4 bước đơn giản khi kê khai thuế cho hộ kinh doanh
Đối với nhiều chủ hộ kinh doanh, kê khai thuế HKD thường bị xem là công việc phức tạp, dễ sai và tốn nhiều thời gian nếu phải tổng hợp số liệu thủ công. Trong khi đó, cơ quan thuế hiện nay quản lý dữ liệu hoàn toàn trên nền tảng số, đối soát trực tiếp doanh thu từ hóa đơn điện tử. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình kê khai đúng – đủ – đúng hạn là yếu tố bắt buộc để tránh bị xử phạt.
Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn 4 bước kê khai thuế HKD đơn giản, dễ thực hiện, giúp chủ hộ hoàn thành nghĩa vụ thuế nhanh chóng và chính xác.
>> Mời bạn xem thêm:
Tờ khai thuế là gì? Chức năng tờ khai thuế khi HKD tiến hành kê khai?
Có đơn có doanh thu – Còn được hoàn tiền xài liền đến 500.000đ cùng Sổ Bán Hàng & HLB
Sau Tết 2026 nên kinh doanh gì đắt khách, thu về lợi nhuận cao?
4 lưu ý mở hàng năm mới Bính Ngọ 2026 để cả năm đắt khách, nhiều đơn
Bước 1: Xuất báo cáo doanh thu từ App Sổ Bán Hàng
- Đăng ký tài khoản Hộ kinh doanh tại Sổ Bán Hàng (nếu chưa đăng ký) và cấu hình thông tin Hộ kinh doanh như tên cửa hàng, MST, Ngành nghề kinh doanh.
- Cấu hình Thuế (Chỉ cần cấu hình 1 lần đầu): Truy cập mục “Cài đặt” -> “Cấu hình Thuế”. Tại đây chủ kinh doanh chỉ cần chọn mức cấu hình thuế (Sổ bán hàng đã thiết lập sẵn biểu thuế theo thông tư mới nhất).
- Truy cập vào mục “Hóa đơn điện tử – Thuế”, chọn “Tờ khai Thuế” để tiến hành quản lý Tờ khai. Tại đây, chủ hộ có thể dễ dàng quản lý danh sách các Tờ khai đã kê khai ở tất cả các Kỳ kê khai và trạng thái Tờ khai. Bấm nút “Khởi tạo Tờ khai” để bắt đầu tạo Tờ khai Thuế.
- Điền đầy đủ Thông tin người nộp thuế, đại lý thuế khai hộ (nếu có), các thông tin thuộc về hạng mục Kê khai Thuế GTGT – TNCN sẽ được hệ thống tự động cập nhật dữ liệu dựa trên các hóa đơn điện tử. Bạn có thể chủ động để nhập các thông tin cần chỉnh sửa trong tờ khai.
- Bấm nút Lưu tờ khai và tiến hành xuất Tờ khai với các định dạng mà hệ thống hỗ trợ (XML, Excel, PDF).
Kết quả nhận được:
Chủ hộ sẽ nhận được một file Tờ khai thuế (theo mẫu 01/CNKD quy định bởi TT40/2021) với đầy đủ các chỉ tiêu doanh thu và số thuế Giá trị gia tăng – Thu nhập cá nhân – Tiêu thụ đặc biệt – Tài nguyên/Bảo vệ môi trường phải nộp đã được Sổ Bán Hàng tính toán chính xác dựa trên hóa đơn thực tế.
Bước 2: Chuẩn bị và đối chiếu chứng từ đầu vào
Dù bước 1 đã giải quyết xong phần “Đầu ra” (Doanh thu), nhưng theo quy định, HKD vẫn phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ mua vào để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
Thao tác thực hiện:
- Tập hợp toàn bộ hóa đơn điện tử đầu vào (mua hàng hóa, nguyên vật liệu, chi phí điện, nước, internet…).
