5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”

Khách hàng huỷ đơn vì không xuất được hoá đơn GTGT, Cơ quan Thuế kiểm tra thì loay tìm file không thấy, chắc hẳn nhiều chủ kinh doanh đã gặp tình huống như thế này? Vì nghĩ rằng hoá đơn GTGT chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, nên không chú tâm đến hoặc thực hiện một cách sơ sài. Đây chính là lí do khiến các chủ kinh doanh đối mặt với nguy cơ bị phạt, mất khách hoặc rắc rối giấy tờ.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ chỉ điểm 5 sai lầm mà các chủ kinh doanh đang mắc phải khi xuất hoá đơn GTGT và cách khắc phục đơn giản để bán hàng chuyên nghiệp và uy tín hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!

Hoá đơn GTGT là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một loại chứng từ quan trọng được lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, dùng để ghi nhận giao dịch có thuế GTGT theo đúng quy định của pháp luật.

Nếu kinh doanh theo hình thức có đăng ký mã số thuế và kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, thì việc xuất hóa đơn GTGT là bắt buộc.

Hoá đơn GTGT có vai trò gì?

• Đối với chủ kinh doanh: Đây là bằng chứng hợp lệ để hạch toán doanh thu, chi phí và khai thuế rõ ràng, giúp kinh doanh minh bạch, thuận tiện khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi cần vay vốn, mở rộng.
• Đối với khách hàng: Họ (đặc biệt là doanh nghiệp) cần hóa đơn GTGT để hạch toán chi phí hợp lệ và được khấu trừ thuế đầu vào. Nếu chủ kinh doanh không có hóa đơn, khách hàng có thể từ chối giao dịch dù chất lượng/dịch vụ rất tốt.

Lưu ý: Từ năm 2025, việc xuất hóa đơn điện tử gần như bắt buộc cho phần lớn hộ kinh doanh, nên hiểu rõ khái niệm này không còn là chuyện “của kế toán doanh nghiệp”, mà là chuyện cần thiết của chủ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Hộ, cá thể kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử không? – Cập nhật quy định 2025

Vì sao hộ kinh doanh cần xuất đúng hóa đơn GTGT?

Chủ kinh doanh có thể nghĩ: “Mình chỉ bán lẻ nhỏ thôi, khách toàn lẻ, có cần hóa đơn đâu?” Nhưng thực tế, việc xuất hóa đơn đúng – đủ – hợp lệ mang lại nhiều lợi ích hơn bạn tưởng:

1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt

Nếu bị phát hiện xuất sai, xuất thiếu hoặc không lưu trữ hóa đơn đúng cách, chủ kinh doanh có thể bị phạt hành chính từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, chưa kể bị truy thu thuế.

2. Giữ chân khách hàng lớn, khách hàng tổ chức

Ngày nay, nhiều công ty, văn phòng đặt mua hàng (đồ ăn, đồ dùng, dịch vụ…) từ hộ kinh doanh cá nhân. Nếu không có khả năng xuất hóa đơn GTGT đúng chuẩn, cửa hàng sẽ mất đi một lượng lớn khách hàng có ngân sách cao.

3. Tăng tính chuyên nghiệp & độ tin cậy

Khách hàng cá nhân ngày nay cũng rất tỉnh táo bởi họ muốn kiểm tra lại đơn hàng, thể hiện giá cả rõ ràng, hoặc cần hóa đơn để bảo hành, đổi trả. Vì vậy, có hóa đơn → dễ được tin tưởng hơn → dễ chốt đơn hơn.

4. Thuận tiện trong quản lý và mở rộng sau này

Khi chủ kinh doanh có đầy đủ hóa đơn, sổ sách minh bạch, đồng nghĩa với việc dễ chứng minh thu nhập khi cần vay vốn, đăng ký thương hiệu, nâng cấp lên doanh nghiệp hoặc tham gia sàn TMĐT.

>> Mời bạn xem thêm: Bật mí 3 cách sử dụng hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh

5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT và cách khắc phục hiệu quả

1. Quên hoặc chậm xuất hoá đơn sau khi bán hàng

Nhiều chủ kinh doanh vẫn giữ thói quen ghi đơn tay hoặc chốt đơn miệng, rồi cuối ngày hoặc cuối tuần mới ngồi xuất hóa đơn một lượt. Cách làm này rất dễ dẫn đến việc nhớ nhầm thời điểm giao dịch, xuất sai ngày, hoặc bỏ sót đơn không xuất.

