Giải 5 bài toán khó của hộ kinh doanh khi áp dụng luật Thuế mới

Từ việc mua máy tính tiền đến dùng phần mềm xuất hóa đơn điện tử, hàng loạt thay đổi đang khiến hộ kinh doanh nhỏ lẻ cảm thấy “ngợp” trong giai đoạn chuyển đổi thuế mới. Không chỉ là chi phí tăng, mà còn là nỗi lo bị kiểm tra, bị truy thu thuế trong quá khứ, và dòng tiền cạn kiệt nếu không chuẩn bị kịp thời. Kinh doanh không chỉ là bán được hàng, mà còn là giữ được tiền và làm đúng luật trong thời kỳ số hóa.

Trong bài viết này, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu 5 bài toán khó mà hộ kinh doanh đang gặp phải và giải pháp để chủ kinh doanh vượt qua thời kỳ thuế một cách chủ động và hiệu quả.

>> Mời bạn xem thêm:

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để đáp ứng Nghị định 70 về xuất HĐĐT từ máy tính tiền?

Tài khoản hộ kinh doanh là gì? 5 lí do thuyết phục nên tạo tài khoản HKD trước 2026

Hộ kinh doanh có cần làm báo cáo thuế không? Hướng dẫn làm báo cáo thuế dành chi tiết cho HKD

Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử

Áp dụng Thuế mới – Vừa là cơ hội, vừa là nỗi lo của hộ kinh doanh

Từ năm 2025, quy định mới yêu cầu nhiều hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, ghi nhận doanh thu thực tế và nộp thuế theo quy định rõ ràng. Đây là bước đi quan trọng hướng tới quản lý thuế minh bạch, hiện đại hóa hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, việc chuyển từ mô hình kinh doanh “thủ công” sang hệ thống số hoá khiến chủ hộ kinh doanh bối rối: chi phí tăng, dòng tiền khó kiểm soát, áp lực pháp lý đè nặng, và đặc biệt là nỗi lo hụt tiền cuối tháng khi thuế không còn là con số “khoán cố định”.

Nếu chủ kinh doanh đang cảm thấy “ngợp” trong giai đoạn chuyển đổi này, hãy cùng điểm qua 5 bài toán hóc búa mà hộ kinh doanh thường gặp khi tuân thủ luật thuế mới và quan trọng hơn là việc tìm ra giải pháp phù hợp để dòng tiền vẫn chảy đều, kinh doanh không gián đoạn.

>> Mời bạn xem thêm: Tư vấn chọn bộ máy tính tiền mã vạch theo từng mô hình kinh doanh

5 Bài toán khó của hộ kinh doanh khi áp dụng luật Thuế mới

1. Chi phí chuyển đổi cao, sợ không đáp ứng được

Việc chuyển sang tuân thủ các quy định thuế mới kéo theo nhiều chi phí phát sinh mà trước đây hộ kinh doanh không phải đối mặt.

Thay vì chỉ ghi chép bằng sổ tay hay tính toán thủ công, giờ đây hộ kinh doanh cần đầu tư vào các công cụ và dịch vụ mới như:

• Máy tính tiền hoặc thiết bị kết nối phần mềm hóa đơn
• Phần mềm xuất hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế
• Dịch vụ kế toán hoặc thuê ngoài để hỗ trợ kê khai, báo cáo thuế
• Các khoản chi gián tiếp như giấy in, phí sử dụng phần mềm, đường truyền internet ổn định phục vụ việc nhập liệu

Tổng chi phí này có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy quy mô và cách thức triển khai. Với các hộ có dòng tiền hạn chế hoặc chưa từng lập ngân sách rõ ràng, áp lực tài chính sẽ đến ngay trong những tháng đầu tiên.

Khi các khoản chi tuân thủ chiếm tỷ trọng lớn, số tiền mặt còn lại trong tháng để phục vụ hoạt động kinh doanh như nhập hàng, trả công lao động, hoặc xử lý chi phí phát sinh sẽ bị giảm đáng kể. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì vận hành ổn định, đặc biệt trong giai đoạn đầu chuyển đổi.

