Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn điện tử có được trừ vào thuế không?
Các chi phí đầu vào như phần mềm, chữ ký số, phí duy trì hóa đơn điện tử đều được trừ vào thuế nếu có chứng từ hợp lệ.
Một trong những câu hỏi mà nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ quan tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử là: các khoản chi phí đầu vào như mua phần mềm, chữ ký số, hay phí khởi tạo hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý khi kê khai thuế hay không? Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về việc khấu trừ chi phí liên quan đến hóa đơn điện tử, cũng như hướng dẫn cách ghi nhận hợp lệ để tránh rủi ro thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
115+ Thắc mắc của Hộ kinh doanh về Thuế và HĐĐT được chuyên gia giải đáp tận tình
Hóa đơn điện tử có cần ký số không?
Các bước cần làm để kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn điện tử có được trừ vào thuế không?
Có. Theo Luật Thuế TNDN năm 2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các chi phí hợp lý, có chứng từ hợp pháp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (bao gồm phí khởi tạo, phí duy trì, phí chữ ký số, phí phần mềm hóa đơn điện tử) – được trừ khi tính thuế.
Điều kiện để chi phí được trừ vào thuế
Để được khấu trừ, các khoản chi liên quan đến hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện sau:
- Phát sinh thực tế trong quá trình sản xuất, kinh doanh của hộ hoặc doanh nghiệp.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp (hóa đơn điện tử hợp lệ, có mã số thuế, ký số, thông tin đầy đủ).
- Thanh toán không dùng tiền mặt với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), thay vì 5 triệu đồng với thuế GTGT đầu vào áp dụng riêng.
Các khoản chi phí được trừ phổ biến
Một số chi phí thường gặp mà hộ kinh doanh có thể hạch toán hợp lệ khi dùng hóa đơn điện tử gồm:
- Phí mua hoặc duy trì phần mềm hóa đơn điện tử.
- Phí chữ ký số dùng để ký hóa đơn.
- Chi phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Phí nâng cấp, bảo trì hệ thống hoặc dịch vụ tích hợp hóa đơn với phần mềm kế toán.
Cách hạch toán chi phí hợp lệ
- Lưu trữ hóa đơn điện tử gốc từ nhà cung cấp phần mềm.
- Ghi nhận chi phí quản lý hoặc chi phí dịch vụ trong sổ kế toán.
- Khi quyết toán thuế, đính kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để cơ quan thuế chấp thuận.
Giải pháp tối ưu với Sổ Bán Hàng
Đối với hộ kinh doanh nhỏ, việc quản lý chi phí hóa đơn điện tử thường phức tạp nếu dùng nhiều phần mềm khác nhau. Với Sổ Bán Hàng, bạn có thể:
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Giải pháp này giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Tóm lại, các khoản chi phí đầu vào liên quan đến hóa đơn điện tử được phép trừ vào chi phí tính thuế, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thanh toán đúng quy định. Việc quản lý đúng ngay từ đầu sẽ giúp hộ kinh doanh giảm rủi ro thuế, minh bạch tài chính và tối ưu lợi nhuận.
*Lưu ý: Khấu trừ chi phí đầu vào được áp dụng cho mô hình doanh nghiệp, còn đối với HKD thì thuế suất dựa trên doanh thu.
