Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế?
Hoàn tất đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chỉ với 5 bước đơn giản trên cổng Tổng cục Thuế, áp dụng cho hộ và doanh nghiệp.
Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp mới khi chuyển sang hóa đơn điện tử thường bối rối: phải đăng ký ở đâu, nộp hồ sơ thế nào, và bao lâu thì được cấp phép sử dụng? Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định mới nhất, giúp bạn hoàn tất nhanh chóng, đúng chuẩn và tránh sai sót.
>> Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn điện tử có thay thế hóa đơn giấy hoàn toàn không?
Sổ Bán Hàng tối ưu trải nghiệm trên Máy tính bảng: Sang xịn – Mượt mà – Tiện lợi
Nếu hệ thống hóa đơn điện tử bị lỗi, chủ hộ kinh doanh phải làm gì?
Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện 5 bước đăng ký cơ bản sau:
- Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật
- Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Bước 3: Gửi tờ khai qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
- Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế
- Bước 5: Kích hoạt và sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật
- Có mã số thuế hợp lệ và đã đăng ký hoạt động kinh doanh.
- Có chữ ký số (token) hợp lệ do tổ chức cung cấp chứng thư số cấp.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận (ví dụ: phần mềm Sổ Bán Hàng, VNPT, Minvoice…).
Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Lập tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định tại Phụ lục của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Trong tờ khai, cần ghi rõ loại hóa đơn đăng ký sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (áp dụng cho hầu hết hộ, cá nhân kinh doanh).
- Hóa đơn điện tử không có mã (chỉ dành cho doanh nghiệp có đủ điều kiện hạ tầng CNTT).
Bước 3: Gửi tờ khai qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
- Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử → chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” → tải lên tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc.
Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế
- Nếu hồ sơ hợp lệ: cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận và cấp quyền sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu hồ sơ sai sót hoặc thiếu thông tin: cơ quan thuế trả về yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa qua email hoặc hệ thống điện tử.
Bước 5: Kích hoạt và sử dụng hóa đơn điện tử
- Sau khi được phê duyệt, bạn tiến hành phát hành hóa đơn đầu tiên trên phần mềm đã đăng ký.
- Mọi hóa đơn sau đó sẽ được cơ quan thuế cấp mã tự động (đối với loại hóa đơn có mã).
- Người dùng cần đảm bảo kết nối mạng ổn định và lưu trữ hóa đơn theo quy định 10 năm.
Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký
- Chỉ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép, có tích hợp trực tiếp với hệ thống thuế quốc gia.
- Kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh trong tờ khai, đặc biệt là mã số thuế, địa chỉ và loại hình sử dụng hóa đơn.
- Nếu thay đổi nhà cung cấp phần mềm, phải đăng ký lại với cơ quan thuế để cập nhật hệ thống.
Giải pháp nhanh gọn với Sổ Bán Hàng
Giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng còn tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết để việc xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo thuế trở nên dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chỉ cần thực hiện 5 bước đơn giản trên cổng thông tin thuế. Khi hoàn tất, hộ kinh doanh có thể phát hành hóa đơn hợp lệ, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Có Sổ Bán Hàng, việc đăng ký và quản lý hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng, an toàn và đúng luật hơn bao giờ hết.
