Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số từ cơ quan thuế không?
Không, HĐĐT chỉ bắt buộc có chữ ký số của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã; hóa đơn không mã chỉ cần chữ ký số của hộ kinh doanh.
Nhiều hộ kinh doanh khi mới sử dụng hóa đơn điện tử thường thắc mắc: “Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số của cơ quan thuế không?” Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào hóa đơn cần có chữ ký số của cơ quan thuế, và cách để hóa đơn vẫn hợp lệ – dù không có chữ ký số từ cơ quan thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Ngày tốt mở cửa hàng khai trương tháng 11 năm 2025: Chọn ngày đẹp mở hàng kinh doanh thuận lợi
Tử vi tháng 11/2025: Tý Sửu nhiều biến động, Thân thử thách, Mùi ổn định
Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số từ cơ quan thuế không?
Câu trả lời là không bắt buộc tất cả hóa đơn điện tử đều phải có chữ ký số của cơ quan thuế.
Theo quy định hiện hành, chỉ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mới cần được ký số bởi cơ quan thuế. Với hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sẽ tự ký số bằng chứng thư số được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền trước khi gửi cho khách hàng.
Việc có hay không chữ ký số từ cơ quan thuế phụ thuộc vào mô hình phát hành hóa đơn mà đơn vị đăng ký sử dụng.
Phân biệt 2 loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua.
- Mỗi hóa đơn đều có mã xác thực và chữ ký số của cơ quan thuế, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
- Thường áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ, doanh nghiệp vừa hoặc mới thành lập.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp tự lập, tự ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Phù hợp với đơn vị có hạ tầng công nghệ ổn định và tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế.
- Không cần cơ quan thuế cấp mã hoặc ký số, nhưng vẫn phải có chữ ký số của doanh nghiệp để hợp lệ.
Khi nào hóa đơn cần có chữ ký số của cơ quan thuế?
Hóa đơn chỉ bắt buộc có chữ ký số của cơ quan thuế trong các trường hợp:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp/hộ kinh doanh thuộc nhóm được yêu cầu áp dụng loại hóa đơn này (theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC).
Ngược lại, nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, thì chỉ cần chữ ký số của chính doanh nghiệp hoặc cá nhân phát hành.
Cách đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ dù không có chữ ký số của cơ quan thuế
- Đảm bảo chứng thư số hợp lệ: Ký số bằng chứng thư số được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn: Giúp đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế, đảm bảo định dạng và bảo mật đúng quy định.
- Kiểm tra mã định danh hóa đơn: Dù không có chữ ký số từ cơ quan thuế, vẫn có thể tra cứu thông tin trên hệ thống để đảm bảo tính hợp lệ.
Giải pháp từ phần mềm Sổ Bán Hàng
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Tóm lại, không phải hóa đơn điện tử nào cũng bắt buộc phải có chữ ký số của cơ quan thuế. Việc này chỉ áp dụng cho hóa đơn có mã, còn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không mã chỉ cần chữ ký số hợp lệ của chính mình là đủ.