Hậu quả là hóa đơn bị xem là không hợp lệ về thời gian, thậm chí không được chấp nhận để khấu trừ thuế. Với khách hàng, đặc biệt là công ty hay đối tác lớn, việc xuất trễ hóa đơn khiến họ không thể quyết toán kịp, dẫn đến khó chịu hoặc hủy giao dịch.

Cách khắc phục:

• Dùng phần mềm tích hợp xuất hóa đơn ngay khi thanh toán.
• Tạo thói quen “bán xong là xuất luôn”.

2. Ghi sai thông tin khách hàng (MST, tên, địa chỉ)

Thông tin người mua trên hóa đơn, đặc biệt là mã số thuế (MST) cần phải chính xác tuyệt đối. Chỉ cần sai một chữ, thiếu dấu chấm, viết tắt sai tên doanh nghiệp, hoặc ghi nhầm mã số thuế, hóa đơn sẽ bị từ chối sử dụng.

Nhiều chủ kinh doanh bán hàng cho khách doanh nghiệp nhưng không kiểm tra kỹ và nhập thông tin thủ công dẫn đến lỗi không đáng có. Trong khi đó, phía khách lại cần hóa đơn hợp lệ để làm thủ tục kế toán, nên nếu sai, họ không thể sử dụng, buộc bạn phải làm lại hoặc mất luôn khách hàng.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kỹ và cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên.
• Lưu sẵn danh sách khách hàng trong phần mềm.
• Gửi bản nháp để khách xác nhận trước khi ký phát hành.

3. Ghi hoá đơn kiểu “chung chung”

Một lỗi khá phổ biến ở hộ kinh doanh nhỏ là ghi hóa đơn thiếu chi tiết, ví dụ như “bán hàng hóa A”, “thu tiền dịch vụ”, “phụ kiện điện thoại”… Các cụm này quá chung chung, không nêu rõ cụ thể tên hàng hóa, số lượng, đơn giá hay đơn vị tính.

Việc này không chỉ khiến khách hàng khó kiểm tra lại nội dung mà còn khiến Cơ quan Thuế đánh giá là không minh bạch. Nếu bị kiểm tra, chủ kinh doanh sẽ phải giải trình lại toàn bộ giao dịch, khiến mất thời gian, rối giấy tờ và ảnh hưởng uy tín kinh doanh.

Cách khắc phục:

• Ghi cụ thể từng sản phẩm: tên, đơn vị, số lượng.
• Cài danh mục sản phẩm vào phần mềm để chọn nhanh.

4. Sửa hoá đơn sai cách (gạch xoá, in lại)

Khi phát hiện sai sót sau khi viết hóa đơn, như ghi sai giá, nhầm sản phẩm hay sai thông tin người mua. Một số chủ kinh doanh có thói quen sửa trực tiếp bằng cách gạch chéo, viết đè, hoặc in lại một bản mới và xóa bản cũ. Đây là hành vi sai hoàn toàn theo quy định.

Hóa đơn sau khi phát hành (dù chưa gửi hay đã gửi) là chứng từ pháp lý. Mọi thay đổi phải được thực hiện thông qua quy trình điều chỉnh hoặc biên bản thu hồ, nếu không, hóa đơn đó bị xem là không hợp lệ và chủ kinh doanh có thể bị phạt nếu bị kiểm tra.

Cách khắc phục:

• Nếu chưa gửi: huỷ và lập lại.
• Nếu đã gửi: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản thu hồi đúng quy định.

5. Không lưu trữ hoá đơn hoặc làm thất lạc

Rất nhiều hộ kinh doanh lưu hóa đơn một cách rời rạc, file PDF để trên nhiều thiết bị, không phân loại theo tháng/quý, thậm chí không nhớ mình đã gửi cho khách hay chưa. Cũng có trường hợp xuất hóa đơn nhưng không có bản sao lưu nào, đến khi khách cần hoặc cơ quan thuế kiểm tra thì “lật tung cả máy” vẫn không tìm ra.

