Áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử: Bí quyết tăng uy tín và bán hàng chuyên nghiệp

Ngày nay, khách hàng ngày càng yêu cầu cao về tính chuyên nghiệp trong mỗi giao dịch. Một chiếc hóa đơn xuất nhanh, hợp lệ không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là dấu ấn uy tín cho mỗi chủ kinh doanh nhỏ. Với hệ thống hoá đơn điện tử, chủ kinh doanh có thể vừa quản lý bán hàng hiệu quả, vừa xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu bí quyết áp dụng hệ thống hoá đơn điện tử giúp chủ kinh doanh bán hàng hiệu quả và chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây!

>> Mời bạn xem thêm: TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị

Hệ thống hoá đơn điện tử là gì?

Hệ thống hóa đơn điện tử là giải pháp cho phép lập, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn hoàn toàn qua phương tiện điện tử, thay thế hóa đơn giấy truyền thống.

Không còn phải in ấn, lưu trữ rườm rà, hóa đơn điện tử giúp mọi giao dịch trở nên nhanh chóng, an toàn và hợp pháp, đặc biệt phù hợp cho hộ kinh doanh nhỏ.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!

Vì sao chủ kinh doanh cần áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử?

1. Tăng uy tín trong mắt khách hàng

Việc chủ động xuất hóa đơn điện tử cho khách không chỉ giúp giao dịch minh bạch, mà còn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, đáng tin cậy, đây được xem là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân khách hàng và mở rộng cơ hội hợp tác.

2. Quản lý bán hàng hiệu quả và minh bạch hơn

Tính năng nổi bật của hệ thống hoá đơn điện tử là tự động ghi nhận doanh thu, giúp chủ kinh doanh dễ dàng kiểm soát dòng tiền thu – chi, thống kê bán hàng, từ đó tiết kiệm thời gian kiểm tra sổ sách thủ công.

3. Đáp ứng quy định pháp luật và tránh bị phạt

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và 70/2025/NĐ-CP, từ 06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và giao dịch thường xuyên với khách lẻ phải dùng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền để truyền dữ liệu trực tiếp cho cơ quan Thuế.

Nếu chủ kinh doanh không tuân thủ đúng quy định có thể dẫn đến bị xử phạt từ 10 triệu – 20 triệu đồng và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Bí quyết áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử thành công

1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín và phù hợp

• Ưu tiên đơn vị được Bộ Tài Chính cấp phép: Đây là yếu tố quan trọng nhất để hóa đơn điện tử của bạn được chấp nhận hợp lệ.
• Chọn phần mềm dễ dùng: Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ, thao tác xuất hóa đơn nhanh chóng.
• Xem xét chính sách hỗ trợ: Ưu tiên những nhà cung cấp có tổng đài hỗ trợ 24/7, hướng dẫn chi tiết cho hộ kinh doanh nhỏ, kể cả không rành công nghệ.

*Tip nhỏ: Chủ kinh doanh nên hỏi kỹ về chi phí trọn gói (gồm phí khởi tạo, phí sử dụng, phí lưu trữ hoá đơn) để tránh phát sinh sau này

2. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi đăng ký sử dụng

Một bộ hồ sơ chuẩn sẽ giúp quá trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra nhanh gọn:

• Giấy phép kinh doanh (hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh).
• Mã số thuế đã được cấp.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của chủ hộ hoặc đại diện pháp luật.
• Địa chỉ email chính xác để đăng ký và nhận hóa đơn.

*Lưu ý: Nếu chủ kinh doanh chưa có mã số thuế, hãy nhanh chóng đăng ký tại chi cục thuế địa phương để đủ điều kiện triển khai hoá đơn điện tử.

3. Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống

Nếu cửa hàng của các chủ kinh doanh có nhân viên bán hàng thì đừng bỏ qua bước đào tạo cơ bản:

• Hướng dẫn cách lập hóa đơn chuẩn: Điền đúng thông tin khách hàng, kiểm tra kỹ nội dung hàng hóa/dịch vụ.
• Hướng dẫn gửi hóa đơn đúng cách: Gửi đúng email khách, kiểm tra tình trạng ký số trước khi gửi.
• Xử lý các tình huống cơ bản: Ví dụ: cách hủy hóa đơn sai, cách chỉnh sửa hóa đơn nháp.

