7 Sổ kế toán là gì? Hiểu đúng khái niệm, chức năng của mỗi sổ trong quản lý tài chính
Ở thời điểm cơ quan thuế đẩy mạnh kiểm tra hậu kiểm, rất nhiều hộ kinh doanh bị xử phạt hành chính chỉ vì thiếu sổ sách. Thực tế cho thấy, nhiều chủ kinh doanh không hề biết mình cần lập đến 7 loại sổ kế toán bắt buộc, dù đã nộp thuế đầy đủ. Việc này không chỉ khiến chủ kinh doanh bị phạt mà còn mất quyền chứng minh chi phí hợp lý, bị ấn định doanh thu và truy thu thuế nặng nề.
Nếu bạn đang là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh nắm rõ 7 sổ kế toán nào là bắt buộc, chức năng từng sổ ra sao, và đặc biệt là hậu quả nếu không có đủ khi bị kiểm tra thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Cài phần mềm thuế như thế nào? Hướng dẫn cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 5.3.6 mới nhất
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh
Sổ sách kế toán là gì? Chi tiết các loại sổ sách kế toán cho chủ kinh doanh
Hiểu rõ khái niệm 4 sổ kế toán cơ bản: Ghi chép đúng – quản lý chuẩn
Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty
Sổ kế toán là gì?
Sổ kế toán là nơi ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ tài chính – kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh, như: thu – chi tiền, bán hàng, mua hàng, trả lương, nộp thuế, nhập – xuất hàng hóa…
Mỗi sổ kế toán có mục đích và nội dung riêng, giúp người kinh doanh:
- Quản lý dòng tiền, doanh thu, chi phí
- Theo dõi tình hình thuế, tiền lương
- Làm căn cứ kê khai và quyết toán thuế đúng quy định
>> Mời bạn xem thêm: Làm sao truy xuất thuế theo đúng quy định? Cách truy xuất chứng từ và thuế TNCN đã nộp mới nhất 2025
Vì sao cần quan tâm đến 7 sổ kế toán?
Hãy tưởng tượng: một ngày nào đó, cán bộ thuế đến kiểm tra đột xuất. Chủ kinh doanh phải trình báo doanh thu, chi phí, lương nhân viên… nhưng lại không có sổ sách để chứng minh. Kết quả là bị xử phạt vì không ghi chép đầy đủ sổ kế toán, bị truy thu thuế do không chứng minh được chi phí hợp lý, thậm chí bị ấn định lại doanh thu theo hướng bất lợi.
Việc lập và lưu giữ 7 sổ kế toán không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là cách giúp chủ kinh doanh:
- Chủ động quản lý hoạt động kinh doanh,
- Tự bảo vệ mình khi làm việc với cơ quan chức năng.
>> Mời bạn xem thêm: Hệ thống tính tiền bằng mã vạch là gì? Cấu tạo, lợi ích và bảng giá 2025
Ai bắt buộc phải lập 7 sổ kế toán?
Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các đối tượng sau phải lập và lưu giữ đầy đủ 7 sổ kế toán:
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đang áp dụng phương pháp kê khai thuế.
- Bao gồm các ngành nghề: bán lẻ, dịch vụ ăn uống, sản xuất, vận tải, sửa chữa…
Không bắt buộc đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán (theo cách cơ quan thuế ấn định doanh thu hằng năm).
