Cách gửi hàng qua bưu điện: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
Cách gửi hàng qua bưu điện là giải pháp vận chuyển an toàn, tiết kiệm và phù hợp với mọi đối tượng – từ người bán hàng online đến doanh nghiệp nhỏ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình gửi hàng từ A đến Z, kèm theo mẹo đóng gói, theo dõi đơn hàng và tối ưu chi phí để bạn giao hàng hiệu quả nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Cung cấp thông tin xuất hoá đơn muộn có bị từ chối không? Giải đáp theo quy định mới nhất
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025
Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng
Vì sao nên chọn gửi hàng qua bưu điện?
Khi tìm hiểu cách gửi hàng qua bưu điện, nhiều người thắc mắc liệu đây có còn là phương án phù hợp trong thời đại của các đơn vị vận chuyển hiện đại như Giao hàng nhanh, Viettel Post hay J&T. Tuy nhiên, thực tế cho thấy bưu điện vẫn là lựa chọn đáng tin cậy cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhỏ nhờ vào hệ thống rộng khắp, dịch vụ đa dạng và chi phí hợp lý. Dưới đây là ba lý do nổi bật khiến nhiều người vẫn ưu tiên gửi hàng qua bưu điện.
Độ phủ rộng và độ tin cậy cao
Một trong những lợi thế nổi bật của bưu điện chính là mạng lưới phủ sóng rộng khắp từ thành thị đến vùng sâu, vùng xa. Với hơn 13.000 điểm giao dịch trên toàn quốc, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tiếp cận dịch vụ mà không cần phụ thuộc vào vị trí địa lý.
Dịch vụ đa dạng: chuyển phát thường, nhanh, EMS
Bưu điện cung cấp nhiều loại hình vận chuyển linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu gửi hàng của khách hàng:
- Chuyển phát thường (giao hàng tiêu chuẩn): Thời gian từ 3–7 ngày tùy theo khu vực, phù hợp với các đơn hàng không gấp, tiết kiệm chi phí.
- Chuyển phát nhanh (CPN): Rút ngắn thời gian giao hàng xuống còn 1–3 ngày, phù hợp với khách hàng cần nhận hàng sớm.
- Dịch vụ EMS (Express Mail Service): Đây là dịch vụ chuyển phát nhanh chất lượng cao, có thời gian giao hàng cam kết và được ưu tiên xử lý trong mọi khâu. EMS thường được sử dụng để gửi giấy tờ, hàng quan trọng, hoặc sản phẩm có giá trị cao.
Phí vận chuyển cạnh tranh
So với nhiều đơn vị vận chuyển tư nhân, cước phí gửi hàng qua bưu điện được đánh giá là khá cạnh tranh, đặc biệt là với các tuyến liên tỉnh hoặc vùng sâu, vùng xa. Bưu điện có chính sách ưu đãi về giá cho người gửi thường xuyên, doanh nghiệp, cũng như các hình thức gửi hàng có khối lượng lớn.
Gửi hàng online qua bưu điện như thế nào?
Hiện nay, việc kinh doanh online ngày càng phổ biến, kéo theo nhu cầu gửi hàng online cũng tăng mạnh. Trong số các lựa chọn vận chuyển, cách gửi hàng qua bưu điện vẫn được nhiều cá nhân và hộ kinh doanh nhỏ ưu tiên bởi tính an toàn, độ phủ rộng và giá cả hợp lý. Vậy gửi hàng online qua bưu điện như thế nào? Dưới đây là quy trình từng bước đơn giản, dễ thực hiện dành cho người mới bắt đầu.
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói đúng chuẩn
Trước khi gửi hàng, việc đầu tiên là chuẩn bị sản phẩm và đóng gói sao cho đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Bưu điện chấp nhận gửi đa dạng các loại hàng hóa, nhưng bạn cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng:
- Đóng gói chắc chắn: Sử dụng hộp carton, túi khí hoặc bọt xốp để bảo vệ hàng hóa bên trong, đặc biệt với hàng dễ vỡ như thủy tinh, đồ điện tử.