- Đối chiếu: So sánh số lượng hàng nhập vào với số liệu trên Tờ khai thuế vừa xuất ở Bước 1.
- Mục đích: Đảm bảo sự cân đối hợp lý của kho hàng. Tránh trường hợp bán ra quá nhiều nhưng không có chứng từ nhập vào (dễ bị quy là hàng lậu/không rõ nguồn gốc) hoặc nhập nhiều nhưng không xuất hóa đơn (dấu hiệu giấu doanh thu).
Bước 3: Lập tờ khai 01/CNKD trên trang Thuế điện tử
- Truy cập website: thuedientu.gdt.gov.vn -> Chọn phân hệ Cá nhân.
- Đăng nhập bằng Mã số thuế và Mật khẩu (hoặc VNeID).
- Chọn mục “Kê khai thuế” -> Chọn tờ khai mẫu 01/CNKD (Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh).
- Nhập liệu:
- Cách 1 (Nếu Sổ Bán Hàng xuất file XML): Bạn chọn chức năng “Nộp tờ khai XML” và tải file vừa xuất từ ứng dụng lên. Hệ thống tự động điền toàn bộ.
- Cách 2 (Nhập tay): Mở file Tờ khai Sổ Bán Hàng đã xuất, nhìn vào các chỉ tiêu và điền chính xác con số đó vào trang Thuế điện tử.
- Kiểm tra: Hệ thống thuế sẽ tự động tính ra số tiền (khớp với số tiền App Sổ Bán Hàng đã dự tính).
Bước 4: Ký nộp tờ khai và Nộp tiền thuế
Bước cuối cùng để hoàn tất nghĩa vụ với nhà nước.
Thao tác thực hiện:
- Ký nộp: Kiểm tra lại số liệu lần cuối, cắm USB Token hoặc bật Chữ ký số từ xa để ký và gửi tờ khai.
- Nộp tiền thuế: Sau khi nộp tờ khai thành công, bạn có thể nộp tiền thuế ngay trên trang Thuế điện tử (chức năng Nộp thuế) hoặc qua ứng dụng E-tax Mobile theo Mã định danh khoản phải nộp (ID).
Thời hạn cần nhớ:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
>>Mời bạn xem thêm:
Top 6 nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường
3 sai lầm thường gặp khi kê khai thuế cần tránh
Dù quy trình đã được Sổ Bán Hàng hỗ trợ tối đa, chủ hộ vẫn cần lưu ý để tránh các lỗi sau:
- Lệch doanh thu: Tổng doanh thu kê khai trên trang Thuế THẤP HƠN doanh thu trên Tờ khai mà Sổ Bán Hàng đã xuất. Đây là lỗi phổ biến nhất dẫn đến việc bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Hãy tin tưởng số liệu từ App vì đó là số liệu thực tế bạn đã xuất hóa đơn.
- Quên nộp tờ khai “trắng”: Trong kỳ nếu không phát sinh doanh thu (tạm nghỉ kinh doanh), bạn vẫn phải làm tờ khai ghi số liệu bằng 0 và nộp đúng hạn.
- Cấu hình sai ngành nghề: Ngay từ Bước 1, nếu bạn chọn sai ngành nghề (Ví dụ: Bán quán ăn nhưng chọn là Thương mại), Sổ Bán Hàng sẽ tính ra mức thuế suất khác với quy định thực tế của bạn. Hãy đảm bảo cấu hình đúng ngành nghề trên App ngay từ đầu.
Thực hiện đúng quy trình kê khai thuế HKD không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp hay sai lệch doanh thu. Khi sử dụng dữ liệu báo cáo tự động từ Sổ Bán Hàng để lập tờ khai, chủ hộ có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và chủ động kiểm soát nghĩa vụ thuế trong từng kỳ kê khai, từ đó yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.
>>Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn VAT là gì? Ai cần xuất hóa đơn VAT?
Hóa đơn VAT khác gì hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
