7 Bước tra cứu hóa đơn mua vào cho chủ kinh doanh quản lý và vận hành dễ dàng
Hóa đơn mua vào là một trong những chứng từ quan trọng nhất đối với bất kỳ chủ kinh doanh nào, không chỉ giúp ghi nhận chi phí hợp lệ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế và minh bạch tài chính. Tuy nhiên, không ít chủ kinh doanh vẫn còn loay hoay trong việc tra cứu hóa đơn mua vào đúng cách và dẫn đến sai sót sổ sách, tắc kê khai thuế, thậm chí rủi ro pháp lý.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chủ kinh doanh 8 bước đơn giản để tra cứu hóa đơn mua vào chuẩn chỉnh, giúp quản lý chi phí hiệu quả, tránh rủi ro thuế và vận hành kinh doanh mượt mà.
>> Mời bạn xem thêm:
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Tử vi tháng 8 năm 2025: Sửu cẩn trọng, Dần thăng hoa, Thân may mắn
Cách kiếm tiền trên TikTok: 7 hình thức phổ biến và hiệu quả nhất 2025
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70 cho hộ kinh doanh
Cách kiếm tiền trên TikTok: 7 hình thức phổ biến và hiệu quả nhất 2025
Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn mà chủ kinh doanh nhận được từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sử dụng dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Đây không chỉ là một tờ giấy hay file PDF, mà là căn cứ pháp lý quan trọng để:
- Ghi nhận chi phí hợp lệ trong sổ sách kế toán
- Khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào nếu đủ điều kiện
- Chứng minh tính minh bạch và hợp pháp của các khoản chi khi bị kiểm tra thuế
Ví dụ: khi chủ kinh doanh thanh toán phí phần mềm quản lý bán hàng, phí vận chuyển, phí quảng cáo Facebook,… và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, đó chính là hóa đơn đầu vào. Hóa đơn đó sẽ được dùng để:
- Ghi nhận chi phí dịch vụ hợp lệ
- Kê khai thuế GTGT và TNCN/ TNDN đúng luật
- Làm căn cứ giảm lợi nhuận chịu thuế, từ đó giảm số thuế phải nộp
Nắm rõ và kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào sẽ giúp chủ kinh doanh vận hành kinh doanh minh bạch, tối ưu thuế và tránh rủi ro về sau.
>> Mời bạn xem thêm: Số hóa đơn là gì? Quy định về mẫu số và ký hiệu HĐĐT mới nhất cho hộ kinh doanh
Nội dung cần có trên hoá đơn đầu vào
Để được xem là hợp lệ và hợp pháp, một hoá đơn đầu vào cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
1. Thông tin chung
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Ghi đúng theo giấy đăng ký kinh doanh. Địa chỉ phải rõ ràng, cụ thể. Mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Tương tự, thông tin cần đầy đủ và chính xác như với bên bán.
- Ngày lập hóa đơn: Ghi đúng theo định dạng ngày/tháng/năm (dd/mm/yyyy).
- Ký hiệu và số hóa đơn: Ký hiệu do cơ quan thuế cấp, số hóa đơn do doanh nghiệp tự quản lý và phát hành theo quy định.
- Mẫu hóa đơn: Thể hiện rõ loại hóa đơn (điện tử hoặc giấy), theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
2. Thông tin hàng hóa, dịch vụ
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi cụ thể, rõ ràng, không viết tắt gây hiểu nhầm.
- Đơn vị tính – Số lượng – Đơn giá: Phải phản ánh đúng số lượng thực tế giao dịch và đơn giá chưa bao gồm thuế.
- Thành tiền: Là tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ sau khi cộng thuế GTGT (nếu có).
3. Thông tin thanh toán
- Hình thức thanh toán: Chủ kinh doanh cần ghi rõ: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ngân hàng, séc,…
- Số tiền thanh toán: Phải khớp với giá trị tổng cộng của hóa đơn.
