Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những khoản chi phí nào trước khi vận hành?
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị các khoản chi phí vận hành HKD như GPKD, BHXH, hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng, nhân sự và thiết bị ban đầu.
Khi bắt đầu kinh doanh, việc chuẩn bị đầy đủ các khoản chi phí vận hành HKD là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, hợp pháp và tuân thủ quy định thuế. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ tổng hợp chi tiết các khoản chi phí cơ bản mà hộ kinh doanh cần nắm rõ, từ giấy phép kinh doanh, bảo hiểm xã hội, đến phần mềm hóa đơn, phần mềm quản lý bán hàng và các chi phí vận hành khác.
>> Mời bạn xem thêm:
Dừng thuế khoán từ 2026: Hộ kinh doanh có bị truy thu thuế không?
Hộ kinh doanh cần biết những gì khi bắt đầu kê khai thuế?
Cách trang trí Noel: Nhà, văn phòng, lớp học, quán cafe, cửa hàng
Cách để kiểm soát và quản lý tất cả hóa đơn điện tử đã phát hành là gì?
Khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, có cần báo với cơ quan thuế không?
Đăng ký Giấy phép kinh doanh (GPKD)
- Lệ phí cấp GPKD: Khoảng 100.000 đồng.
- Dịch vụ bên ngoài: Nếu thuê dịch vụ đăng ký, chi phí có thể dao động từ 100.000 – 1.500.000 đồng, tùy khu vực và đơn vị thực hiện.
- Đây là chi phí bắt buộc để hộ kinh doanh có thể hoạt động hợp pháp và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Mức đóng tối thiểu: Khoảng 585.000 đồng/tháng (theo quy định BHXH bắt buộc).
- Áp dụng cho người lao động hoặc chủ hộ kinh doanh nếu tham gia BHXH tự nguyện.
- BHXH giúp bảo vệ quyền lợi cho người lao động và đảm bảo tính hợp pháp của các hoạt động kinh doanh.
Phần mềm hóa đơn & chữ ký số (CKS)
- Chữ ký số: Chi phí dao động từ 500.000 – 1.650.000 đồng/năm, tùy loại và nhà cung cấp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: Có thể được tặng kèm khi mua chữ ký số hoặc mua riêng với giá 500.000 – 1.000.000 đồng/năm.
- Việc sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử là bắt buộc từ năm 2026, giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định về hóa đơn và quản lý thuế hiệu quả.
Phần mềm bán hàng
- Chi phí: Từ 89.000 đồng/tháng.
- Phần mềm bán hàng giúp quản lý đơn hàng, doanh thu, kho hàng và tránh sai sót trong việc ghi chép thủ công.
Thuê kế toán riêng (nếu cần)
- Chi phí: Khoảng 7.000.000 – 10.000.000 đồng/tháng, tùy quy mô kinh doanh và khu vực.
- Kế toán sẽ giúp hộ kinh doanh kê khai thuế, quản lý sổ sách, và tuân thủ đúng quy định thuế.
Các khoản chi phí khác cần chuẩn bị
- Lệ phí môn bài: Đây là khoản thuế hàng năm dựa vào doanh thu ước tính. Từ năm 2026, chính sách miễn giảm sẽ áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ.
- Chi phí khắc dấu và bảng hiệu: Khoảng 200.000 – 500.000 đồng cho khắc dấu và từ 500.000 – 1.500.000 đồng cho bảng hiệu.
- Chi phí thuê địa điểm kinh doanh: Tiền thuê mặt bằng, kho bãi, văn phòng tùy thuộc vào vị trí và diện tích.
- Chi phí trang thiết bị ban đầu: Mua sắm máy tính, nội thất văn phòng, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí thuê nhân sự: Bao gồm tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
- Chi phí liên quan đến hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Mua hóa đơn, dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chi phí kế toán và tư vấn thuế.
- Chi phí thanh toán không dùng tiền mặt: Khi mua sắm hàng hóa/dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán qua phương thức không dùng tiền mặt để hợp pháp hóa chứng từ.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các khoản chi phí vận hành HKD không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc để hoạt động kinh doanh phát triển hiệu quả. Đầu tư đúng cách vào các khoản chi phí cơ bản sẽ giúp quản lý tài chính minh bạch, tránh rủi ro về thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh thuận lợi ngay từ những bước đầu tiên.
>>Mời bạn xem thêm:
Sàn thương mại điện tử khấu trừ thuế thay người bán như thế nào? Người bán cần lưu ý gì?
Khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn sau khi đã phát hành thì phải xử lý như nào?
HKD doanh thu 200 triệu-1 tỷ: Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay chỉ cần ghi chép doanh thu?
Bộ tài chính đề xuất áp thuế trên lợi nhuận đối với Hộ kinh doanh thay vì tính theo doanh thu
Hướng dẫn thay thế, điều chỉnh hoá đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