- Niêm phong kỹ càng: Dùng băng keo dán kín các cạnh, tránh tình trạng rách, bung trong quá trình vận chuyển.
- Ghi thông tin rõ ràng: Ghi tên, địa chỉ người gửi và người nhận trên nhãn ngoài gói hàng, nên in thay vì viết tay để tránh sai sót.
Ngoài ra, bạn cần kiểm tra hàng hóa có thuộc danh mục bị cấm vận chuyển hay không (ví dụ: chất dễ cháy nổ, vũ khí, thực phẩm tươi sống…) để đảm bảo tuân thủ quy định của bưu điện.
Bước 2: Điền phiếu gửi và lựa chọn dịch vụ
Sau khi chuẩn bị xong hàng hóa, bạn cần điền đầy đủ thông tin vào phiếu gửi hàng (có thể điền trực tiếp tại bưu cục hoặc online trên website/app của VNPost). Các thông tin cần thiết bao gồm:
- Họ tên, số điện thoại, địa chỉ người gửi và người nhận
- Mô tả hàng hóa (loại, số lượng, giá trị)
- Loại dịch vụ gửi: chuyển phát thường, chuyển phát nhanh hoặc EMS
- Yêu cầu dịch vụ bổ sung (nếu có): thu hộ COD, báo phát thành công, khai giá hàng hóa…
Đây là bước quan trọng giúp bưu điện phân loại và xử lý hàng hóa chính xác. Nếu không biết lựa chọn dịch vụ nào, bạn có thể nhờ nhân viên tư vấn phù hợp với thời gian và ngân sách của mình.
Bước 3: Đem hàng đến bưu cục hoặc gọi nhân viên đến lấy
Sau khi hoàn tất phiếu gửi, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách sau để gửi hàng:
- Đem hàng trực tiếp đến bưu cục gần nhất: Bưu cục VNPost có mặt tại hầu hết phường/xã trên cả nước, rất dễ tìm kiếm.
- Đăng ký lấy hàng tận nơi: Nếu bạn kinh doanh tại nhà hoặc gửi nhiều đơn hàng mỗi ngày, có thể đăng ký lấy hàng tận nơi qua tổng đài hoặc ứng dụng VNPost. Nhân viên bưu điện sẽ đến địa chỉ bạn đăng ký để nhận hàng trong khung giờ đã hẹn.
Việc gửi hàng online qua bưu điện như thế nào trở nên rất linh hoạt và thuận tiện nhờ vào dịch vụ lấy hàng tận nơi, đặc biệt hữu ích với người bán hàng online thường xuyên.
Bước 4: Theo dõi và xác nhận đơn hàng
Sau khi gửi hàng thành công, bạn sẽ nhận được mã vận đơn (mã bưu gửi). Hãy lưu lại mã này để:
- Tra cứu hành trình đơn hàng: Truy cập trang web VNPost hoặc ứng dụng để nhập mã vận đơn và theo dõi tình trạng giao hàng theo thời gian thực.
- Gửi mã cho khách hàng: Giúp họ chủ động theo dõi tiến độ nhận hàng.
- Xác nhận đã giao hàng: Sau khi đơn hàng được phát thành công, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái. Với đơn hàng COD, tiền thu hộ sẽ được chuyển khoản theo thời gian quy định của VNPost (thường 1–3 ngày làm việc).
Nếu có sự cố xảy ra như giao hàng trễ, không liên lạc được người nhận, hay bị hoàn hàng, bạn có thể liên hệ hotline của bưu điện hoặc đến bưu cục để được hỗ trợ nhanh chóng.
Cách gửi chuyển phát nhanh bưu điện
Trong số các dịch vụ vận chuyển được cung cấp bởi bưu điện, chuyển phát nhanh (CPN) là lựa chọn tối ưu cho những ai cần giao hàng đến tay người nhận trong thời gian ngắn. Nếu bạn đang tìm hiểu cách gửi hàng qua bưu điện, đặc biệt là loại hình chuyển phát nhanh, thì nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z giúp bạn gửi hàng hiệu quả, đúng quy trình và tiết kiệm thời gian.
Bước 1: Xác định loại hàng hóa phù hợp với chuyển phát nhanh
Không phải loại hàng nào cũng nên sử dụng chuyển phát nhanh. Dịch vụ này phù hợp nhất với:
- Hàng hóa cần giao gấp: tài liệu quan trọng, đơn hàng có cam kết thời gian giao hàng với khách.
- Hàng hóa có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ: giúp tối ưu chi phí vận chuyển.
- Sản phẩm có giá trị cao hoặc yêu cầu bảo mật.
Trước khi gửi, bạn cần đảm bảo hàng hóa không thuộc danh mục cấm gửi (vũ khí, chất lỏng dễ cháy, động vật sống, hàng giả mạo thương hiệu…) theo quy định của bưu điện.
Bước 2: Đóng gói kỹ lưỡng và khai báo rõ ràng
Việc đóng gói hàng hóa chuyển phát nhanh cần được thực hiện cẩn thận hơn thông thường để đảm bảo không ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển tốc độ cao:
- Dùng hộp carton cứng, bọc thêm lớp bảo vệ bên trong (xốp, mút, túi khí).
- Ghi rõ thông tin người gửi/người nhận, dán ở vị trí dễ nhìn.
- Đối với tài liệu, nên dùng bao thư chuyên dụng của EMS có dán tem niêm phong để bảo mật.
Ngoài ra, bạn cần khai báo đúng nội dung và giá trị hàng hóa, nhất là nếu chọn dịch vụ khai giá để được bồi thường trong trường hợp rủi ro.
Bước 3: Lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh phù hợp
Tại bưu điện, có hai dịch vụ chuyển phát nhanh phổ biến:
- CPN nội địa: Giao hàng trong 1–2 ngày làm việc tại các thành phố lớn; 2–4 ngày với các khu vực tỉnh/thành xa.
- EMS (Express Mail Service): Là dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hoặc nội địa cao cấp, đảm bảo thời gian, có mã theo dõi và mức độ ưu tiên cao.
Bạn có thể tham khảo biểu phí niêm yết hoặc sử dụng công cụ tính cước trên website của VNPost để chọn dịch vụ phù hợp với ngân sách và yêu cầu về thời gian.
Bước 4: Gửi hàng tại bưu cục hoặc đăng ký lấy tận nơi
Sau khi hoàn tất việc đóng gói và lựa chọn dịch vụ, bạn có thể:
- Đem hàng đến bưu cục EMS hoặc VNPost gần nhất, trình bày rõ yêu cầu gửi chuyển phát nhanh, nhân viên sẽ hỗ trợ kiểm tra, đóng dấu xác nhận và phát hành mã vận đơn.
- Hoặc sử dụng ứng dụng hoặc hotline để đăng ký lấy hàng tận nơi, áp dụng với khách hàng gửi thường xuyên, số lượng lớn hoặc không tiện di chuyển.
Dịch vụ chuyển phát nhanh thường có khung giờ xử lý riêng trong ngày, vì vậy bạn nên gửi trước giờ cắt chuyến để đảm bảo đơn được vận chuyển trong ngày.
Bước 5: Theo dõi đơn hàng chuyển phát nhanh
Sau khi gửi hàng, bạn sẽ được cung cấp mã vận đơn để theo dõi tình trạng giao hàng. Bạn có thể:
- Truy cập https://ems.com.vn hoặc https://vnpost.vn để tra cứu tiến độ.
- Gửi mã vận đơn cho khách hàng để họ theo dõi.
- Liên hệ tổng đài nếu cần hỗ trợ xử lý sự cố hoặc cập nhật trạng thái đơn hàng.
Trong hầu hết các trường hợp, hàng chuyển phát nhanh qua bưu điện sẽ đến nơi đúng hẹn, giúp người gửi và người nhận an tâm, nâng cao uy tín trong kinh doanh online.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững cách gửi hàng qua bưu điện một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Dù bạn mới kinh doanh online hay đã có hệ thống vận hành, việc hiểu rõ quy trình, lựa chọn dịch vụ phù hợp và áp dụng công cụ hỗ trợ sẽ giúp tối ưu chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng bền vững.