tài chính hay khả năng sử dụng công nghệ.

Các khác biệt được ghi nhận chủ yếu xuất phát từ:

• Ai đang chịu trách nhiệm ghi chép.
• Ai kiểm soát các quyết định tài chính lớn.
• Công việc được phân chia như thế nào trong gia đình và cửa hàng.
• Người dùng có bao nhiêu thời gian để học và duy trì hệ thống mới.
• Mức độ tiếp cận nguồn vốn, hướng dẫn và công nghệ.

Trong trách nhiệm tài chính hằng ngày, nam giới có tỷ lệ tự quản lý cao hơn phụ nữ. Phụ nữ thường cho biết công việc được xử lý bởi bạn đời, thành viên khác trong gia đình hoặc được chia sẻ giữa nhiều người.

Khoảng cách rõ hơn xuất hiện trong quyền ra quyết định. 60% nam giới cho biết họ là người đưa ra các quyết định kinh doanh chính, trong khi tỷ lệ này ở phụ nữ là 41,2%. Phụ nữ thường hoạt động trong mô hình do bạn đời tham gia hoặc có trách nhiệm được chia sẻ.

Nghiên cứu cũng cho thấy phụ nữ có xu hướng thận trọng hơn trong vay vốn, nhập hàng và mở rộng bán chịu. 31,4% phụ nữ lựa chọn tránh cả ba loại rủi ro nếu có thể, so với 19,5% nam giới.

Những phát hiện này được chuyển hóa thành ba định hướng sản phẩm cụ thể:

• Lập kế hoạch mang tính phản ứng → cần cảnh báo dòng tiền theo thời gian thực.
• Phụ thuộc nhiều hơn vào tín dụng thương mại và mạng lưới xã hội → cần quản lý phải thu, phải trả tốt hơn.
• Mức độ tự tin số và sự rõ ràng về tuân thủ thấp hơn → cần hướng dẫn từng bước, mẫu mặc định và thông tin bằng ngôn ngữ đơn giản.

Điều quan trọng là các yếu tố trên không nên được tách thành một “bộ tính năng dành riêng cho phụ nữ”. Chúng phải trở thành yêu cầu cấu trúc xuyên suốt sản phẩm, bởi các giải pháp như phân quyền, hướng dẫn rõ ràng và nhập liệu ít thao tác cũng mang lại giá trị cho toàn bộ người dùng.

Từ các vấn đề riêng lẻ đến một điểm đòn bẩy chung

Dòng tiền, công nợ, ghi chép, thuế và khả năng tiếp cận vốn có thể được nhìn nhận như những bài toán khác nhau. Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ ra rằng chúng có chung một điểm gốc: chất lượng và tính kịp thời của dữ liệu tài chính.

Khi ghi chép thiếu hoặc không đều:

• Chủ kinh doanh không nhìn rõ lượng tiền hiện có.
• Các khoản phải thu và phải trả dễ bị bỏ sót.
• Quyết định nhập hàng hoặc chi tiêu phụ thuộc nhiều vào cảm tính.
• Hồ sơ phục vụ thuế thiếu nhất quán.
• Khả năng tiếp cận tín dụng chính thức bị hạn chế.

Ngược lại, ngay cả những cải thiện cơ bản trong việc ghi nhận giao dịch cũng có thể giúp người dùng giảm sự không chắc chắn, nâng chất lượng quyết định và chủ động hơn trong việc chuẩn bị nghĩa vụ tài chính.

Vì vậy, báo cáo xác định một hệ thống sổ tài chính đơn giản là giải pháp có khả năng kết nối các vấn đề trên. Đây không phải một sản phẩm kế toán thu nhỏ, mà là nền tảng giúp hộ kinh doanh hình thành dữ liệu đủ đáng tin cậy để quản lý hoạt động hằng ngày.

FinanBook được định vị là cầu nối giữa “mong muốn quản lý” và “khả năng thực sự quản lý”.

Sản phẩm cần giúp người dùng:

• Ghi nhận thu chi trong lúc vận hành.
• Xem tiền mặt và số dư tài khoản.
• Theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
• Đối soát cuối ngày hoặc định kỳ.
• Kết nối đơn hàng và chứng từ.
• Chuyển dữ liệu hằng ngày thành đầu ra sẵn sàng cho tuân thủ.

Lộ trình sản phẩm bắt đầu từ giá trị gần nhất

Nghiên cứu đề xuất một lộ trình gồm ba giai đoạn. Trình tự được xây dựng theo nguyên tắc: giải quyết áp lực hằng ngày trước, củng cố chất lượng dữ liệu sau và chỉ triển khai những quy trình tuân thủ nặng hơn khi người dùng đã có nền tảng ghi chép ổn định.