4. Thông tin khác (nếu có)
- Ghi chú: Thêm thông tin liên quan đến giao dịch nếu cần (chương trình khuyến mãi, điều kiện đặc biệt,…).
- Chữ ký và dấu mộc (nếu có): Hóa đơn cần có chữ ký người bán và/hoặc đại diện pháp lý theo quy định.
- Mã cơ quan thuế (với hóa đơn điện tử): Là mã xác thực do cơ quan thuế cấp để đảm bảo tính hợp pháp.
Lưu ý quan trọng:
- Nội dung hóa đơn phải chính xác, rõ ràng và đầy đủ, thể hiện đúng bản chất giao dịch.
- Hóa đơn cần được lập đúng thời điểm, theo mẫu quy định hiện hành.
- Doanh nghiệp phải lưu trữ và bảo quản hóa đơn theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
>> Mời bạn xem thêm: 3 Bước nhận hóa đơn điện tử online trên Shopee – Chủ kinh doanh cần biết ngay!
Các chứng từ cần lưu kèm theo hóa đơn mua vào
Việc lưu giữ hóa đơn đầu vào là bước đầu tiên để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, chỉ có hóa đơn thôi là chưa đủ. Chủ kinh doanh cần lưu thêm các chứng từ liên quan để chứng minh giao dịch là có thật, phát sinh từ nhu cầu thực tế, đã được thực hiện đầy đủ, và phù hợp với quy định pháp luật. Đây là yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh bị cơ quan thuế kiểm tra.
Dưới đây là các loại chứng từ quan trọng cần lưu kèm theo hóa đơn đầu vào:
1. Chứng từ liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ
- Hợp đồng mua bán: Là văn bản thỏa thuận giữa chủ kinh doanh và bên cung cấp, thể hiện rõ nội dung giao dịch như tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao nhận.
- Đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng: Thể hiện nhu cầu mua sắm có thật, thường do bộ phận sử dụng hoặc phụ trách mua hàng lập và phê duyệt.
- Biên bản giao nhận: Là chứng từ xác nhận việc đã nhận đủ hàng hóa hoặc hoàn tất dịch vụ theo đúng thỏa thuận. Biên bản nên ghi rõ số lượng, chất lượng và thời điểm bàn giao.
- Phiếu thu, biên lai thu tiền, uỷ nhiệm chi hoặc sao kê chuyển khoản: Là bằng chứng cho thấy chủ kinh doanh đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán cho bên bán.
2. Chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa
- Hợp đồng vận chuyển: Nếu phát sinh dịch vụ vận chuyển, cần lưu lại hợp đồng thể hiện rõ tên hàng, tuyến đường vận chuyển, phương tiện, thời gian giao nhận và mức cước phí.
- Phiếu giao hàng hoặc phiếu vận chuyển: Là chứng từ xác nhận việc giao hàng từ người gửi đến người nhận, thể hiện rõ thông tin hàng hóa và người liên quan.
- Hóa đơn vận chuyển: Là chứng từ tài chính thể hiện chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thanh toán cho đơn vị vận tải.
3. Chứng từ về bảo hiểm hàng hóa (nếu có)
- Hợp đồng bảo hiểm: Nếu hàng hóa được mua kèm bảo hiểm, cần lưu hợp đồng ghi rõ phạm vi bảo hiểm, mức phí, thời hạn và điều khoản bồi thường.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm: Là văn bản xác nhận hàng hóa đã được bảo hiểm hợp lệ trong suốt quá trình lưu kho hoặc vận chuyển.
4. Các giấy tờ bổ sung cần thiết
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lượng (C/Q): Đặc biệt cần thiết trong trường hợp nhập khẩu hoặc kinh doanh các mặt hàng yêu cầu minh bạch về nguồn gốc, chất lượng.