Giải pháp đề xuất

Để giảm bớt áp lực chi phí ban đầu, hộ kinh doanh nên ưu tiên lựa chọn các gói phần mềm trọn gói, tích hợp nhiều chức năng như quản lý bán hàng, xuất hóa đơn và theo dõi dòng tiền. Việc sử dụng một nền tảng duy nhất không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp tối giản thao tác vận hành, tránh tình trạng phân mảnh dữ liệu khi thuê từng dịch vụ riêng lẻ.

Một trong những lựa chọn phù hợp với hộ kinh doanh hiện nay là phần mềm Sổ Bán Hàng. Nền tảng cung cấp giải pháp toàn diện từ quản lý đơn hàng, theo dõi tồn kho, đến xuất hóa đơn điện tử đạt chuẩn quy định.

Chỉ hơn 100.000 VND/ tháng, chủ kinh kinh doanh đã có thể sở hữu phần mềm bán hàng hiện đại cùng chức năng xuất HĐĐT trên một thiết bị di động nhỏ gọn, giúp việc quản lý hóa đơn trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian và bảo mật tuyệt đối. Sổ Bán Hàng không chỉ dễ cài đặt mà còn dễ sử dụng – kể cả với người chưa quen công nghệ. Sổ Bán Hàng đã phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo,… nhằm cung cấp cho chủ kinh doanh các ưu điểm nổi bật như:

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi đăng ký Sổ Bán Hàng lần đầu tiên. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

2. Lo sợ bị kiểm tra và truy thu thuế trong quá khứ

Nỗi lo ngại lớn nhất hiện nay của hộ kinh doanh là nguy cơ bị cơ quan thuế kiểm tra hàng hóa, kiểm đếm tồn kho và đối chiếu với doanh thu đã khai báo. Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn chưa có thói quen quản lý tồn kho bài bản, việc nhập – xuất hàng phần lớn dựa trên ghi nhớ cá nhân hoặc sổ sách ghi tay không đầy đủ. Điều này dễ dẫn đến tình trạng số liệu thiếu nhất quán, không đủ căn cứ chứng minh lượng hàng hóa đang có hoặc đã bán.

Nếu cơ quan chức năng phát hiện sự chênh lệch lớn giữa lượng hàng tồn kho thực tế và doanh thu đã kê khai, hộ kinh doanh có thể bị đặt nghi vấn về việc khai thiếu doanh thu. Nghiêm trọng hơn, những trường hợp không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa có thể bị truy thu thuế cho cả giai đoạn trước đó, kèm theo các khoản xử phạt chậm nộp. Đây là lý do khiến nhiều chủ hộ cảm thấy áp lực và lựa chọn tạm ngừng kinh doanh để tránh rủi ro phát sinh.

Giải pháp đề xuất

Để chủ động ứng phó với tình huống này, điều cần thiết là xây dựng một hệ thống quản lý hàng hóa minh bạch, có số liệu đầy đủ và dễ dàng truy xuất khi cần. Việc sử dụng phần mềm quản lý tồn kho sẽ giúp hộ kinh doanh theo dõi chính xác lượng hàng nhập – xuất – tồn, tránh nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình vận hành.

Trong số các giải pháp hiện có, Sổ Bán Hàng là nền tảng phù hợp với mô hình hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nhờ vào khả năng tích hợp giữa quản lý đơn hàng, tồn kho và xuất hóa đơn điện tử. Toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ tập trung và bảo mật, cho phép chủ hộ dễ dàng kiểm tra báo cáo, xuất file khi cần giải trình với cơ quan thuế.

3. Nỗi lo hóa đơn đầu vào khi việc bãi bỏ thuế khoán có hiệu lực

Khi hộ kinh doanh bắt buộc áp dụng kê thai thuế từ năm 2026, để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, các khoản chi tiêu cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đi kèm. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn nhập hàng từ các nguồn không chính thức, không có hóa đơn hoặc chỉ giao dịch bằng giấy tay, chuyển khoản cá nhân.