Giai đoạn 1: Giảm cú sốc dòng tiền với thay đổi hành vi tối thiểu

Giai đoạn đầu tập trung vào những tính năng có thể mang lại giá trị ngay mà không buộc người dùng thay đổi hoàn toàn thói quen:

• Hiển thị trạng thái tiền hôm nay.
• Cảnh báo số dư thấp và khoản sắp đến hạn.
• Ước tính tác động trước khi nhập thêm hàng.
• Danh sách các khoản phải thu theo thời gian.
• Nhắc công nợ qua tin nhắn.
• Ghi nhận thu chi trong vài thao tác.
• Tạo bản nháp giao dịch bằng ảnh hoặc giọng nói.
• Phân quyền cơ bản và lịch sử chỉnh sửa.

Mục tiêu không phải yêu cầu người dùng làm kế toán đầy đủ ngay lập tức, mà giúp họ nhìn rõ tình trạng hiện tại và giảm nguy cơ thiếu hụt.

Giai đoạn 2: Thu hẹp khoảng trống dữ liệu

Khi hành vi ghi chép ban đầu đã hình thành, sản phẩm có thể hỗ trợ nâng chất lượng thông tin thông qua:

• Gợi ý phân loại dựa trên lịch sử.
• Hộp giao dịch chưa phân loại.
• Quy trình kiểm tra nhanh hằng tuần.
• Đối soát tập trung vào những điểm bất thường.
• Tóm tắt lợi nhuận và chi phí.
• Dự báo dòng tiền bảy ngày.
• Hướng dẫn ngắn ngay tại thời điểm người dùng gặp khó khăn.

Giai đoạn này giải quyết sự đánh đổi giữa độ chính xác và công sức: người dùng có thể bắt đầu đơn giản, sau đó từng bước hoàn thiện dữ liệu.

Giai đoạn 3: Sẵn sàng tuân thủ và tiếp cận tài chính

Khi dữ liệu nền đã đủ ổn định, FinanBook có thể phát triển các lớp hỗ trợ sâu hơn:

• Trung tâm sẵn sàng thuế và hóa đơn điện tử.
• Checklist và thanh tiến độ.
• Giải thích quy định theo từng loại hình kinh doanh.
• Xuất báo cáo phục vụ kế toán hoặc kê khai.
• Cảnh báo dữ liệu thiếu hoặc không nhất quán.
• Hồ sơ dòng tiền có thể chia sẻ với đối tác tài chính.
• Bộ hồ sơ chuẩn bị vay.
• Quyền riêng tư và cơ chế phê duyệt nhiều người.

Việc ưu tiên dòng tiền và nhập liệu ít ma sát trước giúp tạo ra giá trị tức thời, đồng thời xây dựng nền dữ liệu cần thiết cho tuân thủ và tiếp cận vốn ở các giai đoạn tiếp theo.

Từ giả thuyết nghiên cứu đến thay đổi được người dùng cảm nhận

Sau khi FinanBook được triển khai, một khảo sát đánh giá với 133 người dùng được thực hiện nhằm ghi nhận trải nghiệm và những thay đổi mà họ cảm nhận.

Báo cáo nhấn mạnh rằng đây là các kết quả mô tả sau khi tiếp xúc với sản phẩm, dựa trên dữ liệu tự báo cáo. Vì vậy, những con số này không được xem là bằng chứng kết luận về quan hệ nhân quả. Chúng cần được đối chiếu thêm với dữ liệu hành vi trong ứng dụng và theo dõi trong thời gian dài hơn.

Dù vậy, các tín hiệu ban đầu cho thấy người dùng đã nhận được giá trị rõ ràng.

Khả năng nhìn rõ dòng tiền và mức độ phù hợp cao

Khả năng nhìn rõ tình trạng tiền được đánh giá trung bình 4,38/5. Mức độ phù hợp giữa FinanBook và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp đạt 4,15/5.

Khả năng giới thiệu sản phẩm đạt 8,20/10, trong khi mức giảm căng thẳng được đánh giá 7,20/10. Những kết quả này cho thấy sản phẩm có thể giúp giảm tải nhận thức trong việc theo dõi tiền, công nợ và sổ sách.

Áp lực thiếu tiền được cải thiện với phần lớn người tham gia

79,7% cho biết số ngày thiếu tiền đã giảm, trong đó 48,1% ghi nhận giảm đáng kể và 31,6% ghi nhận giảm nhẹ.

Tuy nhiên, 10,5% không nhận thấy thay đổi và 9,8% cho biết tình trạng trở nên xấu hơn.

Kết quả này cần được diễn giải thận trọng. Việc nhìn rõ dòng tiền có thể giúp nhiều người dự báo và phản ứng sớm hơn, nhưng tình trạng thanh khoản vẫn chịu tác động từ mùa vụ, hành vi thanh toán của khách hàng, điều kiện của nhà cung cấp và các yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát của sản phẩm.

Ghi chép hằng ngày trở nên dễ dàng hơn

85,7% người tham gia cảm thấy việc ghi chép hằng ngày trở nên dễ hơn. Đồng thời, 81,2% cho biết họ giảm tình trạng quên hoặc bỏ sót các khoản chi nhỏ.

Đây là nhóm kết quả rõ nét nhất, phù hợp với giả thuyết rằng quy trình có cấu trúc và các lời nhắc đúng thời điểm có thể giảm lỗi bỏ sót và hạ thấp rào cản duy trì sổ sách.

Khả năng nhìn rõ công nợ được cải thiện

Mức độ rõ ràng về các khoản phải thu đạt trung bình 4,24/5. Điều này cho thấy FinanBook đang thực hiện tốt vai trò tập trung và hiển thị thông tin công nợ.

Tuy nhiên, kết quả thu hồi thực tế có thể cần nhiều thời gian hơn để thay đổi. Người dùng vẫn cần các cơ chế “chặng cuối” như mẫu nhắc nợ, lên lịch theo dõi, ghi nhận thanh toán và gợi ý hành động.

Lo lắng về thuế giảm, nhưng hành động chuẩn bị còn hạn chế

72,9% cho biết mức độ lo lắng liên quan đến thuế và hóa đơn đã giảm. Tuy nhiên, chỉ 10,5% báo cáo rằng họ đã thực sự chuẩn bị hồ sơ cho kế toán hoặc công việc thuế.

Khoảng cách này đặc biệt quan trọng. Nó cho thấy sự tự tin có thể cải thiện trước khi hành vi hoàn tất xuất hiện.

Người dùng có thể cảm thấy bớt lo nhờ nhìn thấy dữ liệu rõ ràng hơn, nhưng để chuyển từ “tôi hiểu và cảm thấy sẵn sàng hơn” sang “tôi đã hoàn thành công việc”, sản phẩm vẫn cần quy trình đầu-cuối rõ ràng hơn:

• Checklist chuẩn bị.
• Hướng dẫn theo từng bước.
• Xuất hồ sơ trực tiếp.
• Kiểm tra dữ liệu còn thiếu.
• Kết nối với quy trình hóa đơn điện tử.

Người dùng ghi nhận giá trị về thời gian

30,1% người tham gia ước tính tiết kiệm từ một đến hai giờ mỗi tuần. 27,8% tiết kiệm từ 30 đến 60 phút, 21,8% tiết kiệm từ 15 đến 30 phút và 8,3% tiết kiệm trên hai giờ.

Với một hộ kinh doanh có rất ít nguồn lực, thời gian tiết kiệm được không chỉ mang ý nghĩa về năng suất. Đó còn là khoảng thời gian có thể được sử dụng để bán hàng, chăm sóc khách, kiểm tra hàng hóa hoặc nghỉ ngơi sau một ngày vận hành.

Tiến bộ rõ ràng, nhưng vẫn còn những khoảng trống cần tiếp tục thu hẹp

Bên cạnh các kết quả tích cực, nghiên cứu chủ động ghi nhận những vấn đề chưa được giải quyết hoàn toàn:

• 30,8% vẫn cảm thấy việc ghi chép tốn thời gian.
• 30,1% chưa hoàn toàn tự tin về tình hình tiền mặt.
• 19,5% cho rằng khả năng theo dõi và nhắc công nợ chưa đủ mạnh.
• 18% vẫn gặp những ngày thiếu tiền.

Các kết quả này cho thấy giá trị của sản phẩm đã được hình thành, nhưng vẫn cần tiếp tục đơn giản hóa trải nghiệm cho một bộ phận người dùng.

Những ưu tiên tiếp theo gồm:

• Giảm số bước nhập liệu.
• Tăng khả năng tự động hóa.
• Chuyển số liệu thành gợi ý hành động.
• Hoàn thiện luồng nhắc và thu hồi công nợ.
• Kết nối liền mạch giữa ghi chép và tuân thủ.
• Hỗ trợ rõ hơn cho mô hình có nhiều người cùng quản lý tài chính.
• Phân tích sâu theo ngành nghề, quy mô và mức độ trưởng thành số.