*Tip nhỏ: Chủ kinh doanh có thể in bảng hướng dẫn nhanh và dán ngay quầy để nhân viên thao tác dễ dàng.

4. Thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng

Một lỗi nhỏ cũng có thể gây rắc rối lớn về sau, vì vậy hãy xây dựng một quy trình xuất hóa đơn đơn giản nhưng chặt chẽ:

• Ai chịu trách nhiệm lập hóa đơn?
• Ai kiểm tra hóa đơn trước khi gửi khách?
• Quy trình xử lý hóa đơn sai sót ra sao?

*Gợi ý: Đối với cửa hàng nhỏ, chủ kinh doanh nên trực tiếp kiểm tra các hóa đơn lớn hoặc đơn hàng có yêu cầu đặc biệt.

5. Thử nghiệm hệ thống trước khi vận hành chính thức

Trước khi áp dụng cho tất cả đơn hàng một cách trơn tru và mượt mà, chủ kinh doanh nên:

• Lập thử 5–10 hóa đơn điện tử cho các giao dịch giả lập.
• Kiểm tra khả năng gửi – nhận email hóa đơn.
• Kiểm tra kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (nếu phần mềm yêu cầu).

Vì giai đoạn thử nghiệm giúp phát hiện lỗi thao tác sớm và điều chỉnh ngay trước khi hóa đơn “chính thức” được phát hành.

6. Theo dõi và cập nhật quy định mới

Luật về hóa đơn điện tử có thể cập nhật hằng năm, đặc biệt là các mẫu biểu và yêu cầu kỹ thuật, vì vậy các chủ kinh doanh nên:

• Đăng ký nhận tin tức thuế qua email từ nhà cung cấp phần mềm.
• Hoặc chủ động theo dõi website của Tổng cục Thuế.

Việc chủ động cập nhật giúp chủ kinh doanh tránh vi phạm do lỗi “không biết”, đồng thời nắm bắt cơ hội áp dụng các chính sách ưu đãi mới.

>> Mời bạn xem thêm: Hoá đơn tính tiền: 3 hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải

Những sai lầm chủ kinh doanh thường mắc phải khi dùng hệ thống hóa đơn điện tử

1. Không cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng

Nhiều trường hợp ghi thiếu tên khách hàng/ doanh nghiệp, mã số thuế hoặc địa chỉ người mua, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ và khách hàng không thể sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế.

Giải pháp: Cửa hàng hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin khách trước khi lập hóa đơn, hoặc yêu cầu khách xác nhận lại qua email/tin nhắn.

2. Chọn phần mềm không được Tổng cục Thuế chấp nhận

Một số chủ kinh doanh chọn phần mềm rẻ nhưng không đạt chuẩn, khiến hóa đơn phát hành bị cơ quan thuế từ chối.

Giải pháp: Luôn kiểm tra danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận (có thể tra cứu công khai).

3. Gửi hóa đơn sai địa chỉ email khách hàng

Nếu gửi nhầm địa chỉ email, khách hàng có thể không nhận được hóa đơn kịp thời, ảnh hưởng đến quá trình thanh toán và uy tín cửa hàng.

Giải pháp: Xác nhận địa chỉ email chính xác ngay khi khách yêu cầu xuất hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả

Sổ Bán Hàng – Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp cùng máy tính tiền thông minh cho chủ kinh doanh

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 lý do nên sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử hiện nay:

• Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
• Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Hóa đơn điện tử không chỉ giúp các chủ kinh doanh tuân thủ pháp luật, mà còn mở ra cơ hội nâng tầm cửa hàng và xây dựng uy tín bền vững. Hãy chủ động áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử ngay hôm nay để kinh doanh ngày càng chuyên nghiệp hơn. Sổ Bán Hàng chúc chủ kinh doanh thành công, ngày càng phát triển và gặt hái nhiều đơn hàng lớn!

>> Mời bạn xem thêm:

Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả

Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025

Kinh doanh ngành hàng ăn uống phải đóng những loại thuế nào?