- Biên bản thanh lý hợp đồng: Sử dụng khi hợp đồng được kết thúc trước thời hạn hoặc có điều chỉnh so với nội dung ban đầu. Biên bản này giúp làm rõ các nội dung đã hoàn thành và cam kết giữa hai bên.
>> Mời bạn xem thêm: 100+ STT tương tác: Bí quyết tăng like, comment và đơn hàng hiệu quả
7 Bước tra cứu hóa đơn mua vào dễ dàng và dễ hiểu cho chủ kinh doanh
Để kiểm tra danh sách hóa đơn mua vào (đầu vào), hộ kinh doanh có thể thực hiện tra cứu trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống
Chủ kinh doanh truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
Đăng nhập bằng mã số thuế của hộ kinh doanh (tên đăng nhập) và mật khẩu do cơ quan thuế cung cấp.
Bước 3: Chọn chức năng tra cứu
- Vào mục “Tra cứu”
- Chọn tiếp “Tra cứu hóa đơn”
Bước 4: Lựa chọn loại hóa đơn cần xem
- Để xem hóa đơn mua vào: chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”
Bước 5: Nhập thông tin hóa đơn mua vào
- MST người mua
- Nhập khoảng thời gian tại ô “Ngày lập hóa đơn”
Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tra cứu trong 31 ngày/lần, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải chia nhỏ thời gian và tra cứu nhiều lần.
Bước 6: Chọn loại kết quả muốn xem
Tại mục “Kết quả kiểm tra”, cần chọn lần lượt cả 2 mục:
- “Đã cấp mã hóa đơn” (hóa đơn có mã)
- “Tổng cục Thuế đã nhận – không mã” (hóa đơn không có mã) → Sau đó nhấn “Tìm kiếm”
Bước 7: Kiểm tra kết quả
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn mua vào trong khoảng thời gian chủ kinh doanh đã chọn, bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm tải video: Top 10 công cụ download video miễn phí tốt nhất
Mẹo quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả dành cho chủ kinh doanh
Quản lý hóa đơn đầu vào không chỉ dừng lại ở việc tra cứu đúng và lưu trữ đầy đủ, mà còn đòi hỏi một quy trình khoa học và nhất quán để tránh sai sót, thất thoát và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Dưới đây là một số nguyên tắc và phương pháp giúp chủ kinh doanh tối ưu việc quản lý hóa đơn đầu vào:
1. Thiết lập lịch tra cứu định kỳ
Chủ kinh doanh nên kiểm tra hóa đơn đầu vào theo tuần hoặc tháng để kịp thời phát hiện sai sót, hóa đơn sai thông tin hoặc chưa được phát hành.
2. Sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn
Ưu tiên phần mềm kế toán hoặc lưu trữ điện tử để dễ quản lý, tra cứu và tránh mất dữ liệu. Việc số hóa giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
3. Phối hợp giữa mua hàng – kế toán – thuế
Các bộ phận cần đồng bộ thông tin để kiểm tra, xác nhận và ghi nhận hóa đơn đầy đủ. Sự phối hợp này giúp tránh sai lệch và đảm bảo tính hợp lệ.
4. Đối chiếu với sổ quỹ hoặc tài khoản ngân hàng
Hóa đơn cần được kiểm tra với chứng từ thanh toán thực tế để xác minh chi phí đã phát sinh và được ghi nhận đúng trong sổ sách.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay
Từ đơn hàng đến hóa đơn điện tử – Nhanh chóng, chuẩn xác với Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:
🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT
*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.
Tra cứu và quản lý hóa đơn mua vào là bước không thể thiếu để đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ, hỗ trợ kê khai thuế chính xác và minh bạch hoạt động tài chính. Khi thực hiện đúng quy trình, chủ kinh doanh sẽ kiểm soát tốt dòng tiền, hạn chế rủi ro về thuế và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
>> Mời bạn xem thêm:
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh
Nguồn hàng sỉ mỹ phẩm: Bí quyết tìm đúng nơi nhập hàng chất lượng, giá tốt