Việc lưu trữ không đúng cách không chỉ gây mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh và khả năng chứng minh giao dịch hợp lệ về sau.

Cách khắc phục:

• Dùng phần mềm có lưu trữ tự động.
• Tạo hệ thống thư mục theo tháng/quý, sao lưu định kỳ.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

“Bánh ngon nhưng vẫn mất khách vì hoá đơn!” – Bài học đắt giá của chủ tiệm bánh online

Chị Mai mở tiệm bánh handmade bán online qua Facebook và Zalo. Khách hàng chủ yếu là cá nhân, nhưng cũng có nhiều văn phòng, công ty đặt số lượng lớn cho sự kiện, sinh nhật. Từ khi được khách yêu cầu xuất hoá đơn GTGT, chị bắt đầu gặp nhiều rắc rối vì chưa quen quy trình.

Vấn đề 1: Quên xuất hóa đơn GTGT ngay sau khi giao hàng

Chị Mai thường gói bánh, giao xong mới nhớ đến việc xuất hóa đơn. Có lần, khách công ty yêu cầu hoá đơn GTGT để quyết toán nội bộ, chị lại không nhớ chính xác ngày giao, gây sai lệch thời gian xuất hóa đơn.

➤ Hậu quả: Khách từ chối nhận hóa đơn và đề nghị lần sau không đặt nữa vì “làm ăn thiếu chuyên nghiệp”.

Vấn đề 2: Ghi sai mã số thuế và tên công ty khách hàng

Do nhập tay từ tin nhắn Zalo, chị Mai viết sai một chữ trong tên công ty và thiếu 1 số ở mã số thuế.

➤ Hậu quả: Phía khách hàng không thể dùng hóa đơn để khấu trừ thuế, bắt chị xuất lại – nhưng thời gian đã quá hạn nên chị không biết cách xử lý.

Vấn đề 3: Không lưu trữ hóa đơn đúng cách

Toàn bộ hóa đơn chị xuất được chị lưu trong một folder “tạp nham” trên Google Drive, không theo thứ tự. Khi khách hỏi lại hóa đơn cũ cách đó 2 tháng, chị mất cả buổi sáng để tìm vẫn không thấy.

➤ Hậu quả: Khách nghi ngờ tính chuyên nghiệp, phản hồi không tốt trên Fanpage dù bánh ngon.

Giải pháp chị Mai áp dụng:

• Cài đặt phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử, giúp chị:
  • Lưu thông tin khách hàng, mã số thuế đúng ngay từ lần đầu.
  • Tự động xuất hóa đơn sau khi chốt đơn và gửi file PDF qua Zalo/email.
  • Lưu trữ hóa đơn có phân loại theo ngày, tên khách hàng, mã đơn hàng để dễ tìm kiếm.
• Học cách lập hóa đơn điều chỉnh để xử lý những lỗi đã phát hành mà cần sửa đổi.

Kết quả sau 2 tháng áp dụng:

• Không còn tình trạng quên hoặc xuất sai hóa đơn.
• Khách hàng công ty tăng gấp đôi vì dịch vụ “có hóa đơn rõ ràng và chuyên nghiệp”.
• Giảm hoàn toàn phản hồi tiêu cực liên quan đến hóa đơn và mọi thứ trở nên gọn gàng, dễ kiểm soát.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy định mới từ 1/6/2025 bạn cần biết

Bán hàng chuyên nghiệp – Xuất hoá đơn chuẩn quy định cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử

• Đăng ký nhanh, in hóa đơn dễ dàng: Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể tạo và in hóa đơn mà không cần phải lo lắng về giấy tờ phức tạp.
• Giảm thiểu sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giúp hạn chế lỗi nhập liệu và tính toán sai.
• Tra cứu dễ dàng: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên phần mềm, giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng mà không lo bị thất lạc.
• Bảo mật tối đa: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối.
• Linh hoạt định dạng: Bạn có thể xuất hóa đơn theo đúng yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan Thuế một cách dễ dàng.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo, tất cả đều được gói gọn trong một ứng dụng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

>> Mời bạn xem thêm:

3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định

Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!

Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ

Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi