8 Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho hộ kinh doanh hiện nay
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế diễn ra mạnh mẽ, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hộ kinh doanh từ tháng 6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Không còn là lựa chọn, phần mềm hóa đơn điện tử đã trở thành giải pháp cần thiết để hộ kinh doanh vận hành minh bạch, hợp pháp và tiết kiệm hơn trong quá trình kinh doanh hàng ngày.
Tuy nhiên, giữa hàng chục nhà cung cấp phần mềm trên thị trường, làm sao để chọn được giải pháp phù hợp nhất với đặc thù nhỏ lẻ, ít nhân sự, ngân sách hạn chế của hộ kinh doanh? Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh giải đáp bằng 8 tiêu chí đơn giản nhưng cực kỳ thực tế.
>> Mời bạn xem thêm: In hóa đơn gọn – chuẩn – tiết kiệm: Bí quyết “vàng” cho hộ kinh doanh
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ cho phép lập, xuất, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định của Tổng cục Thuế. Phần mềm này thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp hộ kinh doanh:
- Xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
- Ký số và gửi trực tiếp cho khách hàng, đồng thời báo cáo với cơ quan thuế.
- Lưu trữ dữ liệu an toàn trong nhiều năm, không lo thất lạc.
>> Mời bạn xem thêm: Các loại máy tính tiền phổ biến: Ưu nhược điểm và cách chọn phù hợp
Vì sao hộ kinh doanh cần chọn đúng phần mềm hóa đơn điện tử?
1. Tuân thủ pháp luật
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn giúp hộ kinh doanh đáp ứng đầy đủ các quy định mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nếu chọn phần mềm không hợp lệ hoặc xuất sai định dạng, chủ hộ có thể bị phạt hành chính, truy thu thuế hoặc bị cảnh báo từ cơ quan quản lý.
2. Tiết kiệm thời gian và chi phí:
Một phần mềm phù hợp giúp giảm đáng kể các khoản đầu tư không cần thiết như máy in hóa đơn, máy tính tiền hay thuê thêm nhân sự kế toán. Quá trình xuất hóa đơn, quản lý và nộp báo cáo thuế được tự động hóa, giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian để tập trung vào việc bán hàng.
3. Nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch:
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Đây cũng là điều kiện cần khi hộ kinh doanh muốn hợp tác với sàn thương mại điện tử, mở rộng chi nhánh, hoặc làm việc với ngân hàng để vay vốn kinh doanh minh bạch và rõ ràng hơn.
4. Hỗ trợ chuyển đổi số một cách dễ dàng
Phần mềm hóa đơn điện tử là một trong những bước đầu tiên giúp hộ kinh doanh tiếp cận và làm quen với chuyển đổi số. Khi đã thành thạo việc quản lý bán hàng và hóa đơn trên phần mềm, việc ứng dụng thêm các công cụ số khác (như quản lý đơn hàng, thu chi, tồn kho) cũng trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.
>> Mời bạn xem thêm: Từ A đến Z: Bộ máy tính tiền quán cafe và phần mềm cần thiết
8 Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho hộ kinh doanh
1. Tuân thủ đúng quy định pháp luật
Phần mềm hóa đơn điện tử cần được Tổng cục Thuế công nhận và cấp phép chính thức. Phải đảm bảo xuất hóa đơn theo định dạng XML chuẩn, có mã cơ quan thuế và khả năng truyền nhận dữ liệu trực tiếp với hệ thống của ngành thuế. Đây là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị xử phạt hành chính.
2. Giao diện đơn giản – dễ sử dụng
Phần mềm nên có giao diện trực quan, tiếng Việt đầy đủ, thao tác dễ hiểu để phù hợp với hộ kinh doanh không rành công nghệ hoặc người lớn tuổi. Ưu tiên các nền tảng có video hướng dẫn, hỗ trợ trực tuyến và có thể thao tác dễ dàng ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
3. Không cần đầu tư thiết bị phức tạp
Phần mềm hóa đơn điện tử lý tưởng là loại có thể hoạt động độc lập, không yêu cầu kết nối máy in hóa đơn, máy tính tiền hay thiết bị chuyên dụng. Hộ kinh doanh chỉ cần có smartphone hoặc máy tính cơ bản là có thể khởi tạo và xuất hóa đơn nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.
4. Tích hợp chữ ký số tiện lợi
Phần mềm cần hỗ trợ ký số trực tiếp, tương thích với nhiều loại chữ ký số phổ biến trên thị trường như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA… Đặc biệt, nên ưu tiên giải pháp có chữ ký số cloud giúp ký hóa đơn nhanh, không cần thiết bị USB token, tiết kiệm thao tác và thời gian.
5. Kết nối với máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng
Một tiêu chí quan trọng là khả năng tích hợp với máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng đang sử dụng. Việc này giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng, doanh thu và hóa đơn tự động, giảm thao tác thủ công, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian cho hộ kinh doanh.
6. Chi phí hợp lý – phù hợp với quy mô nhỏ
Hộ kinh doanh nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử có các gói linh hoạt, trả theo số lượng hóa đơn sử dụng hàng tháng hoặc quý. Tránh chọn phần mềm có phí khởi tạo cao, phí duy trì hệ thống định kỳ hoặc các chi phí ẩn không rõ ràng gây phát sinh không mong muốn.
7. Dịch vụ hỗ trợ tận tình, dễ tiếp cận
Phần mềm cần có tổng đài hỗ trợ bằng tiếng Việt, đội ngũ kỹ thuật phản hồi nhanh khi có sự cố. Nên ưu tiên đơn vị cung cấp có tài liệu hướng dẫn đầy đủ, video minh họa và sẵn sàng hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn từ xa cho hộ kinh doanh mới bắt đầu làm quen với HĐĐT.
8. Bảo mật dữ liệu và lưu trữ hóa đơn an toàn
Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo đúng quy định của pháp luật. Phần mềm cần có cơ chế bảo mật cao như mã hóa SSL, phân quyền người dùng rõ ràng, tự động sao lưu định kỳ và cam kết không để lộ thông tin kinh doanh nhạy cảm của hộ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Tất tần tật về mã vạch tính tiền từ A đến Z cho chủ kinh doanh
Một số phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hiện nay
Hiện nay, thị trường có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử với đa dạng tính năng và mức giá khác nhau. Đối với hộ kinh doanh nhỏ lẻ, lựa chọn đúng phần mềm không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định thuế mà còn tối ưu thời gian, đơn giản hóa quản lý và giảm gánh nặng vận hành hàng ngày. Sau đây là top những phần mềm hóa đơn điện tử được chủ hộ kinh doanh tin dùng nhất hiện nay:
1. Sổ Bán Hàng
Với tính năng Sổ Bán Hàng E-Invoice, chủ kinh doanh các lĩnh vực F&B, tạp hóa, dịch vụ,… có thể dễ dàng tạo – in – gửi hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn tuân thủ các quy định mới nhất từ cơ quan thuế. Chỉ từ 100.000 VNĐ/tháng, chủ kinh doanh đã có thể sở hữu một phần mềm bán hàng hiện đại tích hợp đầy đủ chức năng xuất hóa đơn điện tử, chạy mượt trên thiết bị di động nhỏ gọn, giúp hỗ trợ tối đa trong việc quản lý bán hàng.
Sổ Bán Hàng hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo… nhằm mang đến cho người dùng những tiện ích nổi bật và độ tin cậy cao, sẵn sàng hỗ trợ tối đa trong quá trình chuyển đổi số.
- Kết nối và khởi tạo với hóa đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khóan
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử
2. Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice
Là sản phẩm thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), VNPT Invoice sở hữu lợi thế lớn về uy tín thương hiệu và nền tảng công nghệ hiện đại. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế, đồng thời tích hợp hệ thống bảo mật dữ liệu chặt chẽ, đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối cho người dùng.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (S-Invoice)
S-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử do Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội Viettel phát triển, được biết đến với khả năng xử lý hóa đơn nhanh chóng, ký số linh hoạt và hỗ trợ đa nền tảng. Với giao diện thân thiện, rõ ràng và tốc độ xử lý cao, S-Invoice phù hợp cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần một hệ thống hóa đơn điện tử dễ sử dụng, bảo mật tốt.
>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm hóa đơn nào được phép sử dụng theo Nghị định 123 và 70? Chủ kinh doanh cần biết!
Case Study: Quán Cơm “Cô Ba Sài Gòn” và hành trình chọn phần mềm hóa đơn điện tử
Bối cảnh: Quán Cơm “Cô Ba Sài Gòn” là một hộ kinh doanh nhỏ tại TP.HCM, phục vụ khoảng 200–300 suất ăn mỗi ngày. Kể từ tháng 6/2025, theo quy định mới, quán bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng. Chủ quán là cô Hương – người trung niên, không rành công nghệ, không có kế toán riêng, và muốn tìm một phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, giá hợp lý nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định.
Mục tiêu của chủ quán:
- Không cần đầu tư máy móc, dễ dùng trên điện thoại.
- Đáp ứng đúng quy định mới của cơ quan thuế.
- Phát hành hóa đơn nhanh, lưu trữ an toàn.
- Chi phí thấp, không phát sinh ẩn.
Cách “Cô Ba Sài Gòn” áp dụng 8 tiêu chí để lựa chọn phần mềm:
- Tuân thủ pháp luật Cô Hương chọn phần mềm được Tổng cục Thuế cấp phép, hỗ trợ xuất hóa đơn có mã cơ quan thuế và tự động gửi báo cáo thuế – giúp quán yên tâm khi kiểm tra.
- Dễ sử dụng: Phần mềm có giao diện tiếng Việt thân thiện, có video hướng dẫn từng bước. Cô chỉ cần 1 buổi để làm quen, không cần nhờ con cái hỗ trợ thường xuyên.
- Không cần thiết bị phức tạp: Cô dùng điện thoại Android để vừa tính tiền vừa xuất hóa đơn, không cần máy tính tiền, máy in hay đầu đọc phức tạp.
- Tích hợp chữ ký số cloud: Phần mềm hỗ trợ ký số tự động không cần USB token, giúp thao tác gọn nhẹ và phù hợp với người không rành kỹ thuật.
- Kết nối máy tính tiền/phần mềm bán hàng: Do đã dùng app Sổ Bán Hàng để ghi đơn từ trước, cô dễ dàng kết nối luôn với tính năng xuất HĐĐT, không cần nhập lại thông tin nhiều lần.
- Chi phí hợp lý: Cô chọn gói chỉ hơn 100.000 VNĐ/tháng, phù hợp với ngân sách của quán. Không bị thu thêm phí ẩn như phí khởi tạo, phí duy trì.
- Hỗ trợ tận tình: Tổng đài hỗ trợ của phần mềm luôn sẵn sàng khi cô cần. Có cả zalo và hotline, giúp cô được hướng dẫn chi tiết mỗi khi gặp vướng mắc.
- Bảo mật và lưu trữ an toàn: Hóa đơn được lưu trữ miễn phí 10 năm trên cloud, cô không lo mất dữ liệu hay phải lưu bản giấy như trước.
Kết quả sau 1 tháng sử dụng:
- Cô Hương tiết kiệm hơn 3 tiếng mỗi tuần vì không cần ghi tay.
- Giao dịch với khách hàng trở nên chuyên nghiệp và minh bạch hơn.
- Yên tâm tuyệt đối khi có đoàn kiểm tra thuế ghé thăm.
Bài học rút ra:
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử không cần phức tạp hay tốn kém, chỉ cần đánh giá đúng theo 8 tiêu chí thực tế là hộ kinh doanh nhỏ vẫn có thể chuyển đổi số mượt mà, tiết kiệm và hiệu quả.
Tóm lại, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là một quyết định chiến lược giúp hộ kinh doanh vận hành hiệu quả, tuân thủ đúng quy định và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. Chủ kinh doanh hãy dành thời gian trải nghiệm thử phần mềm, so sánh các tiêu chí nêu trên và đừng ngại đầu tư cho giải pháp phù hợp dài hạn.
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền cầm tay giá rẻ: Top các thiết bị tiết kiệm, tiện lợi
Hóa đơn đầu vào là gì? Thông tin chi tiết cho chủ kinh doanh
Phần mềm máy tính tiền: Giải pháp tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Mẫu hóa đơn điện tử ngành bán lẻ: Đơn giản – chính xác – chuẩn Thuế