Các bước cần làm để kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Hộ kinh doanh cần thực hiện 5 bước: kiểm tra hóa đơn, tổng hợp dữ liệu, kê khai, nộp thuế và lưu trữ chứng từ đúng quy định.
Khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn lúng túng không biết phải kê khai thuế như thế nào để đúng quy định. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn các bước kê khai thuế đúng và đủ khi sử dụng hóa đơn điện tử, giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.
>> Mời bạn xem thêm:
Có thể in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ được không?
Nếu hệ thống hóa đơn điện tử bị lỗi, chủ hộ kinh doanh phải làm gì?
Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?
Bước 1: Chuẩn bị thông tin hóa đơn điện tử
Trước khi kê khai, hộ kinh doanh cần đảm bảo tất cả hóa đơn điện tử đã phát hành đều hợp lệ, có đầy đủ các thông tin:
- Mã số thuế, thông tin người bán – người mua.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Số tiền và thuế suất (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
Mẹo nhỏ: Bạn nên tải toàn bộ file XML hoặc PDF của hóa đơn về máy để tiện đối chiếu khi cần.
Bước 2: Tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã phát hành
Sau khi có đủ hóa đơn hợp lệ, bạn cần tổng hợp lại doanh thu, số tiền thuế (nếu có) trong kỳ kê khai.
- Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, chỉ cần kê khai doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế.
- Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ tự nguyện kê khai theo phương pháp khấu trừ, cần tổng hợp chi tiết các hóa đơn đầu ra – đầu vào.
Bước 3: Truy cập hệ thống Thuế điện tử
- Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký.
- Chọn “Khai thuế” → “Kê khai trực tuyến”, tải tờ khai phù hợp hoặc nộp file XML xuất từ phần mềm HTKK.
- Nhập dữ liệu hóa đơn, ký điện tử bằng chữ ký số và gửi tờ khai trực tiếp trên hệ thống.
Bước 4: Gửi tờ khai và nộp thuế
Khi hoàn tất kê khai, hệ thống sẽ hiển thị kết quả tạm tính số thuế phải nộp.
Bạn có thể nộp trực tuyến qua:
- Cổng Thuế điện tử (ETAX).
- Ngân hàng thương mại được kết nối với cơ quan thuế.
Lưu ý: Nên lưu lại biên lai nộp thuế điện tử để phục vụ tra cứu và đối chiếu sau này.
Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ chứng từ
Sau khi hoàn tất kê khai, hộ kinh doanh cần lưu lại:
- Bản sao kê khai thuế (file XML hoặc PDF).
- Danh sách hóa đơn điện tử liên quan.
- Biên lai nộp thuế.
Các chứng từ này phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định hiện hành.
Việc kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và minh bạch hơn trong quản lý. Khi nắm rõ các bước kê khai thuế và tuân thủ đúng quy định, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành nghĩa vụ thuế và vận hành kinh doanh hiệu quả, ổn định hơn.