Hệ quả là toàn bộ phần chi phí đầu vào này không được công nhận khi kê khai thuế, dù thực tế đã phát sinh. Điều này dẫn đến thu nhập tính thuế bị tính cao hơn so với lợi nhuận thực tế, khiến số thuế phải nộp tăng đáng kể. Về mặt dòng tiền, khoản thuế tăng thêm này trở thành một gánh nặng lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì vốn lưu động cho hoạt động kinh doanh thường ngày.

Giải pháp đề xuất

Để tránh tình trạng bị thiệt thòi trong quá trình tính thuế, hộ kinh doanh cần chủ động thay đổi phương thức mua hàng và quản lý chi phí. Cụ thể:

• Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có xuất hóa đơn đầy đủ, kể cả trong trường hợp giá mua cao hơn một chút so với nguồn không chính thức. Việc này giúp đảm bảo chi phí đầu vào được công nhận khi kê khai thuế, từ đó giảm thiểu nghĩa vụ thuế phải nộp.
• Tận dụng tối đa các khoản chi phí có hóa đơn hợp lệ khác, chẳng hạn như:
  • Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, internet
  • Chi phí vận chuyển hàng hóa
  • Dịch vụ hỗ trợ kinh doanh (quảng cáo, tư vấn, phần mềm…)

Việc tích hợp và lưu trữ đầy đủ những hóa đơn này không chỉ hỗ trợ cho mục tiêu khấu trừ chi phí mà còn góp phần xây dựng hồ sơ tài chính rõ ràng, minh bạch.

4. Khó kiểm soát thuế kê khai

Trong mô hình thuế khoán trước đây, hộ kinh doanh thường chỉ phải nộp một mức thuế cố định hàng tháng hoặc quý, được ấn định dựa trên ước tính doanh thu. Việc này giúp chủ hộ kinh doanh dễ dàng dự đoán khoản tiền cần chuẩn bị, từ đó cân đối dòng tiền một cách tương đối ổn định.

Tuy nhiên, khi áp dụng cơ chế khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế phát sinh, nhiều hộ kinh doanh bắt đầu gặp khó khăn trong việc kiểm soát nghĩa vụ thuế. Đặc biệt trong các thời điểm cao điểm bán hàng (như dịp lễ, Tết hoặc mùa cao nhu cầu), doanh thu tăng nhanh nhưng nếu không trích lập trước phần thuế phải nộp, chủ hộ dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt tiền mặt vào cuối kỳ.

Thực tế ghi nhận không ít trường hợp chủ hộ chỉ tập trung bán hàng, thu tiền và tái đầu tư nhập hàng mà quên mất rằng phần thuế phải nộp cũng đang tăng tỷ lệ thuận theo doanh thu. Khi đến thời hạn kê khai, con số thuế thực phải nộp lớn hơn nhiều so với dự tính, dẫn đến áp lực tài chính đột ngột và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động kinh doanh.

Giải pháp đề xuất

Để tránh rơi vào tình trạng bị động trong việc kê khai và nộp thuế, hộ kinh doanh nên thay đổi tư duy quản lý dòng tiền theo hướng chủ động và tự động hóa hơn. Cụ thể:

• Trích lập trước phần thuế phải nộp theo một tỷ lệ cố định ngay khi phát sinh doanh thu. Đây là nguyên tắc quan trọng giúp tách biệt dòng tiền phục vụ kinh doanh với dòng tiền dành cho nghĩa vụ thuế, từ đó hạn chế tình trạng “thâm hụt bất ngờ”.
• Lập báo cáo doanh thu và dòng tiền định kỳ, ít nhất mỗi tuần, để nắm rõ hiệu suất kinh doanh và kiểm soát kịp thời các khoản cần nộp. Báo cáo không chỉ phục vụ mục tiêu tuân thủ thuế, mà còn là công cụ quản trị tài chính hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

5. Khó kiểm soát chi phí phát sinh

Trong quá trình vận hành hằng ngày, hộ kinh doanh phải chi trả cho rất nhiều khoản chi phí nhỏ lẻ. Đây có thể là tiền ship từng đơn hàng, chi phí đóng gói, nguyên vật liệu mua gấp, tiền điện thoại, tiền thưởng hoặc hỗ trợ nhân viên, thậm chí là chi phí đi lại khi lấy hàng. Mỗi khoản có giá trị không lớn, nhưng khi cộng dồn theo ngày, theo tuần, con số có thể lên tới vài triệu đồng – đủ để làm thay đổi toàn bộ bức tranh lợi nhuận thực tế.