>> Mời bạn xem thêm: Giấy in máy tính tiền: Phân loại, ứng dụng và cách chọn phù hợp
7 Loại sổ sách kế toán mà bắt buộc hộ kinh doanh phải làm
| Loại sổ | Chức năng | Mẫu |
| Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Ghi lại toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh, bao gồm bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sổ này cần ghi theo từng loại hình hoạt động để xác định đúng nghĩa vụ thuế. | Mẫu số S1-HKD |
| Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Theo dõi nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… Đây là sổ quan trọng để quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí sản xuất. | Mẫu số S2-HKD |
| Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Ghi lại đầy đủ các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh như: nguyên vật liệu, nhân công, điện nước, vận chuyển… Mục đích là để tính giá thành và xác định lãi/lỗ thực tế. | Mẫu số S3-HKD |
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN | Ghi chép các khoản thuế phải nộp, đã nộp hoặc còn nợ theo quy định. Sổ này giúp chủ kinh doanh dễ dàng đối chiếu với cơ quan thuế khi cần thiết. | Mẫu số S4-HKD |
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động | Đây là sổ dùng để ghi chép chi tiết toàn bộ thông tin liên quan đến tiền lương và nghĩa vụ trích nộp theo lương của người lao động. | Mẫu số S5-HKD |
| Sổ quỹ tiền mặt | Ghi chép các khoản thu – chi bằng tiền mặt trong ngày và theo dõi tồn quỹ cuối ngày. Giúp chủ kinh doanh quản lý dòng tiền tại chỗ minh bạch và chính xác. | Mẫu số S6-HKD |
| Sổ tiền gửi ngân hàng | Theo dõi các khoản thu – chi phát sinh qua tài khoản ngân hàng. Giúp kiểm soát dòng tiền chuyển khoản và phục vụ cho việc đối chiếu với sao kê ngân hàng. | Mẫu số S7-HKD |
Trường hợp có nhiều địa điểm kinh doanh
Nếu hộ/cá nhân kinh doanh có từ hai địa điểm trở lên, bắt buộc phải mở sổ riêng cho từng địa điểm để theo dõi chính xác tình hình kinh doanh. Việc này giúp phân tích số liệu đầy đủ, phục vụ kê khai thuế và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn khách sạn: Cập nhật nhanh mẫu & quy định mới nhất
Cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh: Hướng dẫn chi tiết từ A–Z
Theo quy định tại Điều 24, 25 và 26 của Luật Kế toán năm 2015, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện đầy đủ việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Tuân thủ đúng quy trình này không chỉ giúp quản lý tài chính hợp pháp, mà còn là cơ sở quan trọng để giải trình với cơ quan thuế khi bị thanh – kiểm tra.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách làm sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh:
1. Mở và ghi sổ kế toán
- Thời điểm mở sổ: Hộ kinh doanh phải bắt đầu mở sổ từ khi có giao dịch tài chính đầu tiên (bán hàng, thu tiền, chi phí…).
- Căn cứ mở sổ:
- Phụ thuộc vào loại hình kinh doanh (bán hàng, dịch vụ, sản xuất…)
- Dựa trên quy mô hoạt động
- Và phương pháp kế toán đang áp dụng (chủ yếu là ghi đơn giản theo Thông tư 88)
- Cách ghi sổ:
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải được ghi chép kịp thời, chính xác và trung thực
- Ghi theo nguyên tắc: liên tục – nhất quán – không được bỏ sót
- Sử dụng bút mực, không tẩy xóa, nếu ghi sai phải gạch bỏ và ký xác nhận
Lưu ý: Có thể ghi tay, làm bằng Excel hoặc dùng phần mềm kế toán đơn giản. Tuy nhiên, nếu dùng file điện tử thì nên in lưu bản giấy để xuất trình khi bị kiểm tra.
2. Khóa sổ kế toán
Thời điểm khóa sổ:
- Thường vào cuối kỳ kế toán: tháng, quý hoặc năm
- Sau khi khóa sổ, số liệu sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính, xác định doanh thu – chi phí – lãi lỗ
Yêu cầu khi khóa sổ:
- Tất cả số liệu phải được tổng hợp, cộng dồn chính xác
- Sau khi khóa sổ, không được thay đổi số liệu, trừ khi có điều chỉnh theo quy định pháp luật và có chứng từ hợp lệ
3. Lưu trữ sổ kế toán
- Thời gian lưu trữ:
- Tối thiểu 5 năm: Áp dụng cho các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, bao gồm cả các chứng từ kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho)
- Tối thiểu 10 năm: Áp dụng đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
- Hình thức lưu trữ:
- Có thể lưu bản giấy hoặc bản điện tử
- Dữ liệu phải an toàn, đầy đủ, dễ tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng
Mẹo: Nên scan các sổ tay và lưu bản sao online (Google Drive, Dropbox…) để phòng mất mát hoặc cháy nổ.
>> Mời bạn xem thêm: 8 Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho hộ kinh doanh hiện nay
Sổ Bán Hàng: Từ bán hàng đến xuất hóa đơn điện tử – Nhanh gọn chỉ trong 1 chạm!
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm:
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Việc ghi chép đầy đủ 7 sổ kế toán không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là cách bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bạn khi làm việc với cơ quan thuế. Đừng để đến khi kiểm tra mới gấp rút chuẩn bị! Hãy bắt đầu ngay hôm nay: sử dụng mẫu sổ đúng chuẩn hoặc phần mềm kế toán đơn giản.
>> Mời bạn xem thêm:
Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ đúng quy định theo 2 cách đơn giản
Giá máy tính tiền quán cafe mới nhất 2025 – So sánh 5 dòng hot hit hiện nay