Việc đánh giá trong tương lai cũng cần kết hợp dữ liệu tự báo cáo với dữ liệu hành vi như tỷ lệ ghi nhận trong ngày, mức độ hoàn tất đối soát, số giao dịch chưa phân loại và thời gian thu hồi công nợ.

Giá trị bền vững bắt đầu từ những hành động nhỏ có thể duy trì mỗi ngày

Toàn bộ hành trình nghiên cứu dẫn đến ba đòn bẩy cần tiếp tục được ưu tiên.

Thứ nhất là ổn định dòng tiền thông qua trạng thái tiền theo ngày và tuần, dự báo ngắn hạn, cảnh báo sớm và gợi ý hành động.

Thứ hai là nâng chất lượng ghi chép bằng cách làm cho việc nhập đúng ngay lúc phát sinh trở nên dễ dàng hơn việc ghi nhớ và xử lý sau.

Thứ ba là xây dựng sự tự tin về tuân thủ thông qua checklist, hướng dẫn từng bước và các đầu ra người dùng có thể trực tiếp sử dụng với kế toán hoặc trong quy trình hóa đơn điện tử.

Ba nhóm giải pháp này cùng giải quyết một hạn chế cốt lõi: người dùng chỉ có thể duy trì thói quen quản lý tài chính khi công cụ giảm tải nhận thức và trả lại giá trị đủ nhanh, đủ rõ ràng.

Những phát hiện của nghiên cứu cho thấy hộ kinh doanh không thiếu ý thức hay mong muốn quản lý tốt hơn. Họ đang vận hành trong điều kiện thời gian hạn chế, dòng tiền mỏng, dữ liệu phân mảnh và trách nhiệm tài chính được phân chia theo nhiều cách khác nhau.

Vì vậy, một sản phẩm phù hợp không nên bắt đầu bằng việc đưa toàn bộ sự phức tạp của kế toán vào một giao diện nhỏ hơn. Sản phẩm cần bắt đầu từ những câu hỏi gần nhất với người dùng:

• Hôm nay còn bao nhiêu tiền?
• Ai chưa thanh toán?
• Khoản nào sắp đến hạn?
• Tôi có thể nhập thêm hàng không?
• Tôi cần chuẩn bị gì tiếp theo?

Với FinanBook, mục tiêu không chỉ là số hóa việc ghi chép. Mỗi giao dịch được ghi nhận cần trở thành một phần của nền tảng tài chính đáng tin cậy hơn, giúp hộ kinh doanh nhìn rõ tình hình, chủ động trước rủi ro và tự tin hơn khi bước vào những yêu cầu quản lý mới.

Đó cũng là giá trị lớn nhất của một sản phẩm được xây dựng từ nghiên cứu: không yêu cầu người dùng thích nghi với một hệ thống phức tạp, mà đưa công nghệ đến gần hơn với cách họ thực sự sống, làm việc và ra quyết định.

---

Bài viết dựa trên báo cáo Customer Behavior Research do ideaLAB thực hiện cho Finan Pte Ltd, tháng 3/2026. Nghiên cứu được hỗ trợ một phần bởi Innovation Fund thuộc Strive Women – một chương trình Mastercard Strive do CARE dẫn dắt.

Xem đầy đủ Report tại đây: Innovation Fund Research – Full report TO SEND.pdf

Về Finan và Sổ Bán Hàng. Finan Pte Ltd là doanh nghiệp sứ mệnh, do những người tiên phong thương mại số Việt Nam sáng lập. Sản phẩm chủ lực Sổ Bán Hàng hiện phục vụ hơn 650.000 hộ kinh doanh, xử lý hơn 3 tỷ USD giao dịch mỗi năm. FinanBook là sản phẩm mới nhất, hướng đến hộ kinh doanh cần một công cụ ghi sổ đơn giản, sẵn sàng cho tuân thủ thuế 2026.

Về Strive Women. Strive Women là chương trình bốn năm do CARE dẫn dắt, được hỗ trợ bởi Mastercard Center for Inclusive Growth, tăng cường sức khỏe tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ do phụ nữ làm chủ tại Việt Nam, Pakistan và Peru. Chương trình áp dụng phương pháp thiết kế lấy phụ nữ làm trung tâm để cung cấp các sản phẩm tài chính và dịch vụ hỗ trợ được thiết kế riêng, đặt mục tiêu tiếp cận hơn 6 triệu doanh nhân vào năm 2027.