Điểm chung ở các chi phí phát sinh này là thường không được ghi chép kịp thời, hoặc bị bỏ qua vì cho rằng “không đáng kể”. Điều này dẫn đến hai hệ quả nghiêm trọng:

• Dòng tiền âm thầm thất thoát: Chủ hộ nhìn vào doanh thu thấy cao, nhưng khi cần chi trả cuối tháng thì “không thấy tiền đâu”. Nguyên nhân không phải vì kinh doanh không có lãi, mà vì phần chi phí phát sinh này đã bào mòn lợi nhuận từ lúc nào không hay.
• Không biết rõ mình đang lời hay lỗ: Thiếu hệ thống ghi nhận chi phí đồng nghĩa với việc không thể lập báo cáo tài chính nội bộ đúng thực tế. Chủ hộ không có căn cứ để đánh giá hiệu quả kinh doanh, cũng không thể điều chỉnh giá bán hay chi tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế.

Giải pháp đề xuất

Để kiểm soát hiệu quả các khoản chi phát sinh, hộ kinh doanh cần chuyển từ thói quen “ghi nhớ trong đầu” sang thói quen “ghi chép có hệ thống”. Cụ thể:

• Ghi lại mọi khoản chi ngay thời điểm phát sinh, kể cả những khoản nhỏ vài nghìn đồng. Việc ghi đều đặn không chỉ giúp tổng hợp dễ dàng cuối tháng, mà còn tạo ý thức kiểm soát tài chính trong vận hành hằng ngày.
• Tạo báo cáo lãi – lỗ định kỳ để phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Những báo cáo này không chỉ giúp xác định sản phẩm nào mang lại lợi nhuận tốt, mà còn giúp phát hiện các khoản chi không hiệu quả để điều chỉnh kịp thời.

>> Mời bạn xem thêm: Tăng lợi nhuận và giảm thất thoát với máy tính tiền bida thông minh

Giải đủ 5 bài toán: Hộ kinh doanh nhận được gì?

Không phải ai cũng bắt đầu kinh doanh với đầy đủ kiến thức về thuế hay kế toán. Khi phải đối mặt với hàng loạt thủ tục mới – hóa đơn điện tử, khai thuế doanh thu thật, kiểm soát tồn kho – cảm giác lo lắng, không biết bắt đầu từ đâu là điều hoàn toàn dễ hiểu.

Vì mọi quy định thay đổi quá nhanh và thủ tục Thuế phực tạp trong khi chủ kinh doanh phải xoay xở đủ việc mỗi ngày nên sẽ trở nên “rụt rè” trước mọi điều liên quan đến Thuế và chuyển đổi. Chính vì hiểu rõ điều đó, ứng dụng Sổ Bán Hàng luôn đồng hành bằng cách cung cấp giải pháp, giúp chủ kinh doanh từng bước vượt qua giai đoạn chuyển đổi này.

• Dòng tiền được kiểm soát rõ ràng: Mọi khoản thu – chi đều được ghi nhận kịp thời, giúp hộ kinh doanh không còn rơi vào tình trạng mất kiểm soát dòng tiền. Thay vì cảm giác “bán cả tháng nhưng không biết tiền đi đâu”, chủ kinh doanh sẽ nắm rõ mình còn bao nhiêu tiền mặt, cần chi cho những gì và có thể chủ động lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn.

• Minh bạch về chứng từ và hàng hóa: Khi hệ thống hóa đơn điện tử, quản lý kho – nhập – xuất hàng được vận hành đúng cách, hộ kinh doanh sẽ có đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, doanh thu và chi phí. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp chủ hộ yên tâm hơn nếu có kiểm tra, đối chiếu hoặc quyết toán thuế.

• Thuế được kê khai và nộp đúng: Việc ghi nhận đầy đủ doanh thu và chi phí hợp lệ giúp tính toán thuế sát với thực tế, tránh tình trạng nộp thiếu dẫn đến bị xử phạt, hoặc nộp thừa gây lãng phí. Khi mọi nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng và đủ, hộ kinh doanh sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý trong tương lai.

• Quản lý tài chính hiệu quả hơn: Khi có số liệu cụ thể về lãi – lỗ theo ngày, theo tuần, chủ kinh doanh có thể phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng mặt hàng, thời điểm và chi phí vận hành. Điều này là cơ sở để đưa ra các quyết định kịp thời, điều chỉnh chiến lược giá bán, nhập hàng hoặc cắt giảm chi tiêu không hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng sinh lời.

Những thay đổi ban đầu có thể gây khó khăn, nhưng nếu được triển khai đúng cách, chúng sẽ giúp hộ kinh doanh xây dựng được nền tảng vững chắc, tự tin phát triển trong môi trường ngày càng minh bạch và cạnh tranh.

>> Mời bạn xem thêm: Đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử nhanh gọn: 4 bước đơn giản chủ kinh doanh cần biết!

Sổ Bán Hàng đồng hành cùng hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi

Sổ Bán Hàng thấu hiểu rằng việc chuyển sang mô hình kê khai thuế và hóa đơn điện tử không chỉ là thay đổi về thủ tục, mà còn là sự thay đổi toàn diện trong cách vận hành, quản lý tài chính và kiểm soát dòng tiền. Những băn khoăn về chi phí, nỗi lo truy thu, sự thiếu kiểm soát trong báo cáo hay việc không biết rõ lời lỗ là vấn đề chung của rất nhiều hộ kinh doanh hiện nay.

Chính vì vậy, Sổ Bán Hàng không chỉ cung cấp công cụ công nghệ hỗ trợ xuất hóa đơn hay quản lý bán hàng, mà còn liên tục cập nhật các hướng dẫn, nội dung chuyên môn, thông qua việc tổ chức các buổi webinar giúp giải đáp và hỗ trợ hộ kinh doanh hiểu đúng, chuyển đổi đúng và làm đúng trong bối cảnh chính sách thuế đang thay đổi nhanh chóng.

Mời chủ kinh doanh xem lại nội dung webinar “Kiến thức thuế & Hóa đơn điện tử cho Hộ kinh doanh cập nhật 2025”:

Và webinar “Chuyển đổi đúng – Tối ưu nhanh: Nghị định 70 & Giải pháp số cho hộ kinh doanh“:

Đặc biệt, vào ngày 10/07/2025 tới đây, Sổ Bán Hàng sẽ hợp tác cùng Sáng kiến Hỗ trợ Phụ nữ Khởi nghiệp và Kinh doanh (WISE), Tổ chức Women’s World Banking và Ngân hàng SeABank để tổ chức Webinar “Hộ kinh doanh vững dòng tiền & Chuyển mình đón thuế mới” nhằm giúp hộ kinh doanh:

• Hiểu rõ tác động của luật thuế mới đến dòng tiền

• Thời điểm thích hợp để dùng đòn bẩy tài chính

• Giải đáp vướng mắc 1:1 trực tiếp cùng chuyên gia Thuế ngay trong webinar.

Thông tin Webinar “Hộ kinh doanh vững dòng tiền & Chuyển mình đón thuế mới”:

• HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ
• Thời gian: 19h30 – 21h30, Thứ 5 – 10/07/2025
• Nền tảng: Online qua Zoom và Livestream trên Fanpage của WISE

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền quét mã vạch là gì? Lợi ích và cách chọn phù hợp

Quét mã tính tiền cho cửa hàng: Tăng tốc bán hàng, giảm thiểu sai sót

Đề xuất giảm 2% thuế VAT đến hết 2026 – “Cú đúp” kích cầu tiêu dùng, hộ kinh doanh hưởng lợi!

Mẫu hóa đơn điện tử ngành bán lẻ: Đơn giản – chính xác – chuẩn Thuế